會議報告的基本格式

會議報告的基本格式

　　一、會議報告的性質

　　（一）會議報告的概念

　　會議報告，是在重要會議和群眾集會上，主要領導人或相關代表人物發表的指導性講話。它是一種書面文字材料，又是會議文件的重要組成部分和貫徹會議精神的依據，還是供查閱的歷史資料。它包括政治報告、工作報告、動員報告、總結報告、典型發言、開幕詞、閉幕詞等。會議報告具有宣傳、鼓動、教育作用。這些作用是通過報告人的報告和聽眾的接受來實現的。因而，有時為了讓更多的人知道報告內容，廣播電臺、電視臺可進行現場轉播，報刊也可登載。如黨的時期大報告。

　　（二）會議報告的特點

　　1．理論性和邏輯性。會議報告是領導人在大型會議上或重要場合作的有關政治、經濟、文化和局勢等方面的報告，是以領導或領導代表的身份站在決策集團角度上所發表的講話。它在廣泛深入調研、充分占有材料的基礎上，縱覽全局，找準焦點，圍繞實際工作中出現的問題，尤其是那些迫切需要解決的，帶有普遍性的，人民群眾最關心、最直接、最現實利益問題進行透徹分析，細致研究，從而抓住問題的關鍵，對癥下藥，達到推動各項工作健康發展的目的。所以，在分析研究中，它必須依據有關方針政策，結合實際地對所提建議、對策、問題等進行認真研究，反復推敲，從理論和實際的結合上把握哪些是最有價值、最需要解決的問題，它充分考慮所提意見的針對性、正確性、合理性、可靠性，使意見和措施能真正有助于解決實際問題。因而，會議報告既注重事實分析，又必須從理論的高度上進行歸納概括，進而指導實踐，有較強的理論性和邏輯性。

　　2．雙向性和交流性。會議報告依據講話稿直面聽眾公開發表講話，具有直接性、當眾性、范圍廣、影響大的特點，在領導活動中具有特殊的地位和作用。正是由于這種面對面的宣講傳播形式，就使主體和客體之間在時間、空間上的結合比較緊密，“報告”的成功與否，不決定于形式，即過程的結束，很大程度取決于主體對客體的“磁性”交流強度，即吸引力的大小。這種報告的吸引力既決定于報告的文采或領導的演講口才，又決定于聽眾是否接受。而且更關鍵的還取決于報告內容是否為受眾認可，是否反映了實際情況。所以，會議報告實際上是一種在時間、空間上獲得統一的、由報告主體和受眾客體雙向結合的交流形式。

　　3．切實性和針對性。會議報告的核心，是對實際問題的分析和解決。它一般要總結成績經驗、說明現狀和存在問題，部署工作，規劃未來等。它要求在分析的基礎上提出解決問題的意見或對策，具有很強的針對性，應在實際工作中行得通，推得開，能夠保證得以貫徹執行。部署任務和要求，內容要切實具體，易于操作。尤其在當前的市場經濟條件下，領導需要更多的時間來進行重大決策，制定具體操作方案，若沒有調查，沒有研究，沒有分析，講一些不著邊際的空話，報告內容與群眾切身利益無關，聽不到所講的要領，就沒有人愿意聽這樣的報告，那么，報告也就形同一紙空文。

　　4、集中性和靈活性。集中性指會議報告稿應該緊緊圍繞會議的主題。有些材料雖然很好，但是只要是脫離會議宗旨，與會議無關，就應該堅決刪除。靈活性指形式上無固定的格式和要求。領導的講話，內容可長可短，可以全面論述，也可以就其中一點發表自己的看法。

　　5、通俗性和清晰性。指語言要適合聽眾的水平，容易為聽眾理解和接受。因為會議報告主要靠口頭語言來傳達，報告聲過即逝，具有“一次性”的特點，聽眾不能像看文章那樣，看不懂再翻過來看一遍，而必須當場聽清聽懂。

　　（三）會議報告的種類

　　1．政治報告。它是領導機關為實現一定歷史時期的政治目標而作的路線、方針、政策方面的報告。政治報告多由領導機關的主要負責人作。如時期大報告。

　　2．工作報告。它是以經濟建設、科學文化、教育衛生等工作為主要內容的報告。如國務院總理的《政府工作報告》、各省、市、州、縣政府主要負責人向同級人民代表大會所作的工作報告，以及各系統各單位領導就所屬范圍的工作向下級單位和人民群眾所作的工作報告等。

　　3．動員報告。是動員有關人員去完成某專項工作或突擊任務的報告。動員的目的，是使他們提高認識，明確任務，增強信心，圓滿完成任務。如學習宣傳貫徹時期大精神動員報告。

　　4．總結報告。包括在會上作的工作總結報告和會議總結報告兩類。工作總結報告是對前一段工作進行總結的報告。總結報告與工作報告的區別是，工作報告雖然也有回顧前段工作的內容，但非常簡要，重點放到今后的任務上。而總結報告的重點是回顧前段工作從中得出帶有指導意義的經驗與教訓。會議總結報告是在會議結束時，對會議的整個情況進行總結的報告。

　　5．典型發言。是指在表彰大會或經驗交流會上，先進單位、部門的代表或先進個人，報告本單位、部門或個人的先進事跡、工作經驗的發言。這類報告有時由單位、部門領導發言，有時由單位代表或個人發言。

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　　6．開幕詞。是較重要的會議開幕時，大會主持人或主要領導人作的帶有方向性、指導性的重要講話。它是大會的序曲，一般要闡明大會的意義和要達到的目的，并預祝會議成功。有的書稱主持詞。

　　7．閉幕詞。是較重要的會議結束時，有關領導人的致詞，通常是對大會議程和會議中所解決的問題進行評估和總結。它是大會的結束語，是大會議程的一個組成部分。

　　二、會議報告的格式和寫法

　　（一）會議報告的基本格式和寫法

　　會議報告一般由標題、稱謂、開頭、主體、結尾五個部分構成。

　　1、標題。寫法有兩種。一種是直接寫成“X X X同志在X X X工作會議上的報告”的形式。另一種是不出現報告人的姓名、會議名稱和“報告”字樣，而另擬寫一體現會議主要精神的標題，如“當前的經濟形勢和今后的經濟建設方針”。標題的下行寫報告的時間，再下一行寫報告人的姓名。

