文件記錄管理制度（精選12篇）

　　在日新月異的現(xiàn)代社會中，越來越多人會去使用制度，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會的價值，其運(yùn)行表彰著一個社會的秩序。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的文件記錄管理制度，希望能夠幫助到大家。

　　文件記錄管理制度 1

　　為規(guī)范我廠體系文件的管理，特制定此考核制度，具體如下:

　　1、文件發(fā)放要編號標(biāo)識，建立發(fā)放記錄，并歸檔保存，文件發(fā)放記錄要求部門、數(shù)量、簽收人、日期(有分發(fā)號的需注明分發(fā)號)，每缺一項處罰10元。

　　2、記錄填寫要及時、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆或鋼筆填寫，同一頁上只能使用一種顏色的筆，不得隨意涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按時記錄處罰10元。

　　3、記錄表上的日期“年月日”應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字寫清楚、完整(如20xx年4月1日)，不準(zhǔn)涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。

　　4、記錄表上的“星期”應(yīng)用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚(如星期一)，不準(zhǔn)涂改，每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范寫的處罰10元。

　　5、記錄表上的體系文件編號，編號與現(xiàn)行體系文件編號不符的應(yīng)及時改正(如lt—55應(yīng)改為yl—80)，改正編號時應(yīng)將舊編號單杠劃去，沒有編號的要按現(xiàn)行體系文件編號要求編號，檢查中每發(fā)現(xiàn)一次未按規(guī)定編號的或改正編號的處罰5-10元。

　　6、各種相關(guān)記錄中的相關(guān)欄目都應(yīng)該填寫，記錄表不適用時應(yīng)及時更改，檢查中每發(fā)現(xiàn)一項空缺處罰車間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負(fù)責(zé)人每班都要填寫清楚)，記錄表中不填寫的欄目，應(yīng)將欄目單杠劃去，每發(fā)現(xiàn)一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。

　　7、記錄表各欄目內(nèi)所填寫的數(shù)據(jù)必須與所標(biāo)示的單位一致，如因表格印制等原因?qū)е聵?biāo)示單位與數(shù)據(jù)記錄的不一致時，應(yīng)修改相應(yīng)欄內(nèi)的標(biāo)示單位或換算成表格內(nèi)標(biāo)示單位，每發(fā)現(xiàn)一處或一次單位不統(tǒng)一的情況處罰10元。

　　8、各種記錄表如崗位員工因人為原因?qū)戝e時應(yīng)及時更改，更改可在原處劃改或貼改，劃改用黑色或藍(lán)色中性筆或鋼筆，雙線把原記錄劃掉，使原記錄可辨，并保證涂改率小于1%，檢查中每發(fā)現(xiàn)一次不按規(guī)范更改的處罰10元。

　　9、對于公司、廠部識別的不符合(不合格)，相關(guān)車間應(yīng)及時制定糾正措施和預(yù)防措施并將不符合(不合格)報告報廠部技術(shù)科，對于沒有按時匯報的每推遲一天處罰20元。

　　10、對超出操作規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書中所規(guī)定的.數(shù)據(jù)范圍的情況要分析原因并追究有關(guān)人員的違章操作責(zé)任，未采取相關(guān)整改措施的每發(fā)現(xiàn)一次處罰10—30元。

　　11、各車間應(yīng)在每個月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查，不符合體系文件記錄要求的要及時整改，廠部每月將對各車間進(jìn)行不定期檢查，檢查中發(fā)現(xiàn)的問題按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。

　　12、對現(xiàn)場檢查中的提問，崗位操作人員應(yīng)能準(zhǔn)確回答操作要領(lǐng)以及設(shè)備保養(yǎng)等的“應(yīng)知應(yīng)會”內(nèi)容，對于未能正確回答有關(guān)“應(yīng)知應(yīng)會”內(nèi)容的每發(fā)現(xiàn)一次處罰車間10元。

　　13、各生產(chǎn)崗位都應(yīng)該有內(nèi)容齊全的操作規(guī)程，并粘貼上墻，檢查中每發(fā)現(xiàn)一處無操作規(guī)程處罰相關(guān)車間30元，未粘貼上墻處罰責(zé)任人10元。

　　14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統(tǒng)計報表必須完善，檢查中每發(fā)現(xiàn)一處不完善處罰相關(guān)車間10—30元。

　　文件記錄管理制度 2

　　1、資料室要確定專人負(fù)責(zé)歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責(zé)任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責(zé)任人許可，其它人員不得進(jìn)入。

