檔案公司規章制度

時間：2023-05-28 13:23:55 興亮制度我要投稿

檔案公司規章制度（通用13篇）

　　在現在社會，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。擬起制度來就毫無頭緒？下面是小編收集整理的檔案公司規章制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

檔案公司規章制度（通用13篇）

　　檔案公司規章制度 1

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的`文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

　　4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

　　2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

　　3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

　　4.負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1.各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

　　3.兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4.嚴格執行各項檔案管理制度。

　　5.接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1.凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2.各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3.兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的`各項要求立卷，保證立卷質量。

　　五、檔案保管制度

　　1.各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4.庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

　　5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6.庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7.與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規則

　　1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

　　2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

　　3.查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

　　4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5.對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

　　2.凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

　　3.借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

　　4.借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

　　6.一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權歸公司行政人事部。

　　檔案公司規章制度 2

　　檔案保管制度

　　一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

　　二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。

　　三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

　　檔案借閱制度

　　一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。

　　二、查閱檔案只限于有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

　　三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批準。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。

　　四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批準后，方可查閱。

　　檔案立卷歸檔制度

　　一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。

　　二、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。

　　三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。

　　四、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。

　　五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。

　　檔案鑒定與銷毀制度

　　一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的.檔案，可確定銷毀。

　　二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。

　　三、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經院有關領導批準后，方可銷毀。

　　四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。

　　五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。

　　檔案庫房管理制度

　　一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。

　　二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。

　　三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

　　四、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。

　　五、做好室內外溫濕度記錄，除濕，降溫。

　　檔案公司規章制度 3

　　第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的.正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索取：

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

　　檔案公司規章制度 4

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　負責對部門檔案管理監督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的.，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。

　　⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　　⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；

　　⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

　　⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；

　　e)檔案銷毀

　　⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。

　　⑵執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

　　⑷公司領導的批示、指示等；

　　⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；

　　⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財務檔案資料；

　　⒁各種實物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　　⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接

　　⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。

　　6、檔案移交公司的流程a)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號

　　a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

　　d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

　　檔案公司規章制度 5

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的`頁數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

　　3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉借，必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

　　七、本制度即日起開始執行。

　　檔案公司規章制度 6

　　第一章總則

　　一、目的

　　為規范公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。

　　二、范圍

　　與公司發生業務或即將發生業務的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。

　　三、職責

　　公司銷售檔案管理由營銷總監總負責；各部門經理負責本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門。

　　第二章檔案的內容和建檔方法

　　一、客戶檔案的內容包括以下四項資料：

　　1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的'名稱、地址、電話；經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。

　　2、客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。

　　3、業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。

　　4、交易活動現狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。

　　二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經銷商客戶檔案，區域提供，二是終端客戶檔案，業務部和營業部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。

　　三、建檔方法

　　銷售人員接待或拜訪客戶后，當天登陸客戶管理系統填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步了解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。

　　第三章保密規定

　　一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監負責管理，營銷總監、營銷副總經理、總經理可以查閱，其他人查閱需營銷總監批準；部門級客戶檔案由部門經理負責管理，其他人查閱需營銷副總批準部門經理批準；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經理批準。

　　二、檔案的保存

　　公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理，營銷總監為系統管理員，每月1日對數據進行備份，以防止數據丟失。

　　三、客戶檔案的查閱

　　1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經本部門經理簽字，總經理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。