　　2、稱謂。報告是面對面進行的，它有明確的報告對象，稱謂可根據報告對象的身份而定，要恰當合體。寫法大致有兩種情況：一是只寫在報告的開頭；二是除開頭的稱呼外，在報告的進程中適當穿插使用，作用是提示聽眾注意。每次稱呼的出現，都標志著講話進入了一個新層次。

　　3、開頭。會議報告開頭的寫法多種多樣：有的開門見山，揭示題旨；有的提出問題，巧設懸念；有的交代背景，介紹情況；有的講述一個故事，吸引聽眾。不管采用哪種寫法，總的要求是要開門見山，接觸正題，提出全文的中心論點或主要議題，說明報告的意圖，以便聽眾抓住要領，并造成一種氣氛，控制住聽眾的情緒，使他們全神貫注地聽取報告。如：云南省第八次黨代會報告就是開門見山，開始就把報告的主旨明確地點了出來，吸引住聽眾的注意力。時期大報告亦如此。

　　4、主體。是報告的主要內容的集中表述，它決定著一篇報告的成敗。報告主體，要緊扣論題或主旨，展開分析論述。既要有深刻的理論分析，又要有典型的例證，從各個方面，多種角度，透辟地闡明報告的主題。

　　報告主體部分的結構形式主要有三種：

　　（1）遞進式。即層層深入地講述。其特點是各層都以前邊一層的意思為論述的基礎，各層之間形成步步深入、層層遞進的邏輯關系。

　　（2）并列式（有書稱條陳式）。即從幾個方面來闡述。其特點是對報告主旨所包含的幾項主要內容，分別進行闡述。幾個層次之間的關系是并列的，它們分別從不同的方面來論證報告主旨。但并列式結構，并不是隨意羅列，各層意思誰先誰后，也有一定的依據：或按性質的強弱，或按問題的主次，或按時間的先后等等。

　　（3）對比式。把兩種不同意見、不同方面的情況對照起來加以闡述。在實踐中，以其中的一種形式為主，兩三種結構形式結合使用，也是長篇報告經常采用的結構形式。但是，不管采取哪種結構，都必須集中于一個中心、一個主旨講深講透。這樣，才能使聽眾得到一個完整、清晰、深刻的印象。

　　5、結尾。即報告的結束語。這部分從內容上看要注意兩點：一是總括全文，作個小結，歸納全篇內容，并作出肯定性結論。在字面上不是簡單重復，而應是中心論點的確立或主題的深化，使聽眾對全部報告內容有清晰、完整、深刻的認識和理解，留下鮮明、難忘的印象。二是要有鼓動性和號召力，使聽眾感到有信心，有力量，充滿希望。在表現形式上，有的可以寫得余味無窮，給聽眾以啟示；有的充滿戰斗的激情，給人以鼓舞；有的喊口號，提希望，發號令，提建議。如毛澤東同志《為建設一個偉大的社會主義國家而奮斗》的結尾：“我們的目的一定要達到。我們的目的一定能夠達到。”總之，報告的結尾寫法多種多樣，但無論采用什么形式結尾，都必須以簡短有力的語句，總括報告的主旨，發出有力的號召，用堅定、充滿信心的語言，振奮與會者的精神，提出希望，發出號召，有的最后還要寫一句“我的報告完了。謝謝！”

　　（二）各種會議報告的格式和寫法

　　1．政治報告。政治報告的格式和寫法與會議報告基本一致。需要注意的是：

　　（1）選題要單純集中，要有現實的針對性；

　　（2）論述要深刻有力，要從理論高度回答現實中的具體問題；

　　（3）不但要使聽眾懂得道理，尤其要讓人們知道應當怎么辦。

　　2．工作報告。工作報告的正文一般分為三個部分：第一部分，回顧前階段工作情況，包括主要成績、基本經驗、存在的主要問題；第二部分，提出今后的工作任務，以及完成任務所采取的措施。在寫法上，一般是先有一段總括概述，使人們對所要完成的任務獲得一個總的概念，明確總的奮斗目標，然后再分項闡述具體任務。分項闡述具體任務時，必須依從總的奮斗目標，使各項具體任務為實現總的奮斗目標服務。在外部形式上，既可采用小標題，也可采用序碼分條。為保證任務圓滿完成的措施、辦法的寫法也是如此；第三部分，著重寫加強領導，發出號召，為完成新的工作任務而團結奮斗的內容。

　　3．動員報告。動員報告具有鼓動性、時機性以及與之相適應的措施的具體性的特點。這就決定了它的正文結構雖然與其他種類的報告有某些共同之處，但也有其特殊性。動員報告的正文一般由三個部分構成：第一部分，分析形勢，提高認識。這是動員報告的重點。因為只有群眾認清了形勢，提高了認識，完成任務才有可靠的思想保證。當然，這里所說的分析形勢，并不是漫無邊際地去分析國際國內政治、經濟形勢，而是要緊扣所要完成任務所面臨的形勢作分析。第二部分，布置任務，提出措施。措施要具體、得力、具有可操作性。第三部分，加強領導，抓緊抓好。（略）

　　4．總結報告。總結報告有兩種類型：

　　（1）工作總結報告。主要是對某一階段重要工作的總結。這種報告的結構形式是：開頭，應交代清楚報告單位、工作屬性、時間范圍、工作內容；主體，主要寫工作概況、基本經驗；結尾，今后工作的意見。

　　（2）會議總結報告。是對整個會議工作的總結。一般要寫明會議基本情況（會議精神和與會者的表現）、會議的收獲與不足（最好是分條列出）、對會后工作的意見（提出具體實施會議主題的意見）。會議總結報告應從會中領導人講話、工作報告、典型發言、討論意見中，概括總結出幾個重要問題和主要精神，加以強調說明，使與會者對會議的主要問題和主要精神的認識更加明確統一，更加深刻。會議總結報告要寫得重點突出，語言精練，結論明確，內容具體，措施得力，切實可行。