　　2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續(xù)，按期歸還。

　　3、資料室內(nèi)嚴(yán)禁生明火，嚴(yán)禁吸煙。

　　4、資料管理員要定期檢查和維護(hù)電器及照明線路，定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭。

　　5、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施，定期檢查并及時更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。

　　6、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內(nèi)一切電源。

　　7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊，室內(nèi)干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。

　　8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

　　9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻。

　　文件記錄管理制度 3

　　1.編訂依據(jù)

　　本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運(yùn)營流轉(zhuǎn)效率，以對接國際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。

　　3.責(zé)任部門

　　本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。

　　4.制度細(xì)則

　　4.1記錄編號規(guī)定

　　4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來記錄。

　　4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：

　　QR + XX + XX + X/X

　　記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號

　　4.1.3外來記錄的設(shè)定格式為：

　　（WL）QR + XX + XX

　　外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號

　　4.2公司文件編號規(guī)定

　　4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：

　　（1）標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書：SOP

　　（2）標(biāo)準(zhǔn)檢驗指導(dǎo)書：SIP

　　（3）標(biāo)準(zhǔn)管理程序：SMP

　　4.2.2質(zhì)量手冊的編寫格式為：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司簡稱+質(zhì)量手冊縮寫+手冊版本號

　　4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號

　　4.2.4操作/檢驗規(guī)程、管理程序的設(shè)定格式為：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號

　　4.2.5外來文件的設(shè)定格式為：

　　WL + XX + XX

　　外來文件縮寫+隸屬部門+部門內(nèi)部編號

　　4.3部門編號的規(guī)定

　　4.3.1各部門的編號以組織機(jī)構(gòu)圖中的部門名稱為標(biāo)準(zhǔn)，如：

　　行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購部PD、倉庫WD。

　　4.4文件編寫格式的確認(rèn)

　　4.4.1本公司所有文件和記錄分為標(biāo)題和正文。

　　4.4.1.1公司文件和記錄的標(biāo)題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標(biāo)頭清晰醒目。表格寬度設(shè)定為15厘米，表格內(nèi)容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設(shè)置為單倍行距，段前首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距設(shè)置為0，同時設(shè)定為自動調(diào)整中文與數(shù)字的間距。

　　4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級標(biāo)題及二級標(biāo)題采用統(tǒng)一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標(biāo)題）四號，編號方式為多級遞進(jìn)的編號方式。如：

　　1.

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設(shè)置為單倍行距，段前段后間距設(shè)置為0，頁面布局設(shè)定為上下頁間距2.54厘米，左右設(shè)定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字，章節(jié)序號后空一格編寫內(nèi)容以保證美觀。對于正文中出現(xiàn)的部門、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應(yīng)通讀流暢，對于應(yīng)進(jìn)行斷句的`內(nèi)容使用中文標(biāo)點(diǎn)符號進(jìn)行斷句。

　　4.5文件的發(fā)放和管理

　　4.5.1文件發(fā)行

　　4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件，如：操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，并對發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺賬》，在臺賬中記清發(fā)放文件數(shù)量，并由簽收人當(dāng)面進(jìn)行簽收。

　　4.5.2文件補(bǔ)發(fā)

　　4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當(dāng)，不慎丟失，請?zhí)顚憽段募�補(bǔ)發(fā)申請表》并交于體系部留檔，當(dāng)體系部收到文件補(bǔ)發(fā)申請后，將于三內(nèi)日將補(bǔ)發(fā)的文件交于申請部門。

　　4.5.3文件更換

　　4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新?lián)Q版臺賬》。請各文件執(zhí)行部門注意，換版的文件的版本號將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號為A/0，那么修改后的版本號則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號變化為B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進(jìn)行文件格式的確認(rèn)審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章，無受控章的為無效文件。

　　4.5.5文件編號

　　4.5.5.1由各部門編號的文件應(yīng)統(tǒng)一編號格式，部門內(nèi)編制的文件應(yīng)及時進(jìn)行梳理，文件編號不得重復(fù)。如部門文件編號在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時上報體系部進(jìn)行核對并處理。

　　文件記錄管理制度 4

　　特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作為設(shè)備管理提供資料，技術(shù)信息和考核的依據(jù)，是管好設(shè)備的基礎(chǔ)工作，必須認(rèn)真做好。

　　1、有專人負(fù)責(zé)特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作。

　　2、特種設(shè)備要有安全技術(shù)檔案，并應(yīng)逐臺分別建檔(一機(jī)一檔)，安全技術(shù)檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:

　　(1)特種設(shè)備的設(shè)計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;

　　(2)特種設(shè)備使用證、注冊登記表

　　(3)特種設(shè)備的定期檢驗報告和定期自行檢查的`記錄;

　　(4)特種設(shè)備的日常使用狀況記錄;

　　(5)特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;

　　(6)設(shè)備重大維修修、改造的有關(guān)技術(shù)文件;

　　(7)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

　　3、安全技術(shù)檔案必須齊、整潔、規(guī)格化，及時整理填寫。

　　4、公司檔案保管員負(fù)責(zé)保管和供應(yīng)公司圖紙、技術(shù)資料。

　　5、設(shè)備遷移或報廢，其檔案均隨設(shè)備調(diào)撥，設(shè)備報廢后，首先向質(zhì)監(jiān)部門辦理注銷手續(xù)，然后檔案由公司檔案保管員封存。

　　文件記錄管理制度 5

　　1、為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規(guī)范管理，制定本制度。

　　2、文件管理

　　2.1職責(zé)

　　2.1.1公司安全生產(chǎn)責(zé)任人負(fù)責(zé)審核特種設(shè)備管理自編文件。

　　2.1.2特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備的管理文件編制;審核操作規(guī)程;獲取、辨識、對特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級文件。

　　2.1.3特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件登記工作。

　　2.1.4設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)操作規(guī)程的編制。

　　2.2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級文件管理

　　2.2.1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取，可通過網(wǎng)上下載;書店購買;政府部門或相關(guān)方等獲取。

　　2.2.2對于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求，由特種設(shè)備安全管理部門識別其適用性，并由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)及時通知到相關(guān)部門。

　　2.2.3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進(jìn)行傳達(dá)，如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。

　　2.2.4當(dāng)公司特種設(shè)備型號、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時，由特種設(shè)備安管理部門及時識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求，并負(fù)責(zé)通知到相關(guān)部門。

　　2.3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織編寫，安全生產(chǎn)責(zé)任人審核批準(zhǔn)。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負(fù)責(zé)組織編寫，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)。

　　2.4特種設(shè)備管理負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件歸檔，檔案室負(fù)責(zé)發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

　　2.5特種設(shè)備文件由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。

　　2.6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改

　　2.7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機(jī)關(guān)或客戶等，由特種設(shè)備安全管理部門請示安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后方可外借。

　　3、記錄管理

　　3.1管理職責(zé)

　　3.1.1特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督有關(guān)部門實(shí)施政府部門制定的記錄;負(fù)責(zé)檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的'記錄。

　　3.1.2特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)記錄的格式設(shè)計;使用部門本部門負(fù)責(zé)記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應(yīng)交一份給特種設(shè)備管理部門備案。

　　3.2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄，由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

　　3.3記錄填寫要及時、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，應(yīng)采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

　　文件記錄管理制度 6

　　1.目的：統(tǒng)籌管理本公司管理有效運(yùn)作所需文件，確保文件的有效性，并使公司各部門能合理地獲得并使用正確的文件。

　　2.范圍：本公司日常管理有效運(yùn)作的流程、各類管理卡、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方案、表格、管理制度以及外來文件或電子文件均屬之。(技術(shù)類文件由技術(shù)中心另行統(tǒng)籌管理)

　　3.定義：

　　3.1外來文件：本公司范圍之外的機(jī)構(gòu)所提供的文件，如客戶資料、法律法規(guī)等。

　　4.工作內(nèi)容：

　　4.1文件制作：

　　由各部門負(fù)責(zé)人按日常工作所需進(jìn)行策劃，或由公司按發(fā)展所需進(jìn)行確定所需制訂的文件主題，安排各部門對應(yīng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行撰寫，文件格式由文管中心統(tǒng)一安排、確保文件清晰，易于識別。

　　4.2文件在正式發(fā)行前，需根據(jù)需要安排相關(guān)人員共同對文件內(nèi)容進(jìn)行研討，撰寫人再根據(jù)研討結(jié)果對文件進(jìn)行調(diào)整，再交由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會簽，最終交由總經(jīng)理批準(zhǔn)，會簽人員若有休假，則由上一級主管或職務(wù)代理人簽核。