　　2、未經審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。

　　檔案公司規章制度 7

　　為切實加強我單位系統內人事、文件檔案的管理，由單位辦公室指定專人對檔案進行分類、整理、保管，結合本單位實際，特制定以下制度：

　　一、檔案工作職責

　　1、搜集、保管檔案、材料，為國家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；

　　2、收集鑒別和整理檔案材料；

　　3、辦理檔案、材料的.查閱、借閱和傳遞；

　　4、登記干部職工職務、工資的變動情況；

　　5、為有關部門提供檔案、材料情況；

　　6、做好檔案、材料的安全、保密、保護工作；

　　7、調查研究檔案、材料工作情況，制定規章制度，搞好檔案材料的業務建設和指導；

　　8、推廣、應用檔案、材料現代化管理技術；

　　9、定期向檔案館（室）移交永久、長期檔案、處理短期或不予立檔的材料；

　　10、辦理其他有關事項。

　　二、檔案管理工作人員守則

　　1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；

　　2、檔案管理單位人員根據規定，確定是否應提供材料；

　　3、凡查閱檔案利用單位應派中共正式黨員干部到保管單位查閱室查閱。

　　4、檔案一般不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管領導批準，并嚴格登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。

　　5、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

　　6、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得擅自向外泄露檔案內容，不得擅自拍攝、復制檔案內容。

　　檔案公司規章制度 9

　　為了加強和規范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

　　第一條會計檔案的歸檔范圍。

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

　　（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

　　（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　　（三）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附注及必要的文說明。

　　（四）其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

　　第二條會計檔案的整理。

　　會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

　　（一）會計憑證

　　（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　（1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”樣，不填其它內容。

　　（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

　　（4）會計賬簿的裝訂順序：

　　a、會計賬簿裝訂封面；

　　b、賬簿啟用表；

　　c、賬戶目錄；

　　d、按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

　　e、會計賬簿裝訂封底。

　　（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

　　（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

　　（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　（三）會計報表

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

　　第三條會計檔案的歸檔保管。

　　（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。

　　（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

　　（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

　　第四條會計檔案的保管期限。

　　會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、xx年、15年、25年5類。

　　第五條會計檔案的借閱。

　　（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。

　　（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。

　　第六條會計檔案的.銷毀。

　　保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規定的情形外，按照以下程序銷毀：

　　（一）會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　（二）局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、

　　（三）銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監銷。

　　（四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　第七條保管期滿但未結清的債權債務。

　　原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

　　第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。

　　交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。

　　檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質資料應定期復制。經過系統整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環境保持通風透光。

　　第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。

　　檔案公司規章制度 10

　　第一章總則

　　第一條為加強平江縣氟有企業檔案的科學管理，有效地保護和開發利用，更好地為氟有企業服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《檔案法實施辦法》和有關法律、法規，結合平江縣氟有企業實際情況，制定本辦法。

　　第二條本辦法主要適用于本縣行政區域內一切個人所有和經營的各類生產、經營性企業、私營有限責任公司（如汽車、建筑、裝修、商貿等行業）以及氟家控股的股分制（合作制）企業。

　　第三條本辦法所稱的氟有企業檔案是指氟有企業在生產、經營、科研、基本建設以及各項管理等活動中形成的，對本企業具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄；是維護氟有企業歷史真實面貌、合法權益的歷史憑證，是提高產品質量、增長經濟效益的重要條件。

　　第四條氟有企業對本企業檔案依法享有所有、使用和依據國家法規進行處置的權利，并有保護檔案的義務。

　　第五條氟有企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，在企業內實行集中統一管理，維護檔案的完整、準確、系統和安全，便于企業各方面利用的原則。

　　第六條縣以上地方人民政府檔案行政管理部門負責對本區域氟有企業檔案工作的監督和指導，制定相關業務規范和技術標準。

　　第二章檔案機構與人員

　　第七條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：

　　（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

　　（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

　　（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

　　（四）監督、指導本企業所屬機構（含機構）的檔案工作。

　　第八條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，應具備檔案專業知識，并經過檔案管理專業培訓，熟悉企業職能任務，并保持相對穩定。

　　第九條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

　　第三章文件材料的形成與歸檔

　　第十條氟有企業紙質文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面：

　　（一）黨群類：包括黨務、工會、青年團、婦女、紀檢、商會、協會、群眾團體等方面形成的文件材料；

　　（二）行政管理類：包括行政管理、勞動人事、后勤福利、外事工作、員工聘用、解聘、工資管理、安全保衛、社會保障、勞動者維權以及法律、法規、規章制度、章程等方面的文件材料；