　　5．典型發言。各種典型發言雖然內容、角度有所不同，但寫法大體是一致的。其正文主要由三個部分構成：第一部分，介紹基本情況；第二部分，主要事跡和經驗體會；第三部分，表示決心和態度。典型發言要求觀點鮮明，條理清晰，內容真實，語言樸素生動。

　　6．開幕詞（主持詞）。開幕詞的寫法，雖然沒有嚴格的程式，但其結構也有大致要求：開頭，說明此次會議的名稱，并宣布大會隆重開幕。主體，簡要說明當前面臨的形勢和主要任務，簡述本次大會的主要議程和要達到的目的；闡明會后的路線、方針、政策；完成大會確定的任務，必須依靠和團結各方面的力量。結尾，用簡短而帶鼓動性的話語作結束，并預祝大會圓滿成功。開幕詞的起草人必須把握大會宗旨，把文章盡量寫得簡潔明了些。

　　7．閉幕詞。閉幕詞的基本格式是：開頭，用一段簡短的文字，說明會議在什么情況下圓滿結束；主體，對會議情況作簡要概述與評價，重點闡述大會解決的重要問題、主要收獲及其意義；結尾，提出要求和希望，發出號召，并鄭重宣布大會勝利閉幕。擬寫閉幕詞，應做到結構嚴謹，過渡自然，語言簡潔，富有鼓動性和號召力。

　　三、報告稿擬寫的一般程序

　　報告稿擬寫是一個由多種層次的工作人員共同參與的工作過程。受報告稿形成規律的制約，這一工作過程由若干密切相關、緊密互連的具體工作步驟構成。每一工作步驟都具有特定的具體內容和特定的功能。這些工作步驟的總體，就是報告稿擬寫的一般程序。擬稿人正確認識并認真遵循這一程序，是提高報告質量并使其產生最大的效用所必需的。報告稿寫作的一般程序分為：準備、占有材料、確立主題、擬寫提綱、草擬報告稿、修改報告稿、審定報告稿七個階段。

　　（一）準備：明確報告稿的目的與要求

　　報告稿目的與要求不僅決定著主題的確立、材料的取舍，而且決定著表達方式的確定與文體的選擇。離開了目的與要求，主題的確立，材料的取舍就失去了依據；表達方式與文種的選擇也失去了意義；報告稿自身也就喪失了存在的價值。目的與要求要用簡練而明確的語言在報告稿中直接加以表達，明確目的與要求，不僅僅要求撰稿人對這些目的和要求心領神會，同時，還包括對其進行系統、周密的整理，以備“言傳”。

　　（二）占有材料

　　所謂占有材料，就是指擬稿人根據擬寫報告稿的目的與需要，從各個方面搜集、攝取，最后寫入報告稿中的一系列事實現象或理論依據。

　　材料在報告稿擬寫中占有重要地位。材料是確立主題的基礎，同時又是在報告稿中表現主題的支柱，一些主要旨在反映客觀實際情況的報告稿絕大部分乃至全部內容就是由經過系統整理的材料構成的。

　　作為一種思想或觀念的報告稿，其主題是由單位、部門領導授意給擬稿人的，但它的形成需要一個對客觀事實或有關理論觀點做出概括加工的過程，而擬稿人對領導授意的正確理解和進一步確定化，也必須以充分了解有關事實或理論觀點作為前提條件。在這個意義上，材料是確立主題的基礎，失去這個基礎就不會有主題的確立，至少主題的合理性、正確性和有效性可能會失去保障。占有材料就是指擬稿人在廣泛收集材料的基礎上，經過認真的篩選，獲得有用材料的過程。因此，收集材料是充分占有材料的基礎，收集材料，要力求“多得”。所謂“多得”，就是在收集材料過程中，對各種類型的材料要全面搜集，即要：

　　不分古今。既要歷史材料，又要現實材料。因為前者可供了解事物的來龍去脈，有助于把握事物發展規律和線索；后者則對解決眼前問題有直接針對性或直接應用性。

　　不分正反。既要正面材料，又要反面材料。因為前者有助于從正面說明情況，講清道理，以先進經驗、典型事例指導工作；后者則是克服偏離正確方向，采取有效控制措施的根據。

　　不分粗細。既要概括的、反映全面的材料，又要具體的、反映局部甚至是細節的材料。因為這兩部分相輔相成，最便于使人們認識事物的全貌。

　　要想做到“多得”，必須掌握材料的來源。

　　報告稿擬寫所需要材料的來源是多方面的。一是保存在機關文件室、檔案室、情報資料室、圖書室等部門的有關文件、檔案、圖書、報刊、情報資料等；二是擬稿人親自動手經有目的、有計劃、有針對性的實際調查獲得的第一手調查研究資料。其中，來自第一方面的材料量最大，范圍最廣，種類最多，但可靠程度不盡相同，有些只有參考價值。來自第二方面的材料，量不大，范圍特定，但可靠性強，針對性也較強。在實際收集材料的過程中，應充分綜合利用這些材料來源，不可偏廢。

　　要對材料進行篩選。對收集來的各種材料進行辨別，選取其中可供使用的部分。篩選材料的主要原則是服從擬寫報告稿目的和表現主題的需要。與報告稿目的和表現主題有關，并能有力地說明、突出主題者，就要保留；相反，和報告稿目的、表現主題無關，無助于說明、突出主題的，就要舍去。經過篩選被選取的材料還應具有真實準確性、典型性和現實有效性。

　　要把握材料的真實性、準確性。材料本身是對確有其事的事實現象和理論依據確鑿的反映，不容許有虛假的成分，因為報告稿中的材料常成為聽報告者開展工作活動、處理具體事物的依據，稍有虛假，輕則使報告稿失去說服力，使聽報告者不能正確理解報告主題，重則會直接導致工作失誤乃至失敗。