　　4.3文件編號：目前公司實(shí)施的文件按如下規(guī)則進(jìn)行編號：

　　4.3.1SF-JH-00SF：生發(fā)簡稱JH：部門之稽核中心簡稱00：流水號

　　4.3.2技術(shù)類文件由技術(shù)部門進(jìn)行編號;外來文件不予編號，由文管中心采用登記表進(jìn)行登記管理。

　　4.4文件版本管理：文件若有不合現(xiàn)狀需修改、增訂者，由提議部門填寫《文件制訂(修訂)申請單》，提出修訂原因，交原擬案部門研討修改，送上級主管批準(zhǔn)，由文管中心進(jìn)行修訂、更換，文件修改后，版本號上升一位流水號，當(dāng)修訂次數(shù)超過9次時，則版本號字母更改為下一字母。為考慮節(jié)約成本，如修改內(nèi)容較少時，文管中心根據(jù)實(shí)際情況可只對修改當(dāng)頁進(jìn)行更換或利用文件修改章進(jìn)行明確標(biāo)示，但需在封面修訂記錄欄上進(jìn)行簡要記錄，修訂次數(shù)可無限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。

　　4.5文件分發(fā)回收：

　　4.5.1經(jīng)會簽發(fā)行之文件，由文管中心以《文件總覽表》列帳管理，并依所需分發(fā)的部門，影印相應(yīng)分?jǐn)?shù)，加蓋“受控文件”章后發(fā)行。

　　4.5.2文件修訂及廢止時，舊版失效之文件應(yīng)于新版文件頒布發(fā)行時即刻回收。舊版之原案由文管中心加蓋“作廢暫留”章，并寫上日期，加以保存，需與有效之新文件分開。

　　4.5.3對外發(fā)行之文件，由適當(dāng)之對外部門填寫《文件增(補(bǔ))發(fā)申請單》，經(jīng)制訂部門主管簽核，呈總經(jīng)理人員核準(zhǔn)后，方可由文管中心登記入冊、發(fā)行，失效文件不予回收。

　　4.5.4外來文件分發(fā)：各部門如收到外來文件，應(yīng)交由文管中心統(tǒng)一處理，登記于《外來文件登記表》上，進(jìn)行歸檔，如文件需分發(fā)至其它部門，由文管中心按實(shí)際需要，確定分發(fā)部門及份數(shù)，并做好簽收記錄，登記在《外來文件登記表》上，同時加蓋發(fā)行章進(jìn)行控制。

　　4.5.5外來文件之更改：

　　4.5.5.1外來文件變更：

　　①外來標(biāo)準(zhǔn)發(fā)行新版本且為本公司采用時。

　　②客戶提供之規(guī)格、圖樣等變更時。

　　③技術(shù)參數(shù)發(fā)生更改時。

　　4.5.5.2外來文件若有更改通知，則由文管中心在《外來文件登記表》上找出簽收記錄，在備注欄內(nèi)注明“更正”。如有分發(fā)，依原部門重新分發(fā)，舊版文件收回，銷毀或蓋作廢章處理。

　　4.5.5.3技術(shù)資料發(fā)生局部更改時，由發(fā)文部門通知各接收部門，可在原分發(fā)資料上進(jìn)行修改，并在收發(fā)登記表上注明“更正”，將函文附于原件上。

　　4.6文件增補(bǔ)發(fā)作業(yè)：

　　4.6.1各部門如須增發(fā)文件，應(yīng)填寫《文件增補(bǔ)發(fā)申請單》。提出申請，并經(jīng)其主管審核，副總經(jīng)理以上人員核準(zhǔn)后，由文管中心發(fā)行。

　　4.6.2若文件遺失或破損時，須由責(zé)任部門填寫《文件增補(bǔ)發(fā)申請單》。提出補(bǔ)發(fā)申請，經(jīng)審查、核準(zhǔn)后，由文管中心發(fā)行。

　　4.7文件保存、銷毀作業(yè)：

　　4.7.1文件保存：

　　4.7.1.1經(jīng)頒布發(fā)行之全部原稿文件，由文管中心以《文件總覽表》列賬管理。

　　4.7.1.2經(jīng)發(fā)行之文件，現(xiàn)場使用的應(yīng)分類置放于適當(dāng)場所，非現(xiàn)場使用的由收件部門依文件類別集中保管。