　　（三）經營管理類：包括氟有經濟實體設立、變更、破產、出資證明、驗資證明、股權證明、經營決策、企業、計劃、統計、資產管理、商務合同、產品銷售、經營信譽、清產核資、財務管理等方面的文件材料；

　　（四）生產技術管理類：包括生產管理、技術引進、技術革新、能源管理、計量、環保、企業信息化建設、標準化、質量管理等方面的文件材料；

　　（五）產品類：包括產品設計、制造、工藝、工裝、檢測、鑒定、評優、質量管理、認證等方面的文件材料；

　　（六）科學技術研究類：包括新開發的項目建議書、可行性研究方案、試驗記錄、成果申報、總結、鑒定、推廣應用、專利技術轉讓、技術革新文件、圖紙、科研項目的報獎、推廣應用等方面的文件材料；

　　（七）基本建設類：包括土地、房屋證明、基建項目設計、施工、監理、竣工驗收、投入使用、維修、改擴建等方面的文件材料；

　　（八）設備儀器類：包括購進設備儀器的全套隨機文件、安裝調試、檢查維修、設備臺帳等方面的文件材料；

　　（九）會計檔案類：包括財務報表、帳簿、憑證、財務報告、審計等方面的文件材料；

　　（十）職工檔案類：包括干部職工、離退休人員、死亡人員、職工鑒定、考核、獎勵與處分、技能評定、工資、保險、福利等方面的文件材料；

　　其他載體歸檔范圍：

　　（一）電子文件；

　　（二）錄音帶、錄像帶；

　　（三）獎杯、獎狀、錦旗、證書；

　　（四）照片。

　　第十一條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整，圖像清晰，簽字等手續完備，便于長期保存。

　　第十二條歸檔時間

　　（一）各項管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前組成保管《平江縣氟有企業檔案管理暫行辦法》出自：

　　單位，由產生文件的職能部門負責人審定簽字后歸檔；

　　（二）產品、設備、基建、科研等方面的文件材料，在任務完成后或告一段落時組成保管單位，由項目負責人簽字后歸檔；

　　（三）產權方面的文件材料，在工作進行完畢或文件正式生效后歸檔；

　　（四）會計核算方面的文件材料，由財會部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。

　　第十三條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入企業有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。

　　第十四條檔案人員應參加產品試制定型、創優、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術資料驗收、設備開箱驗收等活動，指導、監督文件材料歸檔工作。

　　第十五條企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加會議獲得的文件材料，按照歸檔范圍的規定，及時交檔案部門歸檔。

　　第四章檔案的管理與利用

　　第十六條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統計、保密、利用、鑒定、銷毀及圖紙更改補充等管理制度。

　　第十七條編制檔案及其有關圖書、資料、信息等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索工具，完善信息查詢體系。

　　第十八條企業采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

　　第十九條開發檔案信息資源，實行檔案、有關圖書資料和信息一體利用，為改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗、提高經濟效益等各項活動提供檔案信息服務；積極配合技術部門參與信息市場和技術市場交流。

　　第二十條企業檔案現代化應與企業信息建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。

　　第二十一條企業提供利用、公布檔案，不得侵犯國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

　　第五章氟有企業檔案的歸屬與流向

　　第二十二條氟有企業檔案由本單位妥善保管，原則上不向國家檔案館移交。

　　氟有企業可托當地國家綜合檔案館代管其檔案，接受托的`國家綜合檔案館可按約定收取整理、鑒定、保管等所需的費用。

　　第二十三條氟有企業解散、破產時，其檔案可以向國家綜合檔案館寄存、捐贈或轉讓。

　　第二十四條外商投資企業終止、解散后，中外合資經營企業、中外合作經營企業的檔案交由原中方合資、合作者妥善保存，或向當地國家綜合檔案館移交。除法律法規另有規定外，外商資企業的檔案應留在中國境內，向當地國家綜合檔案館移交。