　　要掌握鑒別材料的科學方法。如分析法，可以通過對材料中的有關情況及其敘述方法進行邏輯分析，從有違矛盾律（前后自相矛盾）、有悖情理和對關鍵部分籠統含糊的表述中發現問題。對比法也能在對反映同一情況的多種材料的對比中找出疑點。當然，通過親自調查去核實材料中的記載，更是辨別真偽的有效途徑。在實際鑒別工作中，分析、對比、調查等方法往往需要結合運用。

　　要注意材料的典型性。典型，是指材料能深刻反映事物本質，具有廣泛的代表性，不是個別的、偶然的“表象”，而是一般的、必然的，具有典型意義的“真相”。否則即便材料是真實的，也沒有使用價值。因為，報告稿所涉及的大都是社會事物，而社會事物往往是極其復雜的，其表現形式也是多方面的。要從這些表現中抽取一些片斷作為事物某一性質的例證，是不困難的，但如果這些片斷不代表事物的本質，不具有廣泛代表性時，它不僅沒有真正的說服力，相反會使人們迷惑不解，甚至會使受眾誤入歧途，將偶然、個別的“表象”當作事物的本質。如果據此事制定政策，難免會使工作歸于失敗。

　　要注意材料的現實有效性。材料本身應對說明、解決現實問題有實際意義，以增強報告稿的說服力。時過境遷的“陳谷子”“爛芝麻”既難以激起人們的興趣去思考，又無助于從中得出有力的結論。其結果只能是正確的主題得不到有效表現，問題的解決也自然受到妨礙。

　　（三）確立主題

　　報告稿的主題是指報告稿所要表達的主要問題和報告人的主張。主題就是報告稿的中心，處于支配地位。內容的安排、材料的選取、語言的運用都必須服從主題表現的需要。沒有主題或主題得不到鮮明正確的表現，這樣的報告稿是沒有效用的一紙空文。

　　報告稿的主題與一般文學作品的主題不盡相同。首先，文學作品的主題是隱含于作品內容中的中心思想或基本觀點，而報告稿的主題則是明白顯露直接表達出的情況、問題和作者的主張。其次，文學作品的主題的形成需要有一個“提煉”過程，即撰稿人從豐富、實際的大量材料中，“造出”或“引出”其中固有的正確“結論”，但報告稿的主題通常不是擬稿人個人提煉出來的，而是由對問題的處理已形成意見的單位、部門領導授意的。不管主題是經調查研究、分析綜合，從事實中“引出”的，還是法律、法規所規定的，報告稿的主題必需經過對工作負有法定職責的領導認可并直接或間接授意。

　　在確立主題的過程中，擬稿人需要將單位部門領導者的“授意”，化原則為具體，化分散為集中，化含糊為精確，化紛論為條理，化隱含為顯露，化疏漏為嚴密。保證主題有切實的針對性，符合實際，有助于解決實際的工作問題，并便于聽報告者正確理解和有效執行。

　　1、報告稿擬寫中確立主題的特殊性。

　　從主題的產生看，它更強調“意在筆先”。盡管報告稿主題的形成和其他文體主題的形成一樣，都是客觀現實生活的反映，都是從材料中提煉出來的，都要經過一個萌發、形成、提煉、深化的復雜過程，但它不如其他主題的確立那樣自由、靈活，不完全而且大多不是擬稿人的有感而發，它必須受領導思想的制約，有較強的客體意識。在這種情況下，擬稿人常常要根據事先擬定的主旨即寫作意圖和中心思想來組織材料。

　　從主題形成的過程來看，多數醞釀時間比較短，短的報告稿尤其如此。

　　從主題的制作方面來看，它常常是集體智慧的結晶，是群眾思維的結果，是領導、上級意圖、社會生活實際等多方面因素的融合。

　　2、對報告稿主題的要求。

　　報告稿的主題必須做到正確、鮮明、集中。

　　正確：主題必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規，必須符合客觀實際情況，能反映出客觀事物的本質規律，對工作起到積極指導作用，經得起實踐的檢驗。如果主題錯誤，就會給工作帶來損失。而要做到主題正確，就要吃透上下兩頭，掌握實際情況。

　　鮮明：主題必須十分明確而毫不含糊，贊成什么、反對什么、提倡什么、禁止什么、肯定什么、否定什么，都要非常明白地表述和交待。這正如劉熙載所說的：“凡做一篇文，其用意俱要可以一言以蔽之。”要做到鮮明，第一，主旨要有針對性地回答現實生活和實際工作中需要解決的問題，對癥下藥，有的放矢，不能只是籠統地講一般性的原則，說不著邊際的套話，大而無當；也不能遇事繞道走，環顧左右而言它，不接觸實際問題。第二，主題要清晰明確，對其內容的解釋必須是惟一的而不是模棱兩可的，表達主題的語言必須是確定的而不是模糊的，否則會使人不得要領，無所適從。第三，主題要有完整性。報告稿是為了提出問題、分析問題、解決問題的，主題不能只提出問題而不解決問題，不能“話到嘴邊留半句”，含而不露，言已完而意未盡，讓聽報告者去揣度。

　　集中：報告稿一般要求內容集中，其主題更要集中，不可多中心，“意多亂文”。只有主題集中，報告稿才能寫得深刻，重點才會更突出、鮮明，才更容易被對方理解，有關事項也更便于處理，有關規定要便于執行。面面俱到，主次不分，就會影響報告稿的表達效果及其實際執行效果。要做到集中，第一，要目標始終如一，不能下筆千言，離題萬里；第二，要注意在內容完整的基礎上集中，要統觀全局，高層次確立主題。

　　3、報告稿主題的表現。一是題目明旨。在報告稿題目中概括點明文章主旨。以極簡練的詞語概括指出了報告稿主題。時期大報告題目即是。二是開門明旨。這是主要方式，正文開頭一段中標出主題句，使讀者一目了然。三是篇末點題。在報告稿結尾一語道破，開頭揭示文章內容重點及方向，結尾亮底，點明主題。四是片言居要。在報告稿中間內容重大轉折之處揭示主題，同時起到承上啟下的過渡聯系作用。五是一線貫通。主題分散于報告稿各個部分的小標題、小觀點中，起到穿針引線的作用。

