文件歸檔管理制度
一、管理制度的主要特征
1、權威性。管理制度由具有權威的管理部門制定，在其適用范圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯;
2、完整性。一個組織的管理制度，必須包含所有執行事項，不能有所遺漏，如發現或新的執行事項產生，應相應的制定管理制度，確保所有事項“有法可依”；
3、排它性。某種管理原則或管理方法一旦形成制度，與之相抵觸的其他做法均不能實行; 特定范圍內的普遍適用性。各種管理制度都有自己特定的適用范圍，在這個范圍內，所有同類事情，均需按此制度辦理;
4、可執行性。組織所設置的管理制度，必須是可執行的，不能偏離組織本身事務，成為一紙空文；
5、相對穩定性。管理制度一旦制定，在一般時間內不能輕易變更，否則無法保證其權威性。這種穩定性是相對的，當現行制度不符合變化了的實際情況時，又需要及時修訂。
6、社會屬性。因而，社會主義的管理制度總是為維護全體勞動者的利益而制定的。
7、公平公正性。管理制度在組織力對每一個角色都是平等的，任何人不得在管理制度之外。
二、文件歸檔管理制度（精選21篇）
管理制度是組織、機構、單位管理的工具，對一定的管理機制、管理原則、管理方法以及管理機構設置的規范。以下是小編為大家收集的文件歸檔管理制度（精選21篇），希望對大家有所幫助。
文件歸檔管理制度1
校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度：
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯系，利用原有基礎，便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，并在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批準手續。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批后，二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。
3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
文件歸檔管理制度2
一、檔案建立
（一）建立健全學校各類檔案，目的主要在于為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，并確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
（二）學校建立檔案資料室，由專職（或兼職）管理，按《小學檔案資料收集范圍細目》建立檔案。
（三）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。
二、檔案立卷
（一）檔案人員應按資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
（二）卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為期限；注明“短期”的一般以五年為期限；注明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。
（三）凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否保留。
三、檔案補充
（一）教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等
材料要及時收入個人檔案。
（二）外來文件、函件由收文員（或人事秘書）統一分類編號登記，交校有關領導閱后，即立卷歸檔。
（三）校內印發的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊大隊部應將此類文件分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須安上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
（二）校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可借閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙處理或銷毀。
文件歸檔管理制度3
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，管理嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
三、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位機密的有關檔案，須經領導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批準，限十天內歸還，并辦理借閱登記手續。
6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤后簽收，發現問題要查明原因，報領導處理。
四、檔案鑒定制度：
1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑒定工作。
2、鑒定工作要在分管領導下的主持下，由分管領導、業務人員、檔案人員組成鑒定小組，逐卷進行鑒定，鑒定后要寫出鑒定報告并注明鑒定日期。
3、對鑒定后繼續保存的檔案要調整保管期限，并在備考表中注明鑒定時間、意見，由小組負責人簽字。
4、對鑒定后需要銷毀的檔案，必須辦理批準手續，寫出書面報告，編制銷毀清冊，報有關領導批準。
5、銷毀檔案時要有2個監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章，填上日期。
五、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，并在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，并經分管領導繁體字認證后方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度——機構——問題”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
七、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。
八、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁涂改。
3、對檔案的利用要及時登記。
九、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，并列入有關人員的職責范圍及工作標準。
2、本標準由學校校長室每學年進行一次全面檢查，并作為考核有關部門、有關人員的依據。
文件歸檔管理制度4
一、學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，、檔案管理人員要有強烈的責任感，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》，迅速準確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。
二、凡能反映教育教學管理、教學活動的真實面貌，凡是具有憑證和信息查找價值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。
三、歸檔范圍。
1、上級機關頒發的與本單位直接有關系的學年或學期指導性文件。
2、每學期師生花名冊。
3、各年級組、班主任、教研組、個人的學年或學期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。
4、德育材料、各種統計資料、班主任工作手冊等。
5、學校各部門制度。
6、學校教育教學的剪報、簡報、錄象、錄音、圖片等。
7、其他與教學活動有關的重要資料。
四、學校各部門上交教務處的教學資料必須充分、準確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久保存，計劃、總結、方案、統計表等材料必須打印。
五、對檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號，以利保管查閱。立卷時要做到標題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁碼準確，目錄與卷內文相符。
六、重要文件、秘密文件除規定可以翻印或學校主管部門同意翻印外一律不準翻印和載抄、借閱。
七、借用檔案時，重要文件必須校長同意，一般性資料如學生學籍，家長情況、成績統計等可由借閱人直接與教務員聯系，但要寫好借條登記按時歸還。
八、借閱人不得將其文件資料轉借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責任。