　　第六章獎勵與懲罰

　　第二十五條企業對管理、保護和開發利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應當予以表揚和獎勵；企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱慝和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依據《檔案法》進行處理。

　　第二十六條違本辦法，有下列行為之一的，由縣級人民政府檔案行政管理部門給予警告，并對該氟有企業及相關責任人員依法給予行政處分或罰款；構成犯罪的，依法追究刑事責任；

　　（一）擅自提供、抄錄、公布屬于保密范圍的檔案的；

　　（二）明知本單位保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

　　（三）涂改、偽造檔案的；

　　（四）向外國人和外國組織出賣或者贈送涉及國家利益、人民生命財產安全，對國家和社會具有現實和長喳用價值的檔案；

　　（五）擅自非法攜帶檔案及其復制件出境的。

　　第二十七條當事人對行政處罰不服的，可依法申請行政復議或提起行政訴訟。

　　第七章附則

　　第二十八條各氟有企業行政管理部門可根據本辦法，結合本企業實際情況，制定實施細則。

　　第二十九條本辦法由平江縣檔案局負責解釋。

　　第三十條本辦法自20xx年7月1日起執行。

　　檔案公司規章制度 11

　　1.目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司與安全生產有關的文件檔案的管理。

　　3.職責

　　3.1.安全檔案文件由公司行政管理部對安全檔案的.管理，并負責監督檢查和考核。

　　3.2.公司行政管理部安全管理人員負責公司安全管理文件檔案的收集、歸檔和保管。

　　4.內容

　　4.1.安全生產文件檔案內容如下：

　　4.1.1.國家有關安全生產法律法規、標準規范及其他要求。

　　4.1.2.上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。

　　4.1.3.公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。

　　4.1.4.安全生產工作計劃、總結、報告等。

　　4.1.5.各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。

　　4.1.6.供應商、承包商相關材料。

　　4.1.7.安全設施檢測、校驗報告、記錄等。

　　4.1.8.安全、職業衛生評價報告。

　　4.2.歸檔流程

　　4.2.1.文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。

　　4.2.2.應根據文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。

　　4.2.3.公司在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存。

　　4.2.4.各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。

　　4.2.5.不同價值，不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。

　　4.3.檔案保管

　　4.3.1.檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　4.3.2.應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　4.4.檔案借閱

　　4.4.1.文件資料檔案借閱，必須借閱手續，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續。

　　4.4.2.借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

　　4.4.3.歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　4.5.檔案保密制度

　　4.5.1.檔案管理人員必須認真貫徹執行有關保密的規定，嚴格執行公司保密制度；

　　4.5.2.檔案管理人員不得借工作之便，私自將秘密檔案帶出庫房或給無關人員查閱；

　　4.5.3.檔案管理人員不得在公共場所和私人信件中泄漏公司機密；

　　4.5.4.入庫檔案，應妥善保管，定期核對。外借檔案，及時催還；

　　4.5.5.外單位利用檔案必須憑單位介紹信，并經領導批準方可進行；

　　4.5.6.嚴禁向廢品收購單位出賣檔案文件資料，銷毀檔案必須嚴格遵守鑒定銷毀制度；

　　4.5.7. 提供利用檔案，要嚴格執行借閱制度，注意保密；

　　4.5.8.進入檔案室須經檔案管理人員同意，其他人員不得入內。

　　4.6.檔案保存年限

　　文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　4.7.檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經公司行政管理部領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

