文秘應聘的技巧

時間：2021-04-04 11:11:10 文秘資料我要投稿

文秘應聘的技巧

　　所謂問文秘，是指經(jīng)過一定時間學習，對公關(guān)和秘書相關(guān)工作了解比較透徹，主要負責協(xié)助企業(yè)進行宣傳的一個崗位。該崗位因為工作范圍比較廣，要求求職者具有比較高的綜合素質(zhì)，所以面試難度也比較高。接下來小編搜集了文秘應聘的技巧，歡迎閱讀查看。

　　文秘應聘的技巧

　　一、修飾與衣著

　　修飾是指女士穿戴不要太華麗了，太耀眼了，如果這樣去面試，我想機會就已經(jīng)了了無幾了。因為你是來工作的，要莊重，不要給人一種浮的感覺。我覺得不化妝也不太好，最起碼要化些淡妝，這也是對別人尊重的一種做法。想想看打扮的整整潔潔是不是讓別人看上去很舒服呀！你想如果一個老農(nóng)民和一個西裝革履的人，找你談判，你是不是要選擇那個西裝革履的人呀！

　　當面試時，有的人說："面試時，不就是到那天從里到外都換上新衣服，穿的整整齊齊的，然后到發(fā)廊整理一下頭型嗎？"其實這樣做是不對的。

　　1、會讓人一看就知道你提前準備了，有的時候連剛打上去的發(fā)膠還在頭上呢，一看就知道你是剛從發(fā)廊里出來的。

　　2、由于剛穿上新衣服，一切都是新的，你會有一種很不舒服的感覺，所以你最好要提前一、兩天就穿上，適應一下。也就是面試前要提前一、兩天做好準備。

　　面試時要多帶幾份簡歷，因為你交到面試官那的已經(jīng)訂成厚厚的一打了。他要看你的簡歷還要翻找一下才能找到，這時你就要拿出你已提前多準備的簡歷給他，他會覺得的很舒服的。當面試完后要給面試官寫感謝信，雖然現(xiàn)在有許多人一般都不寫，但這是禮儀，我還是希望大家寫，你想別人都不寫，你寫了是不是會引起注意呀。在面試或會議時要帶上比較精致皮面的筆記本，還有好的筆，不要隨便找一個本或筆。

　　面試時要提前半小時去，先與他們的總臺人熟悉一下，總臺是個很關(guān)鍵的人物，多打聽一下有關(guān)將要面試你的上級的消息。如稱呼等。

　　有一次一位王女士，接了一個電話說：你好，我是XX公司的王浩，請你明天九點到我們公司來接授面試。第二天，她八點半就到了，和總臺服務員聊了一會，服務員打了一個電話，說"王總，王小姐到了"，這時她才知道，原來給她打電話的就是王總呀！在這之前她還把這個人當成小人物呢？因為一般打電話通知的都是小人物或員工做的事。所以她進去面試時，說了“你好！王總。”你想想假如她說，你好，王浩！王總會怎么個想法，“王總”叫了幾年了，都已經(jīng)叫習慣了，突然叫他王浩，他能夠習慣嗎？

　　二、自我介紹。

　　應籌式：在不太重要的場合。如在火車上等場合只要說出叫什么名字就可以了，不必報上職務等。

　　工作式：你好，我是XX公司的XX經(jīng)理。

　　交流式：你好，我是XX，請多多關(guān)照，或送上名片。比較隨便。

　　禮儀式：如：開學儀式，升旗儀式等等。比較莊嚴。

　　三、眼神

　　時間：與別人談話30分鐘時，如果只有10分鐘以內(nèi)對方是看著你的，說明他在輕視你。如果10分鐘至20分鐘之間，說明他對你是友好的。20分鐘至30分鐘說明兩種情況：一、重視。二、敵視。也就是與別人談話時眼睛要注視談話時間的2/3。

　　部位：額頭上，屬于公務型注視。不太重要的事情和時間也不太長的情況下。

　　眼睛上，屬于關(guān)注型注視。

　　睛睛至唇部，屬于社交型注視。

　　眼睛到胸部，屬于親密型注視。

　　角度：平視，表示平等。斜視，表示失禮。

　　俯視：從上往下看，輕視別人。

　　四、面容

　　有的時候皺眼眉，表示不奈。撅著嘴表示生氣。"噢"?表示驚呀！

　　五、笑容

　　要學會微笑。微笑很重要，誰喜歡天天面對著冷冰冰一點笑容的人呀。像儲蓄所、銀行的職員，當你去取錢時，他們是不是很冷冰冰的，一點笑容也沒有。像別人欠他們什么似的，感覺不太好吧，其實那是他們的職業(yè)病，已經(jīng)習慣了。下面我給你們講一個故事：