　　4.7.1.3外來文件的保存：

　　①所有外來文件與資料都應(yīng)妥善保存，避免受潮受損。

　　②特殊機(jī)密文件由對應(yīng)部門主管保存。

　　③傳真類：各部門應(yīng)在接收傳真資料時復(fù)印保存，以免傳真紙失效。

　　④計算機(jī)軟件檔案應(yīng)備份保存。

　　⑤外來文件保存期限由部門主管依實(shí)際情況決定。

　　4.7.2文件銷毀：文件如需銷毀時，由文管中心負(fù)責(zé)收回并在正面加蓋作廢文件章。背面如可利用則進(jìn)行利用，如不可利用則銷毀。文件原稿不進(jìn)行銷毀，不可挪作他用，由文管中心加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門視需要自行決定銷毀與否。如不進(jìn)行銷毀時，應(yīng)能夠清楚識別其狀態(tài)以免誤用。

　　4.8文件管理：

　　4.8.1文管中心：

　　4.8.1.1文管中心設(shè)專人管理，以確保文件之正確使用。

　　4.8.1.2經(jīng)發(fā)行之文件的全部原稿由文管中心依文件類別在計算機(jī)中備份存盤。

　　4.8.2使用部門：

　　4.8.2.1分發(fā)至各部門的正式文件，嚴(yán)禁影印及私自借予非相關(guān)人員或帶出廠外。

　　4.8.2.2現(xiàn)場部門使用的文件必須置于作業(yè)場所適當(dāng)位置。

　　4.8.2.3非現(xiàn)場部門使用之文件必須由部門派專人集中保管，但應(yīng)便于取閱。

　　4.8.2.4使用者不得在正式文件上標(biāo)注文字、符號，不得隨意修改文件內(nèi)容。

　　4.9文件借閱：當(dāng)各部門有需要向文管中心借閱文件時，借閱者須經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后，再由文管中心備案，方可借閱文件。如向其它部門借閱相關(guān)文件時，應(yīng)取得該部門主管的許可。

　　4.10文件評審：

　　4.10.1文件制訂初期，文件制訂部門應(yīng)召集與該文件內(nèi)容相關(guān)的部門人員，對新訂文件內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一研討，待取得一致后該文件方可生效。制訂部門也可根據(jù)實(shí)際情況以《文件傳閱單》的形式由相關(guān)的人員對文件內(nèi)容進(jìn)行評審，待取得統(tǒng)一意見后該文件方可生效。

　　4.10.2文件修訂時，修訂部門亦可根據(jù)需要召集相關(guān)作業(yè)部門人員對新訂文件內(nèi)容進(jìn)行評審，待取得一致后該修訂內(nèi)容方可生效。

　　4.11電子資料管理：由資訊管理人員根據(jù)公司實(shí)際編制相關(guān)管理辦法進(jìn)行有效管理。

　　4.12表格、記錄管理：

　　4.12.1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門組織編制，其部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。為利于統(tǒng)一管理，所有空白表格均須進(jìn)行編號，編號原則如下：

　　例：RS-001/A。

　　RS代表人事，001代表流水號，A代表表格修訂次數(shù)。

　　各部門取部門前兩個中文字的拼音第一個字母作為部門代碼，將部門編制的表格統(tǒng)一進(jìn)行編號，制作所有使用表格的清單，連同編號、空白表格樣版一并送交文管中心。

　　4.12.2標(biāo)識、歸口、編目、保存期限：

　　1)空白記錄表格由主要使用部門管制，將原版格式交由文管中心文件管理員統(tǒng)一歸口管理。文管中心文件管理員編制《記錄總覽表》，其中應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的保質(zhì)期、保修期、壽命期、法律法規(guī)要求的保存期及合同的有效期等規(guī)定出記錄的保存期限(保存期限由該記錄的形成部門進(jìn)行規(guī)定)。

　　2)已填寫的記錄由規(guī)定的保存(發(fā)出與送達(dá))部門按易于識別、查閱和檢索的原則進(jìn)行歸口管理。在歸檔時進(jìn)行按類別編目和標(biāo)記，以方便檢索。

　　3)各部門人員在接收記錄時，應(yīng)檢查記錄項目填寫是否齊全，確保所收集的記錄有效。

　　4.12.3記錄空白表格的使用和填寫規(guī)定

　　4.12.3.1文管中心文件管理員根據(jù)《記錄總覽表》，將最新版本的'空白表格復(fù)制或印刷后發(fā)放給使用部門。

　　4.12.3.2記錄人員應(yīng)清楚地填寫記錄的每項內(nèi)容，確保記錄完整、準(zhǔn)確、清晰，反映實(shí)際情況。

　　4.12.4管理、保護(hù)和過期處置

　　4.12.4.1各部門應(yīng)確保記錄的貯存地點(diǎn)、貯存方式、貯存環(huán)境適宜，同時注意防潮、防蛀、防止丟失、防止混亂，使記錄在保存期內(nèi)不會丟失、損壞或變質(zhì)。