　　（四）擬寫提綱

　　提綱是報告稿結構的藍圖,有了提綱就可以將結構安排的結果“固定”下來，在擬寫報告稿時就能有所遵循，做到胸有成竹，順理成章，不僅能節省時間，而且能避免“十步九回頭”，避免出現“閑筆”和思路上的紊亂，保證報告稿思路順暢，結構嚴謹。為此，擬稿人在撰寫報告稿時，除篇幅很短、結構非常簡單的可以用打“腹稿”形式確定結構安排的結果外，大多數情況下都需要將結構安排見諸文字，擬制出提綱。

　　根據報告稿篇幅長短、結構繁簡、內容多寡的不同，提綱可粗可細。粗的可以只描述總體輪廓，擬出報告稿標題，確定總的要素構成并排列次序；細的則還應將如下一些部分也包括其中，如：怎樣劃分段落，怎樣過渡，怎樣照應，怎樣開頭和結尾，在哪里使用哪些具體材料，哪些地方需詳盡些，哪些地方應概略些，報告目的和要求以及主題應在哪里點明或再次強調等。

　　在擬寫提綱的過程中，應高度重視對報告稿標題的撰擬。因為標題不僅是報告稿的名稱，而且是“綱”中之“綱”，它往往直接揭示報告稿的主題，也可以直接或間接反映報告的目的或要求。擬寫提綱時，不重視標題，不對其結構完整與否、貼切與否、詳略得當與否、準確與否作出認真的審定，往往是形成報告稿離題、跑題甚至失效或降低效用的原因之一。為此，擬寫標題時必須注意：一是結構要完整。二是語意要確切。三是文字應簡練、醒目。

　　（五）草擬報告稿（略）

　　提綱完成之后，要送領導審定，經同意后就可以按其所規定的內容和次序，草擬報告稿了。

　　（六）修改核查報告稿

　　修改潤色是報告稿擬寫過程中一個十分重要的環節，因為擬稿人在寫作過程中考慮不周、有所疏漏，總是難免的。正是從這個意義上，有人講，好報告稿幾乎都是反反復復“改”出來的，而不是“寫”出來的。

　　報告稿需要作反復的修改，因為修改對提高報告稿的質量有重要影響。修改工作實際上是打磨報告稿質量的創造性活動。在實踐中，即使是篇幅簡短的報告稿，由擬稿人一揮而就，就不做任何增、刪、改、調是不多見的。原因很簡單，報告稿中一字一句所能產生的實際效用，需要擬稿人精益求精，不能有一點一滴的疏漏，否則就有可能產生與報告者愿望完全相反的嚴重后果。同時，報告稿與一般文章不同，寫一般文章是作者表達自己的意志愿望，撰擬報告稿則是在代單位、部門表達意志愿望，不僅有一個“詞能達意”的問題，同時，還有一個“意（自己的理解及建立在這種理解基礎上表達出來的意愿）能達意（單位的真正意愿）”的問題。因此，報告稿更容易出現疏漏，比一般文章更需要修改，修改的量及難度也更大。實際上，許多報告稿要經過幾次、十幾次甚至幾十次反復的認真修改。

　　報告稿的修改，往往是一種集體行為。不僅擬稿人要參加，而且與之有關的單位、部門負責人以及其他工作人員，甚至下屬單位的有關人員都要參與其間。而且報告稿越重要，涉及面越寬，參加修改的人員成分越具多樣性，人數也越多。集體修改的具體形式，一種是由大家依次分別提出書面修改意見；一種是集體討論，共同對報告稿作全面核查，找出錯漏，加以修訂補充。在對重要報告稿的修改實踐中，這兩種形式往往是交替使用的。

　　修改中，要堅持全面核查的原則。就是要以國家法律、法規（包括公文寫作與處理方面的）、政策規定以及領導的“授意”和通用的語言規則為依據，逐字逐句地對報告稿作認真細致的檢查衡量，找出從內容（主題、目的要求、對事實情況的反映、主張、數據等）到形式（文體、結構、格式、語言表達等）中的所有疏漏。核查的重點主要在：主題是否正確；對事實的反映是否客觀真切；主張是否合法；政策界限是否清楚；措施是否落實，是否切實可行；與上級、平級單位、部門，自己單位、部門的其他規定，以及上下文之間是否存在矛盾抵觸；報告目的、報告要求是否明確；結構是否完整、嚴謹；格式是否正確、合乎規范；材料的運用是否合理、其詳略是否得當；語句是否通順、簡練、嚴密，是否符合語法邏輯等。

　　對于核查中發現的問題要依次以增、刪、改、調等方式，糾正或彌補。

　　“增”就是增加、補充。報告稿內容、形式中的一切殘缺、間隙、遺漏均須增補。如增補主張，使之完善可行；增補材料使報告稿更具說服力；增補字句，使文句更加嚴謹周密，合乎語法邏輯；增補要素使報告稿結構更加完整。

　　“刪”，就是抹去。凡不合需要，無助于報告目的、要求的材料、主張、文句都在刪除之列。如與主題無關的多余的材料、超越職權范圍的主張、可有可無的字詞句或段落等等。有時限于篇幅，還要“割愛”。

　　“改”，就是變更。報告稿中一切不正確、不嚴謹、不全面、不貼切的地方，都需要變更為正確的、嚴謹的、妥帖的說法。

　　“調”，就是調整。即在既有內容與形式范圍內所作的調節。如調整正文各要素的排序，調換字、詞、句的位置等。

　　在核查并糾正、彌補了各種錯漏之后，還需要從進一步提高表達效果的角度，對報告稿加以完善。如進一步充實內容，調整正文的結構，對文字做更深入精細的推敲、錘煉等，達到“錦上添花”、使報告稿能產生更大的效用的目的。

　　在修改文稿過程中應注意如下幾個問題：

　　首先，由于修改活動常為一種集體行為，因此，也常會產生不盡相同甚至完全不同的修改意見。這時，若為重大分歧，應以集體決議為最終修改依據；若為一般性分歧，可請主管領導定奪。