九、外單位人員不得查閱有關資料，經學校同意方可借閱。
十、有關人事檔案的內容不得向無關人員談論、泄露。
十一、采取保護措施，定時投放樟腦丸等以保證檔案材料無蟲蛀、霉變。
十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的清潔衛生，不得在室內吸煙。
十三、檔案材料要進行編目登記，便于使用時查找。
十四、學校教學用書、教學材料一定要妥善保管。教師使用時一定也要及時發放、回收，不得遺失。
十五、若教務員變動，必須將全部文件材料及有關業務事宜交代清楚，嚴格辦好交接手續。
文件歸檔管理制度5
一、檔案保密制度
1、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。
2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。
3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續。
4、經批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷毀，不得當廢紙處理。
5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。
6、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，采取措施進行查找，并追查責任。
二、立卷歸檔制度
1、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔，并按有關規定向檔案室移交，任何部門和個人不得占為己有或擅自處理。
2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束后立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
3、學校檔案分為永久、30年、10年三個保管期限。
4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批復；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。
5、卷內文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。
7、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。
三、檔案保管制度
1、檔案庫房需保持適宜溫濕度，適時通風降溫。
2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。
3、嚴禁在庫房吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線路要定期檢查，發現問題，及時搶修，防止短路引起火災。
4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發現問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救處理。
6、檔案庫房要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。7、檔案室管理人員進出檔案室應隨手關門，非檔案管理人員未經許可不得隨意入內。
四、檔案查閱制度
1、積極開展檔案的利用工作，改善服務態度，提高服務質量，滿足各方面的查檔需求，充分發揮檔案在社會主義兩個文明建設中的作用。
2、檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規律，做到主動、及時、準確提供利用。
3、本單位工作人員查閱其所屬業務檔案，需經辦理登記手續后，方可查閱并有責任及時將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。
4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，注明查檔內容和用途，履行登記手續，經有關領導同意的方可查閱。
5、檔案一般不許外借，確因工作需要經有關領導同意，辦理借閱手續，方可借出。但必須按期歸還。如超過規定時間還需借用，應辦理續借手續。
6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。
7、利用者必須遵守保密規則，所查、借閱的檔案材料，未經有關領導同意，不準復制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關檔案材料，用后一律交檔案室保存。
8、借閱歸還檔案時，檔案管理人員必須當面清點。
9、如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案室，寫出書面材料，利于采取補救措施。
五、學校檔案的鑒定、銷毀和移交制度
1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關于檔案鑒定的規定，認真做好檔案的鑒定工作。
2、失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報學校領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。
3、銷毀時應指定二人監銷，并在銷毀清冊上簽字，方可執行銷毀。
4、檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點后，交予新的負責檔案工作的專（兼）職人員。
5、交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，并注明交接時間，案卷數目等，以備查考。
文件歸檔管理制度6
一、學校的各種教育教學、管理檔案都要分別有專人管理。
二、檔案管理人員對檔案資料分類存放，在存放中要做到防火、防潮、防霉變、防盜、防鼠防蛀。
三、檔案的調閱要嚴格執行制度，辦理必要的借閱手續。不經有關領導同意，任何人不得借用。
四、根據檔案保密程度進行保密，對有關泄露檔案機密的情況酌情追究其責任。
五、對檔案資料根據保存期的不同，進行定期整理。對過期已無存檔價值的資料進行清除時，必須經領導同意，否則追究當事人的責任。
六、檔案管理人員要嚴格履行自己的職責，對檔案管理不當造成損失的，進行必要處罰。
文件歸檔管理制度7
一、檔案工作是學校工作的重要組成部分，學校所有工作部門均應按照上級教育部門和的規定進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。
二、凡本學期的檔案，原則上由行政、德育、教學、總務、安全辦分塊建檔，每學期末，統一匯總交學校檔案室歸檔管理。學校檔案室工作目前由辦公室分管。
三、行政辦公室、教務處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調動，必須做好移交工作，檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員，應熟悉有關檔案工作的規定的業務，及時、認真、規范地做好檔案工作，并做好歸檔記錄。
四、學校檔案室的檔案材料原則上不得外借，查閱檔案必須在檔案室內進行。特殊情況須經校長同意才能借出檔案室外，并于當天歸還。
五、借閱檔案要履行借閱登記手續。檔案必須整本借閱，不得散借，摘錄檔案內容需征得管理員同意。
文件歸檔管理制度8
一、學校檔案實行統一領導、綜合管理、專人負責的管理辦法，任何處室和個人不得將檔案據為已有。
二、檔案室做到專室、專柜、專夾，配備必需的工作設施，任何處室和個人不得挪措檔案室設備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。
四、學校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續，不得損壞，散開漏頁，劃圈涂抹，并按期歸還。
五、學校檔案不向外人借閱，特殊情況需經學校檔案工作領導小組負責人簽字同意方可辦理，但必須在閱文室內并在專職檔案人員的監督下抄錄有關內容或出具有關證明。
六、定期做好檔案的統計、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點，編制出有使用價值的資料匯集及檢索工具，最大限度地發揮其綜合效益。
七、經常性地做好庫房管理工作，嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕，學校檔案工作領導小組要定期進行檢查，發現問題及時補救。
八、做好安全保衛、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的，要追究有關人員法律責任。
文件歸檔管理制度9
為規范學校的檔案管理和有效地使用檔案，特制定本檔案管理制度：
1、辦公室在學年之后裝訂好文件、通知檔案；年度考核之后的資料存檔；其它資料的存檔。
2、教導處每期工作計劃和總結存檔；“六認真”檢查資料的歸檔；普九資料的歸檔；教研活動資料的歸檔；其它有關資料的歸檔；