　　5.本制度自下發之日起執行。

　　檔案公司規章制度 12

　　1.目的

　　為了加強集團財務會計檔案的科學管理，統一會計檔案工作制度，更好地為集團經濟業務核算服務，以保證財務核算資料的安全完整，特制定本辦法。

　　2.應用范圍

　　本制度適用于集團各職能部門及各子公司。

　　3.職責

　　3.1集團財務部負責集團總部及集團所屬各子公司財務核算檔案的使用與保管工作，必須保證財務檔案的安全完整。

　　3.2因保管需要，財務部需定期將財務檔案移交總裁辦檔案室，檔案室要保證財務檔案的安全，并隨時保證財務部門的查詢語調檔。

　　4.具體規定

　　4.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表的會計核算專業資料，它是記錄和反映經濟核算業務的重要史料和依據。集團財務部負責建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理工作。

　　4.2集團財務部各子公司財務會計人員對本公司的財務核算資料，必須按照會計歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案，在會計年度終了，可暫由低柜架擺放，超過一年以上的`會計檔案應存放到高柜架擺放。三年以上的會計檔案，全部移交到集團總裁辦的檔案庫保管，并辦理規定的交接手續。

　　4.3檔案部門對接收保管的會計檔案，必須認真負責保管，原則上應當保持原卷冊的裝訂，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。檔案管理人員必須對所管檔案進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

　　4.4會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，必須經上級主管批準，但不得拆散原卷冊，由財務部門派專人攜帶隨同辦理，借出檔案必須在當日歸還，次日再借。

　　4.5各種會計檔案的保管期限，根據起特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。

　　4.6會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案部門提出銷毀意見，編造會計檔案銷毀清冊，并報集團董事會同意后方可實施銷毀。

　　4.7監銷人在銷毀會計檔案以前，應當認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀情況向集團董事會報告。

　　4.8會計檔案保管期限規定如下：

　　4.8.1會計憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年；其中涉及外事的會計憑證永久保存。

　　4.8.2銀行存款余額調節表保管期限3年。

　　4.8.3會計賬簿：日記賬、明細賬、總賬輔助賬簿保管期限15年；其中固定資產報廢清理后保存5年，涉及外事的會計帳簿永久保存。

　　4.8.4會計報表：月、季度財務報表，包括文字分析保存期5年，年度會計報表(決算)永久保存。

　　4.8.5會計移交清冊保管期15年；會計檔案清冊保管期25年。

　　檔案公司規章制度 13

　　1、物業檔案建立的內容

　　業主入伙資料

　　業戶家庭資料

　　業戶聯系電話

　　包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話，如家庭電話、單位電話、手機、呼機、E-mail地址等。

　　業戶室內裝修管理資料

　　包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。

　　業戶日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪等記錄情況。

　　業戶反饋資料

　　包括:服務質量回訪記錄、業戶投訴及處理記錄、業戶意見征詢、統計記錄等。

　　2、物業檔案管理的具體措施

　　業戶檔案資料是在業戶入伙以后逐步建立起來的，其內容包括業戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理::資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。

　　業戶檔案的收集

　　xx物業設立檔案室，建立相應規章制度，對業戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發，擴大資料來源，從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔，實行業戶一戶一檔。

　　業戶權籍資料管理

　　從業戶入伙開始，應著手權籍資料的收集工作，權籍資料的收集、整理、歸檔，應做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權籍資料，動態反映業戶權籍狀況，為業戶需求提供服務。

　　業戶檔案的整理

　　各個業務范圍上收集到的信息資料，統一交檔案員集中整理，整理的重點根據資料內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。

　　3、業戶檔案的歸檔xx廣場xx號樓項目(---)管理處的業務接待將收集到的業戶資料每月五日前提交檔案中心。xx物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系，將資料分類有序地保存，并輸入計算機存檔，運用計算機的先進手段進行檔案資料的.管理。

　　4、檔案的利用

　　為業戶服務工作及時提供檔案資料，直接或間接地為業戶管理服務，從而有效地提高服務質量和服務水平。

　　5、業戶檔案的管理

　　業戶檔案的使用應有嚴格的規定，借閱必須由具備規定條件::的人員經登記后方可借出，歸還時須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重時追究有關人員的責任。業戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作，計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