　　其次，擬稿人在修改文稿過程中應正確使用各種修改符號。

　　最后，修改后的報告稿文面必須整潔，符合報告稿書寫規范的要求。

　　（七）審定報告稿

　　報告稿的審定一般送交單位、部門或組織的負責人。從一定意義上說，它是修改工作的延續。

　　四、會議報告寫作的注意事項

　　（一）要吃透兩頭。即吃透上頭，摸清下頭。“吃透上頭”就是要深刻領會黨和政府的方針、政策和上級的指示。這是基層單位工作的指導思想和基本依據。要寫出有思想性、理論性，對本部門、本單位有指導意義的報告，必須反復學習、理解消化上級的指導示精神。上級的指示，尤其是中央、省、市黨和政府部門的指示，更帶有普遍的指導意義。只有把中央或上級的指示與本部門、本單位的實際情況結合起來，才能提出貫徹執行指示精神的具體意見和方法。“摸清下頭”就是深入基層，調查研究，全面具體地掌握情況。領導干部作報告、講話的原材料來自廣大群眾的實踐。對自己周圍的工作情況，群眾的呼聲和要求及現實生活中出現的新情況、新問題，及時地調查、分析，這是提高報告稿質量的基礎性工作。一篇帶有指導性的會議報告，總的是要提出問題、分析問題、解決問題，這就要求擬稿者要親自下去了解有關問題，掌握基層的實際情況，然后把得到的原材料，經過領導機構的集體討論和自己的認真分析，按照上級解決這些問題的指示精神，形成系統的條理性的意見。在此基礎上才能動手起草會議報告。

　　（二）要實事求是。報告中無論是對過去工作的概括總結，還是提出今后要完成的任務，都要堅持實事求是的原則。對成績不夸大，不遺漏，不無中生有，對缺點不掩蓋。提出的措施、辦法，要切實可行。

　　（三）要有針對性。會議報告是講給聽眾聽的，因此，起草報告，首先要明確報告的內容，了解聽眾的情況。尤其要了解聽眾的思想狀況、文化水平、職業特點，了解他們的心理、愿望和要求，以便決定講什么內容，怎樣講，從而做到有的放矢，解決實際問題。

　　（四）要重點突出。報告的觀點要鮮明，重點要突出，以便聽眾把握報告的要領，給他們留下鮮明深刻的印象。

　　（五）要闡述深刻。作報告，要做到充分地說明主旨，就必須從理論和事實的有機結合上分析論證，深刻闡述。理論論證，一是引用，二是分析。引用：是根據論證的需要，引用馬克思主義的經典言論、黨和國家主要領導人的講話、黨和國家的有關方針政策，使報告主旨建立在馬克思主義基本原理和黨的方針政策的基礎上。引用要精，更重要的是要有自己的理論分析，運用馬克思主義的基本觀點和黨的方針政策，直接回答現實中出現的新問題，從而推動全面建設小康社會的不斷發展。另外，會議報告的性質，決定了它除了必要的理論闡述外，還必須以大量的典型事例、統計數字作例證，增強報告的說服力。這就要求選例必須真實典型，富于雄辯性。分析：就是利用理論觀點、事實材料等圍繞報告者所提觀點、意見進行由外到內、由表及里、由現象到本質、由感性到理性的有理、有利、有節的分析說理。

　　（六）要條理清楚。會議報告正文大多采用小標題式、序碼排列式或以段分層式結構，體現出清晰的條理。這樣，既能突出報告的內容要點，又便于聽眾抓住報告要領。這就要求報告的各層之間，要有嚴密的邏輯性。這種嚴密的邏輯性，主要表現在三個方面：（1）各層意思不能重復。報告正文一般都有多個層次，每個層次都有相對的獨立性，絕不能上個層次的意思與下個層次的意思基本相同或部分相同。（2）各層意思不能矛盾。各層意思都應是在中心論點統帥下的不同層面，每個層面都應是從某方面說明中心論點的，不允許與中心論點相抵觸。（3）各層意思逐步深化。每一層意思都是前一層意思的深入，表現出一種由分析到綜合、由現象到本質、由淺層到深層的邏輯推進。

　　（七）要傾注感情。會議報告要靠生動形象的語言，真摯深厚的感情，才能吸引聽眾，感染聽眾，才具有鼓動性。因此，會議報告要把敘事、說理、議論和抒情有機地結合起來。語言要力求口語化、大眾化，既樸實無華，又生動形象。對整篇報告來說，往往既有概括簡要的情況敘述，又有精辟深刻的議論說明；既有冷靜中肯的理性分析，又有飽含激情的鼓動激勵。這樣，才能使聽眾聽完報告后，既明白了事理，又受到了感奮，從面增強信心和力量。

　　五、報告稿擬寫常見的問題

　　（一）篇幅冗長

　　1．長篇大論，言之無物。有的報告長達四五萬字，文中套話連篇。談工作，只講大道理，不講實際情況；講問題，只談原則話，不談要害處；講下步工作安排，只喊口號，缺乏具體措施。有的工作情況報告雖然文字不長，但是空話、套話成串，文中的話今年可以用，明年講也不過時，讀了以后清湯寡味。

　　2．語言繁瑣，拖泥帶水。雖然文中有些實際內容，但是一半的篇幅是羅列事實和數字，聽了看了令人頭昏腦脹。報告的語言啰嗦、乏味，套話來回說，情況反復講，生怕遺漏。文中的事實和數字舉例，從省、市、縣到鄉、村、戶，層層都有，面面俱到。這種情況在一些綜合性工作報告和年終工作報告中經常出現。

　　3．畫蛇添足，浪費筆墨。例如，某單位的一份報告長達2500多字。報告中真正有用的話不過700字，其余全是多余的話。這類現象雖不多見，但是不加以克服，很容易帶壞文風。