　　以前有一家公司讓他們的員工去拿一份重要的材料，結(jié)果去的都被罵了回來。老板就把這個任務交給了小李，小李很愁呀！但這份材料不拿還不行，結(jié)果還是去了。到那時，只見那位科長還在破口大罵呢？這時小李什么也沒有說，只是微笑、微笑還是微笑，嘴里說著："噢？這樣呀？是嗎？"，只是點著頭微笑著。后來，那個吳科長罵了一陣子的時候，小李說："吳科長，你很會善于表達你內(nèi)心里的憤怒呀！"。后來，吳科長看了看小李說："嗯！這小伙子不錯！我也不為難你了，你就拿回去吧！"，就這樣別人沒有拿到的，他卻拿到了。

　　六、需要避免的身體語言。

　　當與別人談話時不要雙手交叉，身體晃動，一會傾向左邊，一會傾向右邊，或是摸摸頭發(fā)、耳朵、鼻子給人以你不耐煩的感覺。一邊說話一邊在玩筆，有的人特別喜歡轉(zhuǎn)筆，好像在炫耀，你看我轉(zhuǎn)的多酷呀！也不要拿那個筆來回的'按。雖然與同輩之間還算說的過去吧，但是跟長輩談話時這樣做是很不禮貌的。

　　文秘崗位應聘人員測試題

　　1、公司董事長下星期要去北京出差，如果讓你安排出差前的一些準備工作，你認為有哪些工作需要落實？

　　答案要點：

　　（1）確定出差具體內(nèi)容和具體時間；

　　（2）確定接待人員，并與之溝通，確定具體的日程安排，包括行程和餐飲、住宿等安排；

　　（3）確定出差是否需要陪同人員及哪些人陪同；

　　（4）根據(jù)董事長要求預定機票或者火車票；

　　（5）準備董事長出差用的資料；

　　（6）根據(jù)董事長需要，準備一些其他的物品；提醒董事長，出差前做好一些工作的安排。

　　2、公司要召開一次司務會議，會議前應當做好哪些工作？

　　答案要點：

　　（1）收集并確定會議的議題；

　　（2）確定會議的參加人員；

　　（3）確定會議的時間、地點；

　　（4）確定會議的議程；

　　（5）下發(fā)會議通知；確定會議的預算；

　　（6）準備會議材料；詢問領(lǐng)導關(guān)于會議的其他要求并落實。

　　3、一個活動策劃方案應該包括哪些主要內(nèi)容？

　　答案要點：

　　（1）活動目的、宗旨；

　　（2）活動名稱、主題；活動時間、地點；

　　（3）活動承辦及宣傳單位；活動參加者范圍及應履行事項；

　　（4）活動應急及其他關(guān)聯(lián)事項；

　　（5）活動預算。

　　4、我們公司擬與某公司簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議，簽字儀式將由我們具體承辦，請簡要回答該如何準備簽字儀式？

　　答案要點：

　　（1）做好簽字文本的準備，確定儀式簽署文稿，準備相應份數(shù)；

　　（2）商定參加人員，包括主持人、簽字人、領(lǐng)導、致辭人、禮儀、見證人等，還可以邀請相關(guān)