3、德育處每期的紀律衛生檢查資料歸檔；班級評比、評優選好的資料歸檔；德育活動歸檔；班主任工作筆記、計劃的歸檔；其它相關資料的歸檔。
4、后勤處相關資料按時分類存檔。
5、團總支每期的活動資料歸檔；組織學生社會實踐活動的資料歸檔；組織建設歸檔；其它相關資料的歸檔。
6、每部門的檔案應做到條理清晰、分類明確、裝訂規范。
7、各類通知、文件應先送到辦公室，然后分發到各部門。
8、部門的各種資料聘及時歸類裝訂存檔。
文件歸檔管理制度10
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄，做好溫濕度的調節工作（標準溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%）。
五、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
文件歸檔管理制度11
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內容。
文件歸檔管理制度12
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，注明查閱目的和內容。
三、未經批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
文件歸檔管理制度13
為了加強和規范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。
第一條會計檔案的歸檔范圍。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
（三）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。
（四）其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
（一）會計憑證
（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”樣，不填其它內容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序：
a、會計賬簿裝訂封面；
b、賬簿啟用表；
c、賬戶目錄；
d、按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；
e、會計賬簿裝訂封底。
（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
（三）會計報表
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。
（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。
（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。
會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、xx年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。
（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。
第六條會計檔案的銷毀。
保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷毀：
（一）會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
（二）局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、
（三）銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。
（四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。
第七條保管期滿但未結清的債權債務。
原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。
檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重（！）要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期復制。經過系統整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環境保持通風透光。
第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。
文件歸檔管理制度14
為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：
一、檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。
二、檔案的管理部門
公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的.檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。
三、檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、財會檔案。
4、生產經營管理。
5、技術質量安全管理。
6、基建檔案。
7、外來文件。
8、聲像檔案。
9、實物檔案。
10、其他檔案。
財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。
四、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。
3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。
4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
6、文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續。
7、歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
五、檔案的查閱和借閱
1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。
2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。
3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：
（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。
（2）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱。
（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人。
（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。
（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。
（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
六、檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。
七、檔案的保管
1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。
2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。
3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。
4、對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。
5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
八、檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀。
文件歸檔管理制度15
一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、泄密事故發生。
二、不得向與工作無關人員談論檔案內容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。
三、凡借閱秘密級以上檔案，須經主管領導及檔案館長批準，未經批準不得借出、復制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。
五、密級檔案要經常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。