　　（二）內容粗糙

　　1．內容重復。這種現象在報告中時有出現，在一份報告里相同內容前后重復出現。

　　2．照抄照轉。有的領導機關和業務部門在貫徹上級的方針、政策、法律、法令時，不從本地區、本部門的實際情況出發，不進行認真的調查研究，就動手寫報告。肚里無貨而又急于求成，只好照抄照轉。有的擬稿人成條成段地抄錄上級文件，甚至連上級文件中的舉例也原封不動地抄錄，一篇8000字的報告，只有千把字是自己的話；有的邊抄邊主觀臆造，撰寫的報告稿還不如上級文件具體可行。更為嚴重的是，有的抄錄上級文件斷章取義、曲解原意，造成報告內容支離破碎，損害了報告的嚴肅性和權威性。這種照抄照轉上級文件的現象是比較嚴重的。其原因主要是：一是認識模糊，水平有限。有的擬稿人錯誤地認為，抄錄上級文件比較保險，不會犯錯誤；還有的擬稿人本想來點獨到見解，創造性地貫徹上級指示，但由于水平有限，想不出新點子好主意，寧可照抄照轉文件。二是作風懶惰，敷衍塞責。有的擬稿人思想疆化，作風懶惰，不動腦，圖省力，怕艱苦，但又要完成任務，于是只好東抄西摘，對付一下了事。三是緊跟形勢，虛以應付。

　　例如上級發來了重要通知，或要求學習重要文件和講話，或要求開展某項工作，如果本單位、部門沒有個態度，怕不好交待。為了緊跟形勢，便匆忙上陣，虛晃一槍，照抄照轉，應付了事。如若有人問及，也好說話。實踐證明，不管出于什么原因，照抄照轉是一種消極怠工。如果貫徹上級指示的報告稿沒有自己單位、部門的特點和見解，寧可不作報告，認真地按照上級的指示精神辦事就可以了。如果一時拿不出具體的貫徹意見，可以抓緊時間進行調查研究，在摸清情況的基礎上，從實際出發，提出有針對性的貫徹意見再作報告，決不能照抄照轉。

　　3．政策矛盾。有的領導機關所屬的一些業務職能部門，由于不了解其他部門的政策規定和業務情況，輕易地在報告中曲解政策，結果造成政出多門，政策矛盾，使下級單位難以執行。政策上的矛盾，不僅影響了基層的工作，而且造成了單位、部門之間的矛盾。

　　4．缺乏針對性。沒有新東西，政策不明確，措施不具體，滿篇官話，冠冕堂皇，令人看了生厭，群眾把這種公文叫做“官樣文章”。請看下面這段話：“六、改進作風，狠抓各項工作的落實。二季度工作任務很重。各級領導要努力從文山會海和瑣碎事物中解脫出來，走出會議室、辦公室。深入基層，深入群眾，調查研究，解決問題，少說空話，多辦實事，在抓早、抓緊、抓實上下功夫，真正抓出成效來。”這些話寫在報告里只能流于形式。

　　5．觀點模糊。有的報告主題思想不明確，觀點不鮮明，敘述情況若明若暗，分析問題含含糊糊，態度不明，政策界限不清，模棱兩可，無法貫徹執行。

　　6．層次不清。主要表現為三種情況：一是條款混亂，眉目不清。如有的報告稿大小條款前后位置顛倒，沒有次序；有的條目標號重復、寫法不一，在同一層次里，阿拉伯數字和漢字標號同時出現；還有的公文內容缺條少項。二是段落散亂，互不銜接。

　　有的報告稿層次并不多，但分段不準，零碎不堪，段落之間的內容游離，缺乏有機的聯系。三是級題過多，條目繁瑣。有的報告稿級題和條目成了連環套，“大一”里面存“中一”，“中一”里面有“小一”，“小一”里面還有“第一”，實在不夠用，再來個首先、其次、再其次，如同家譜、開藥鋪，應有盡有。

　　7．概念模糊，邏輯混亂。在一些報告稿中，除了篇章布局結構上的邏輯混亂以外，還經常出現思維方式上的不合邏輯的現象。就是說，在分析問題時作出不合乎事理的結論，在概念、判斷、推理上存在著不準確、不恰當的地方。（舉例另見）

　　8．文字粗糙。表現是：

　　一是搭配不當。

　　[例1]改革的成敗，關鍵在于領導要破除舊觀念。

　　[例2]我們應當勤儉節約地工作、生活。

　　例1主語部分是從“成”“敗”兩個方面說的，而謂語部分只講“破除舊觀念”一個方面，主謂搭配不當。應將“成敗”改為“成功”，或者主語部分不動，謂語部分中“要”字改為“能否”二字。例2屬于修飾語與中心語搭配不當。中心語是“工作”、“生活”，“勤儉節約”四個字不能修飾工作，只能和“生活”搭配，可改為“我們應當勤儉節約地生活，扎扎實實地工作。”

　　二是成分殘缺。

　　[例]通過整黨學習，使領導班子成員提高了思想覺悟。

　　該例是濫用介詞“通過”二字，造成了主語殘缺。如果把“通過”二字去掉，句子就沒有毛病了。如果保留“通過”二字，就應該去掉“使”字。這種主語殘缺的句子在公文中經常見到。此外，在一些公文中，殘缺賓語中心詞和漏掉必要的動詞及關聯詞語“因為”、“所以”、“雖然”、“但是”等情況也是比較多的。

　　三是詞語位置不當。

　　[例1]我們幾個局的負責同志分片包干到貧困的地區蹲點，幫助脫貧致富。

　　[例2]要教育廣大青年樹立遠大理想，把自己的青春應該獻給祖國和人民。

　　例1的“幾個”二字位置不當，很容易使人誤解為好幾個局的負責同志。實際上，聯系上下文，是一個局里的幾位負責同志。應該把“幾個”二字放在“的”字后面。例2是助動詞“應該”位置不當，如果將“應該”二字放在“把”字前邊就對了。