　　4.12.4.2必要時，文管中心可檢查各部門對記錄的管理和保存情況，查看是否符合規(guī)定的要求，確保記錄方便存取、檢索，在保存期內(nèi)不會丟失、損壞或變質(zhì)。

　　4.12.4.3對于超過保存期限的記錄，由各部門整理后，報部門負(fù)責(zé)人審批后，統(tǒng)一銷毀。

　　4.12.5空白記錄表格的增減、更改：

　　1)記錄表格類別的增減通過修改相應(yīng)程序文件的方式進(jìn)行。

　　2)同一類別記錄表格的增減，根據(jù)各項工作任務(wù)的策劃結(jié)果直接確定。

　　3)修改：提出部門填寫《文件制訂〈修訂〉申請單》，部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，由引用該記錄的文件審批崗位審批。

　　4)更改申請獲得批準(zhǔn)后，由文件管理員按要求對記錄進(jìn)行修改，并進(jìn)行記錄。

　　5)文管中心文件管理員按《記錄總覽表》的規(guī)定將最新的版本的空白表格復(fù)制并發(fā)放給使用部門，收回舊版的空白表格并對其使用加以限制。

　　5.管理約定：

　　5.1未按本文件規(guī)定要求使用統(tǒng)一格式編寫文件或未按程序進(jìn)行會簽者，罰款5元/次;

　　5.2未經(jīng)許可私自影印文件者，每次對責(zé)任人罰款20元;

　　5.3未經(jīng)許可私自對文件內(nèi)容進(jìn)行修改者，每次對責(zé)任人罰款10元;

　　5.4文件因管理不善導(dǎo)致有亂涂亂畫或損壞者對其部門負(fù)責(zé)人罰款10元/份，導(dǎo)致文件丟失者罰款20元/份;

　　5.5將有效文件私自挪作他用者，每次對責(zé)任人罰款20元;

　　5.6私自將公司文件或電子檔案傳遞給外部人員或機(jī)構(gòu)者處罰50元/份(正常業(yè)務(wù)往來除外)，造成公司機(jī)密外泄者按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　6.記錄表格：

　　6.1《文件制訂〈修訂〉申請單》

　　6.2《文件收發(fā)登記表》

　　6.3《外來文件登記表》

　　6.4《文件總覽表》

　　6.5《記錄總覽表》

　　文件記錄管理制度 7

　　為確保公司文件記錄的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提升工作效率與管理水平，維護(hù)企業(yè)信息安全與合法權(quán)益，特制定以下管理制度。

　　一、文件分類與標(biāo)識

　　文件分類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和文件性質(zhì)，將文件分為行政文件、技術(shù)文件、財務(wù)文件、項目文件、合同文件等幾大類，每類文件下可進(jìn)一步細(xì)分。

　　文件標(biāo)識：每份文件應(yīng)包含唯一編號、版本號、創(chuàng)建日期、作者、密級等基本信息，便于檢索和管理。

　　二、文件生成與審批

　　文件起草：文件應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)起草，內(nèi)容需清晰、準(zhǔn)確、完整，符合公司規(guī)定格式。

　　審批流程：文件需經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，必要時還需經(jīng)過法律顧問或財務(wù)部門的審核，確保文件合法合規(guī)。

　　三、文件流轉(zhuǎn)與分發(fā)

　　流轉(zhuǎn)方式：文件應(yīng)通過公司內(nèi)部系統(tǒng)或郵件進(jìn)行流轉(zhuǎn)，確保文件傳輸?shù)陌踩�性和可追溯性�?/p>

　　分發(fā)權(quán)限：根據(jù)文件密級和工作需要，設(shè)定文件的閱讀、編輯、打印等權(quán)限，嚴(yán)格控制文件傳播范圍。

　　四、文件存儲與歸檔

　　存儲要求：文件應(yīng)存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　歸檔管理：已審批的文件應(yīng)及時歸檔，歸檔文件應(yīng)分類清晰，便于檢索。

　　五、文件查閱與借閱

　　查閱權(quán)限：根據(jù)工作需要和文件密級，設(shè)定文件的'查閱權(quán)限，確保信息安全。

　　借閱管理：借閱文件需辦理借閱手續(xù)，明確借閱時間、用途和歸還日期，借閱期間應(yīng)妥善保管文件。

　　六、文件修改與廢止

　　修改流程：文件如需修改，應(yīng)由原起草人或指定人員負(fù)責(zé)，修改后需重新審批。

　　廢止處理：廢止的文件應(yīng)及時從系統(tǒng)中刪除或標(biāo)注為廢止?fàn)顟B(tài)，防止誤用。

　　七、文件銷毀

　　銷毀條件：對于無保存價值的文件，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，可進(jìn)行銷毀處理。