七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。
八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調密級檔案時，不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。
文件歸檔管理制度16
一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關業務科集中統一管理，任何個人不得私自存放。
二、檔案的收集、整理、移出、銷毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門有關規定辦理，嚴禁擅自銷毀或出售檔案。
三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經檔案管理人員審核后，方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復印、抄錄等，須經分管副主任同意后方可進行。
五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時進行必要的檢查，確保檔案完好無損。
六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密、保衛制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的發生，確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛生，存放檔案要井然有序，排列有系統化，以便調閱。
八、檔案管理人員因工作調動，須按規定辦理交接手續。
文件歸檔管理制度17
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。
第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽的，應在蓋章簽后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監銷。
第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。？
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規定收取管理費。
第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。
第五章檔案的轉遞
第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
文件歸檔管理制度18
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。
2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。
2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。
2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經營服務產生收益。
3.歸檔資料的范圍、內容
3.1計劃性文件資料
包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。
3.3法規性文件
包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5總結性文件
包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9調研性資料
包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。
4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后，即由總經理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。
4.3.7立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。
4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。
5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。
7.2經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。
文件歸檔管理制度19
教師業務檔案是教師教學工作基本情況的重要歷史記錄，其主要內容有：教師登記表；統計考核
1、教師業務檔案由教務處統一管理，每到學期、學年末，根據責任制考核情況，結合教師的工作實際進行全面考核，分別由教務處長、教學部填寫相應部分。填寫力求實事求是，公正確切。
2、查閱和摘抄教師業務檔案需經
3、核簽的教師業務檔案所載內容，任何人不得隨意涂改和更換。
4、教師調離學校時其業務檔案并入本人人事檔案隨調，學校教務處可保留其業務檔案的復印件作為教學資料妥善保存。若有單位外調情況時，憑介紹信允許抄錄。
5、教師業務檔案屬永久性保存，必須妥善保管，防止蛀爛，填寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡清楚工整。
6、教師業務檔案是記載衡量教師教學工作實績和水平的原始資料，也是教師晉級、提干、職稱評定的重要依據，應嚴格手續，認真對待，不得弄虛作假、含糊敷衍或丟失。
文件歸檔管理制度20
檔案保管制度
一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。
三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批準。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。
四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批準后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經院有關領導批準后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫房管理制度
一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。
五、做好室內外溫濕度記錄，除濕，降溫。
文件歸檔管理制度21
一、檔案管理
1、文書工作人員在起草文書之前，要了解事情的背景，起草文書的目的和注意事項，收集相關資料，做好前期準備。
2、檔案工作人員在起草檔案過程中，內容詳細準確，根據檔案的性質和運用場合選擇不同的寫作和表達方式，適時適當。
3、各種文件發放前必須經理審核，發放文件時必須快速、及時、發放記錄，如果是需要回收的表格和文件，事后必須進行回收工作。
4、文件發放后，應及時整理備案；回收資料也應及時整理備案。
5、有限發行范圍的文件，要注意做好相關的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發借用檔案銷毀的各個環節，必須嚴格注冊。
2、借書文件應在借書指定場所進行，在指定期限內按時歸還，借書文件時嚴格按文件密度級管理執行，同時辦理文件文件借書手續。
3、所有檔案資料應定期核查，出借的檔案資料應在指定期限內歸還，發現丟失應及時跟蹤處理，并及時采取補救措施；絕密檔案資料應在主管監督下核對，物品單一。
4、借閱的文檔資料未經領導批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則會嚴肅處理。
5、機密、絕密類檔案資料需復印和摘錄時，須經理批準。
6、收發和外出攜帶絕密類文件時，應由指定人員負責，并采取必要的安全措施。
7、各類文件資料應指定其存檔期，及時清理。
8、在部門主管安排、監督下，定期銷毀離職資料，及時更改檔案目錄，確保現有檔案資料與目錄單一致。
9、文件柜中的數據應保持清潔、整潔、清晰。
10、各部門檔案負責人應對自己負責保存的檔案資料有詳細目錄，及時備份有價值的檔案進行保密工作，丟失、檔案備份不及時或泄露相關機密，對公司造成損失的，根據情節對負責人進行相應的處罰。
11、檔案資料負責人對所有保存檔案應按順序分類保存，同時制作相應的檔案目錄清單，如有新的檔案進入檔案，加入檔案目錄。
12、檔案工作人員離職時，應根據檔案目錄清單進行工作交接，并根據檔案目錄清單與現有檔案進行核對，若檔案不一致，會對公司造成損失，并根據情節對負責人進行輕微處罰。
13、新接管檔案管理的負責人應盡快熟悉保存的檔案，繼續保存、保密檔案，及時更新、備案檔案。
14、檔案資料存放人員工作疏忽或交接手續不嚴，若檔案資料丟失，應追究相應責任。
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