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　　1.目的

　　為了加強檔案的管理工作，確保現有檔案齊全、完整、準確、安全，更好地為各項工作服務，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，根據《檔案法》有關檔案工作條例及公司經營管理工作需要，制訂本制度。

　　2.適用范圍

　　適用于公司各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等工作管理。客戶及供方檔案管理不適用本制度。

　　3.管理職責

　　3.1綜合管理部負責公司檔案管理工作。

　　3.1.1制定公司檔案工作制度；

　　3.1.2對公司各部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督；

　　3.1.3做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；

　　3.1.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作；

　　3.1.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

　　3.2各部門、子公司負責職責范圍內的檔案管理工作。

　　3.2.1人力資源負責公司勞資人力資源資料檔案的收集歸檔、保管。

　　3.2.2財務審計部負責公司財務會計賬簿及各類憑證的收集歸檔、保管。

　　3.3項目公司負責本公司檔案管理工作；項目公司因故解散，解散前負責將公司檔案移交公司辦公室。

　　4.收集歸檔范圍

　　4.1收集歸檔范圍包括下列紙質和有電子版資料文件。

　　4.2法規性文件。包括上級頒發，需公司執行的，或由公司發行的各種標準、規章制度等。

　　4.3公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　4.4計劃性文件。包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、科研報告、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

　　4.5 總結性文件。包括公司年度和月度工作總結、下屬部門、子公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

　　4.6批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及公司各類命令、工作指示等。

　　4.7憑證性文書材料。包括公司各部門上報的`、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

　　4.8證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、公司和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

　　4.9匯報性文書資料。包括公司上報各級主管部門、子公司的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

　　4.10勞資人力資源資料。包括公司各部門的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

　　4.11財務資料。包括公司及子公司財務預決算、財務審計報告。

　　4.12聲像制品資料。包括公司及各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門、子公司提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

　　4.13題贈性資料。包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

　　4.14技術性資料。包括開發項目各類工程圖紙、竣工資料等。

　　5.檔案移交

　　5.1文書檔案。工作辦結后，移交綜合管理部歸檔；

　　5.2開發項目檔案，項目結束后移交綜合管理部歸檔；

　　5.2.1開發項目前期資料，由經營發展部收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；

　　5.2.2開發項目技術資料，由承辦單位（工程管理部或項目部）收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；

　　5.2.3工程竣工驗收備案資料，由項目部整理成冊，交綜合管理部驗收、歸檔；

　　5.2.4后期銷售資料，由市場研發部收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔；

　　5.2.5其他需要歸檔的，由承辦單位收集整理，交綜合管理部驗收、歸檔。

　　6.程序

　　6.1檔案管理的基本程序。

　　6.2包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體。

　　6.3檔案的收集。

　　6.3.1各部門負責把分散的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到綜合管理部，其收集的主要方式是歸檔。即把公司活動中產生的有保存價值的各種材料，由各部門和個人定期協同綜合管理部進行整理、立卷、歸檔。歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件不能以復印件歸檔，必要時存復印件須加蓋公章注明原件存放處。

　　6.3.2立卷歸檔的范圍：凡屬本制度第4條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。

　　6.3.3立卷歸檔的時間。

　　6.3.3.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交綜合管理部立卷歸檔；

　　6.3.3.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別項目部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長；

　　6.3.4歸檔立卷的要求。

　　6.3.4.1歸檔立卷檔案要同時建立紙質和電子檔案。

　　6.3.4.2各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交綜合管理部立卷歸檔。同時遞交該部分電子文檔，電子文檔的內容和編排順序應與紙質文件保持一致。

　　6.3.4.3移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

　　6.3.4.4歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

　　6.3.4.5立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無任何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

　　6.3.4.6填寫案卷一律用黑色鋼筆或中性筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

　　6.3.4.7立卷應以本部門形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司生產活動狀況和面貌。