　　銷毀方式：文件銷毀應(yīng)采用物理銷毀或數(shù)據(jù)擦除等方式，確保文件無法恢復(fù)。

　　八、責(zé)任與監(jiān)督

　　責(zé)任分工：各部門應(yīng)明確文件管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理。

　　監(jiān)督檢查：公司應(yīng)定期對文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

　　九、附則

　　制度修訂：本制度由公司行政管理部門負(fù)責(zé)修訂和解釋。

　　生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。

　　通過實(shí)施本文件記錄管理制度，公司將進(jìn)一步提升文件管理的規(guī)范性和效率，為公司的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。

　　文件記錄管理制度 8

　　為加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，確保文件記錄的規(guī)范性和安全性，提升工作效率與信息管理水平，特制定以下管理制度。

　　一、總則

　　適用范圍：本制度適用于公司所有部門及員工，涉及各類文件（包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等）的記錄與管理。

　　基本原則：堅持信息的真實(shí)性、完整性、可讀性、安全性原則，實(shí)行統(tǒng)一分類、分級管理、定期歸檔、便捷檢索的管理模式。

　　二、文件生成與傳遞

　　文件編制：文件編寫應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，符合公司規(guī)范，明確文件標(biāo)題、編號、日期、編制人、審核人等信息。

　　審批流程：重要文件需經(jīng)過相應(yīng)層級審批后方可發(fā)布，確保文件內(nèi)容的合法性和準(zhǔn)確性。

　　傳遞方式：公司內(nèi)部文件傳遞應(yīng)通過指定渠道進(jìn)行，確保信息傳遞的安全性和時效性。對于敏感信息，應(yīng)采取加密或限制訪問等措施。

　　三、文件存儲

　　存儲要求：紙質(zhì)文件應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲害的專用文件柜中；電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或云存儲平臺上，并定期進(jìn)行備份。

　　分類管理：根據(jù)文件的重要性和保密等級進(jìn)行分類存儲，便于管理和檢索。

　　權(quán)限設(shè)置：電子文件應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查看和修改。

　　四、文件利用

　　借閱管理：文件的借閱需進(jìn)行登記，明確借閱人、借閱時間、歸還時間等信息，確保文件不被遺失或泄露。

　　復(fù)制與分發(fā)：文件的復(fù)制和分發(fā)需經(jīng)過審批，并記錄分發(fā)范圍和數(shù)量，防止信息外泄。

　　版本控制：對于需要修訂的文件，應(yīng)建立版本控制機(jī)制，確保使用的是最新版本。

　　五、文件銷毀

　　銷毀條件：對于無需繼續(xù)保存的文件，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保信息不被非法利用。

　　銷毀方式：紙質(zhì)文件可采用碎紙機(jī)銷毀或焚燒等方式；電子文件應(yīng)確保從存儲介質(zhì)中徹底刪除，并驗證刪除效果。

　　銷毀記錄：文件銷毀應(yīng)記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀人等信息，以備查閱。

　　六、監(jiān)督與考核

　　監(jiān)督檢查：公司定期對各部門的文件記錄管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

　　責(zé)任追究：對于違反本管理制度的行為，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。

　　培訓(xùn)與教育：公司應(yīng)定期組織文件記錄管理相關(guān)培訓(xùn)，提高員工的.文件記錄管理意識和能力。

　　七、附則

　　解釋權(quán)：本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有。

　　修訂與廢止：本制度將根據(jù)公司實(shí)際情況和法律法規(guī)的變化進(jìn)行適時修訂或廢止。

　　通過上述管理制度的實(shí)施，公司旨在構(gòu)建一個高效、安全、有序的文件記錄管理體系，為公司的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。