　　媒體；

　　（3）布臵簽字廳，包括簽字桌椅、準備簽字用具、發(fā)言臺、會標及背景、香檳或紅酒。

　　5、公司大事記的寫作要求和注意事項有哪些？

　　答案要點：

　　（1）客觀記實，反映事物的本來面目；要有選擇、精記，大事不漏，小事不計；

　　（2）應及時編寫，年終統(tǒng)籌整理、歸檔；

　　（3）記錄完整、全面；

　　（4）文字簡練,多用概括性的語言；

　　（5）格式統(tǒng)一,層次清晰。

　　6、請你草擬一個十一國慶放假通知，并對節(jié)日值班作出安排，這個通知應包含哪些主要內(nèi)容？答案要點：

　　（1）通知標題；

　　（2）行文對象；

　　（3）放假開始至結(jié)束的具體時間；

　　（4）假期內(nèi)對員工的管理要求；

　　（5）假期內(nèi)員工活動的注意事項及建議；

　　（6）緊急狀況或突發(fā)事件發(fā)生時應報告的部門、人員及聯(lián)系方式；

　　（7）節(jié)日值班表可作為通知附件；

　　（8）擬文時間。

　　7、請你說出公務宴請準備工作包括哪些方面？

　　答案要點：

　　（1）確定宴請對象、規(guī)格、范圍；

　　（2）確定宴請的時間、地點；

　　（3）確定宴請的通知方式并按要求通知；

　　（4）確定宴請的菜單，訂菜應注意宴請規(guī)格、賓客身份、客人飲食習慣等；

　　（5）確定宴請現(xiàn)場的布臵方式并組織實施。

　　8、會議主持詞包括哪些要點（或者由哪幾個部分組成）？

　　答案要點：

　　（1）標題部分，由四部分組成，即標題、主持人、時間、地點；

　　（2）開始部分，是指會議開始前進入會議議題的過渡部分，一般分為兩大部分，即稱呼部分和

　　會由部分，稱呼部分介紹到會領(lǐng)導和嘉賓，會由部分介紹會議緣由；

　　（3）主體部分，就是會議的實質(zhì)性內(nèi)容部分，進行會議主要議題，并可對會議議題進行適當背

　　景介紹；

　　（4）連接部分，貫穿于各部分之間，使各部分之間形成統(tǒng)一的整體；

　　（5）結(jié)尾部分，在會議完畢后的總結(jié)性話語，是對整個會議的總結(jié)。

　　9、及時掌握信息是企業(yè)做出正確決策的基礎，為領(lǐng)導及時收集信息也是秘書的職責之一，收集信息的方法哪些？

　　答案要點：

　　（1）觀察法是收集、獲取信息的最基本方法；

　　（2）問卷法是由收集者向被收集對象提供問卷并請其對問卷中的問題作答而收集信息的方法；

　　（3）閱讀法是通過閱讀書刊、雜志等，從中獲取信息；詢問法是指信息收集者通過提問請對方作答

　　來獲取信息；

　　（4）網(wǎng)絡法，以因特網(wǎng)為核心的計算機通信網(wǎng)絡，它是以資源共享為目的，使用統(tǒng)一的協(xié)議，通

　　過數(shù)據(jù)通信信道將眾多計算機互聯(lián)(本文來自：WwW.BdfqY.Com 千葉帆文摘:文秘崗位面試技巧)而成的系統(tǒng)；

　　（5）量表法，是運用測量表來收集信息的方法；

　　（6）交換法，就是將自己擁有的信息材料與其他單位的信息材料進行交換的方法。

　　10、會議紀要擬寫要點有哪些，與會議記錄的區(qū)別是什么？

　　答案要點：

　　（1）會議紀要的擬寫要點有：標題；成文日期；正文。

　　（2）與會議記錄的區(qū)別：

　　第一，性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，是會議情況的原始記載，屬事務文書；會議紀要是對會議的綜合與概括，是法定行政公文。

　　第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要反映會議基本面貌和精神同時，有傳達會議情況及議定事項的功能，要求貫徹執(zhí)行。

　　11、公司準備召開一次科技成果匯報會，參加會議的有各分公司主管科技工作的負責人以及科技人

　　員，約30人，會期三天。請按制定會議方案的基本要求與方法，草擬一份會議方案。

　　答案要點：

　　（1）邀請客人，發(fā)請柬

　　（2）儀式開始時領(lǐng)導簡短講話

　　（3）剪彩

　　（4）參觀介紹

　　（5）其他活動（簡單酒會招待）

　　12、某公司總經(jīng)理在會上批評了銷售部吳經(jīng)理，吳經(jīng)理想不通。辦公室秘書小鄭了解到總經(jīng)理的批評不夠客觀。請你從協(xié)調(diào)工作的角度談談在這種情況下，小鄭應怎樣做？（要求答出協(xié)調(diào)類型、協(xié)調(diào)原則）。

　　答案要點：

　　（1）該沖突屬縱向關(guān)系中干群關(guān)系協(xié)調(diào)

　　（2）協(xié)調(diào)步驟：首先，調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)問題的癥結(jié)、性質(zhì)以及發(fā)展趨勢

　　其次，向領(lǐng)導匯報調(diào)查情況及協(xié)調(diào)方案，請領(lǐng)導定奪；最后，協(xié)助領(lǐng)導向群眾作好宣傳、解釋各種，化解矛盾，統(tǒng)一行動。

　　13、秘書小李正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經(jīng)理又讓小李馬上去他辦公室處理一份急件，這

　　種情況下，如果你是小李，會如何處理？

　　答案要點：

　　（1）禮貌地與通話人說：“請稍等”，用手蓋住送話器，熱情歡迎來訪者，請客人坐下稍候。

　　（4）辦完急件回來接待來訪者，并做好談話記錄。

　　（5）禮貌地送走客人。

　　（6）整理好電話內(nèi)容和來訪者談話內(nèi)容即電話內(nèi)容和來訪者意見后，向領(lǐng)導者匯報。

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