　　四是雜糅。

　　雜糅也叫做攙雜糅合。這種語病在公文中經常出現。

　　[例1]由于在上級的正確領導，經過全廠廣大職工的努力下，提前完成了全年計劃。

　　上例的毛病是把兩種不同的語言格式各取下半攙和在一起，造成了表述上的混亂。正常來說，這種語言格式有兩種表達方法：一是“由于……的領導（或幫助）下”這種語言格式，如果用了“由于”二字，就不必用“在”字和“下”字了。二是“在……的領導（或幫助）下”這種語言格式，可不用“由于”二字。如果把兩者攙和在一起使用，就出現了例1的毛病。

　　五是濫用省略和簡稱。

　　有的報告稿不考慮讀者對象，在報告稿中生造、濫用簡稱和省略，給聽報告人帶來很大困難。如有的報告把“農村調查長期固定觀察點”簡稱為“農調點”，這些簡稱和省略，都是不合乎公文撰寫要求的，使聽報告者費盡思索。

　　六是濫用詞語。

　　有的報告稿很不講究組詞造句。除了前面分析的不合乎文法的明顯語病外，還存在著濫用詞語的毛病，詞不達意，笑話百出。下面僅舉幾例：

　　某市委給省委的關于各項改革情況的報告中說：

　　“城市改革全面展開，……各項改革措施取得了很大進展。”

　　措施怎樣取得進展呢？令人費解。

　　七是引文不規范，數字不準確。（略）

　　六、擬稿人需具備的素質

　　（一）要有較深厚的政治理論基礎，掌握正確的思想方法。

　　會議報告是單位、組織和人民意志的表達形式，要使這種表達正確有效，有賴于擬稿人政治觀點、政治立場的正確，有賴于擬稿人形成科學的世界觀，掌握正確的思想方法，而如果不具備這種條件，就會有可能使會議報告背離正確的政治方向，出現各種政治性錯誤、思想性錯誤，造成工作中的失誤，給人民的利益帶來嚴重損失。擬稿人政治立場、政治觀點正確，形成科學世界觀和掌握正確的思想方法的重要前提，就是必須認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想和科學的發展觀，使自己有較深厚的理論基礎。缺少理論武裝，恰恰是一些報告稿出現程度不同的政治性、思想性錯誤的主要根源。

　　（二）要有高度的法律和政策意識，不斷提高政策水平。

　　報告稿可能成為法律和政策的表達形式，所以必須合乎法律和政策的規定。因此要使報告稿合法、合乎政策并產生有效的作用，擬稿人必須有高度的法律、政策意識，有較高的政策水平。必須真正了解并熟悉法律政策，并真正領會其實質，結合實際情況使之得到有效的貫徹執行。如果缺少這方面的修養，就無法避免在其擬寫的文稿中出現與法律、政策相抵觸或脫節的內容。

　　（三）要有優秀的道德品質，養成優良的工作作風。

　　報告稿雖不是擬稿人個人意志的體現，但其個人的道德品質卻對報告稿的形成構成重要影響。因為擬稿人的道德品質狀況對整個單位的工作作風影響極大，而工作作風不端正也是報告稿中出現這樣或那樣的錯誤和問題的根源。

　　作為擬稿人，應具有以下優秀的品質：

　　一是公道正派。就是要秉公辦事，不謀私利，不徇私情，不對任何人曲意奉承。這是保證報告稿姓“公”，辦公事，辦公道事的重要前提。

　　二是實事求是。就是做一切事情都從客觀存在的事實出發，不道聽途說，不弄虛作假，不妄下結論，對事實既不夸大也不縮小，能深入實際，注重調查研究。這是報告稿內容真實、準確、可靠，避免片面性和主觀隨意性的保證。

　　三是雷厲風行。就是辦事果斷、迅速，勇于負責，講求實效，不推諉敷衍，不延誤工作。這是注重報告稿時效，保證報告稿能及時迅速地發揮效用所必需的作風。

　　四是耐心細致。就是擬稿人在工作中事無巨細，處處謹慎小心、一絲不茍、細致認真切，不忽視細節，有條有理，精確妥貼。這是杜絕文件中的一切錯漏，保證表意的高度準確性所需要的品質。

　　五是知識廣博。必須有廣博的知識，有豐厚的知識營養儲備。只有做到這一點，才能在撰寫報告稿的過程中，對各種各樣的事物有正確認識并應付自如。擬稿人所需要的知識主要有這樣幾類： 一類是與寫好報告稿直接有關的知識，如文書學、邏輯學、修辭學、現代漢語語法、文章學的知識等；另一類是在報告稿寫作中經常應用的知識，如哲學、政治學、行政學、法學、歷史學、經濟學、社會學、心理學、統計學、信息科學等；再有一類是科學文化基礎知識，如數學、物理學、地理學、文學知識等。

　　六是精通業務。

　　各個單位、部門都在特定的領域里專司其職，都有自己的專項業務與工作，因此，為單位、部門撰擬報告稿的擬稿人必須對本行業務有較精深的造詣，是專項業務的行家里手。一個業務生疏的外行是不能抓住要害和重點，寫出對解決實際工作問題具有很強針對性和實用性的報告稿的。因此，擬稿人必須熟悉單位、部門工作情況，了解工作規律，精通與本行業務有關的專業知識，才能得心應手地正確處理業務問題，成為真正的行家。

　　七是能力突出。

　　寫任何報告稿都是綜合運用智力和多方面能力的過程。擬稿人是否具有多方面的能力，是否會綜合運用智力和這些能力，是衡量其寫作水平的重要尺度。擬稿人必備的能力主要有：

　　領會能力。即要有迅速、準確、全面地理解、領會各方面意見、意圖的能力。它需要以集中的注意力、敏捷的反應力、深邃的洞察力、深刻的理解力、正確的辨別力為基礎。

　　文字表達能力。即用文字準確周密、簡明順暢地將單位部門的意圖、有關情況和問題加以表述的能力。

　　調查研究能力。即深入實際以各種有效方式從各個方面獲取第一手材料并對其進行科學分析，得出規律性能認識的能力。

　　調查研究能力、領會能力是公文準確立意的基礎；文字表達能力是使文意精確地表之于外，達及他人產生效力的重要條件。

　　以上所講，不盡全面，僅供參考。如有錯詐之處，請各位指正。

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