　　文件記錄管理制度 9

　　為規(guī)范學(xué)校各類文件資料的記錄、存儲、使用和保管流程，確保信息的完整性和安全性，提升工作效率與管理水平，特制定以下管理制度。

　　第一章 總則

　　適用范圍：本制度適用于全校各部門及教職工在教育教學(xué)、行政管理、科研活動等過程中產(chǎn)生的所有紙質(zhì)及電子文件的記錄與管理。

　　基本原則：

　　準(zhǔn)確性：確保文件內(nèi)容真實(shí)無誤，記錄清晰。

　　完整性：文件應(yīng)齊全完整，包括正文、附件、審批記錄等。

　　時效性：文件處理要及時，避免延誤。

　　保密性：對涉及學(xué)校機(jī)密或個人隱私的文件，應(yīng)采取必要的保密措施。

　　第二章 文件分類與編碼

　　文件分類：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，將文件分為教學(xué)文件、行政文件、科研文件、財務(wù)文件、人事檔案等類別。

　　文件編碼：每份文件需有唯一編碼，編碼規(guī)則應(yīng)包含文件類型、年度、序列號等信息，便于檢索和歸檔。

　　第三章 文件記錄與存儲

　　記錄要求：

　　紙質(zhì)文件應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)格式，字跡清晰，簽字蓋章齊全。

　　電子文件應(yīng)采用學(xué)校規(guī)定的文件格式存儲，確保可讀性和兼容性。

　　存儲方式：

　　紙質(zhì)文件應(yīng)存放在指定檔案室或文件柜中，分類存放，標(biāo)簽明確。

　　電子文件應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或云存儲平臺上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　第四章 文件使用與借閱

　　使用權(quán)限：根據(jù)文件密級和工作需要，設(shè)定不同的訪問權(quán)限。教職工需按權(quán)限查閱和使用文件。

　　借閱流程：

　　借閱紙質(zhì)文件需填寫借閱單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱，并按時歸還。

　　電子文件借閱需通過內(nèi)部系統(tǒng)申請，審批通過后，在線查閱或下載。

　　第五章 文件保管與銷毀

　　保管期限：根據(jù)文件的'重要程度和法律要求，設(shè)定不同的保管期限。到期文件需進(jìn)行鑒定，決定是否續(xù)存或銷毀。

　　銷毀程序：銷毀文件需經(jīng)主管部門審批，確保無遺漏和誤毀。紙質(zhì)文件應(yīng)粉碎處理，電子文件應(yīng)從存儲介質(zhì)中徹底刪除。

　　第六章 監(jiān)督與考核

　　監(jiān)督機(jī)制：學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況，定期組織檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

　　考核與獎懲：將文件記錄管理納入教職工績效考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的給予表彰，對違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重給予批評教育或紀(jì)律處分。

　　第七章 附則

　　制度修訂：本制度由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂，根據(jù)實(shí)際需要適時調(diào)整。

　　生效日期：本制度自發(fā)布之日起生效，全校師生員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。

　　通過上述管理制度的實(shí)施，期望能夠全面提升學(xué)校文件管理的規(guī)范性和效率，為學(xué)校的持續(xù)健康發(fā)展提供有力支持。

　　文件記錄管理制度 10

　　1、目的

　　為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責(zé)

　　2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié)；

　　3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；

　　3.3平行文:信函，會議紀(jì)要。

　　4、文件格式

　　4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的.名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；

　　5、文號

　　5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募�進(jìn)行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

　　5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　6、用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；

　　6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對審核。

　　7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

　　7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

　　8、相關(guān)文檔

　　8.1文號編碼規(guī)則

　　8.2《文件編號使用登記表》

　　8.3《對外發(fā)文登記表》

　　8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》

　　8.5《收文登記表》

　　8.6《文件處理單》

　　8.7《傳閱單》

　　8.8《用印登記表》

　　8.9對外發(fā)文格式

　　8.10對內(nèi)發(fā)文格式

　　8.11報告總結(jié)格式

　　8.12會議紀(jì)要格式

　　8.13會議記錄格式

　　9、修訂及實(shí)施

　　9.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。

　　9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

　　9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。

　　文件記錄管理制度 11

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案管理員的職責(zé)：

　　1.貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴(yán)格遵守《檔案管理法》。

　　2.積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動。

　　3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高檔案管理水平。

　　4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。

　　5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。

　　6.保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　四、檔案的借閱

　　1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時，由部門經(jīng)理核批。

　　2.公司檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。

　　3.檔案借閱者必須做到：

　　①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　五、檔案的銷毀

　　1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的.檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　文件記錄管理制度 12

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　文件管理制度

　　1）開發(fā)計劃階段：方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

　　2）開發(fā)設(shè)計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

　　3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4）產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范文件管理制度

　　認(rèn)真進(jìn)行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的.文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

　　3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

　　2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其文件管理制度

　　中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫《設(shè)計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

　　文件管理制度

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、責(zé)任追究

　　各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

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