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合同資料管理制度（精選13篇）
隨著廣大人民群眾法律意識的普遍提高，隨時隨地，各種場景都有可能使用到合同，合同協調著人與人，人與事之間的關系。那么問題來了，到底應如何擬定合同呢？下面是小編收集整理的合同資料管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
合同資料管理制度 1
為了將公司檔案納入規范化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條；如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。
4、檔案的保護：
(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經理簽字的批準申請方可抄錄或復制。
(3)微機室及有電腦的.部門嚴禁為無總經理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款200元-XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。
5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，并承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內存貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目后，存檔備查。
合同資料管理制度 2
為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本(不包括業務部門與客戶所簽訂的相關合同檔案)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門的.合同管理工作。
3、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負責合同文檔管理。
三、合同文檔的移交
1、各部門在正式簽署合同后須在一個月內將合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
3、合同文檔移交時，必須編制合同移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。
四、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。
2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協議，由辦公室甄別，并予以銷毀。
3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
5、各部門員工可在辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經總經理簽字同意后，方可在合同管理部門辦理相關借閱手續，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同資料管理制度 3
第一條為了規范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶合法權益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。
第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。
第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據業務調整情況增減合同類別。
第四條符合正常業務流程的零散居民用戶安裝合同由業務人員與用戶簽訂即可，對于商業用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經理審核簽字，分批付款的安裝合同由經營副總簽字審批；供氣合同由業務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經理審批簽字；照付不議合同由經營副總草擬，總經理審核簽訂。
第五條合同內容要按規定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶必須有聯系人姓名和電話，有工期要求的要經過規劃建設部測算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶涉及產權歸屬爭議的由經營副總審核確定。
第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的.金額進行收費，業務人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。
第七條業務人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續，簽訂供氣合同。
第八條用戶開戶后，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶信息。
第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬立方米或日用氣規模在1萬立方米以上（含）的工業用戶、大型商業用戶（集中采暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數據，由經營副總經理草擬，總經理審核、簽訂。
第十條業務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料（包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。
第十一條各類用戶資料的查詢要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用戶信息，具體規定由部門制定。
第十二條計算機上的用戶信息由業務人員填寫備份，后臺管理由綜合管理部網絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。
第十三條本制度從20xx十月一日起執行。
合同資料管理制度 4
為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理；
�、谕稑宋募⒐こ搪撓祮�、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存備查。
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借；
3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。
4、各項目部應及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。
三、檔案資料的移交
1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查；投標文件由成本部存檔備查。
2、工程項目在正式下發中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔；項目部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程項目過程資料，如工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。
4、竣工報告、消防驗收意見書、物業設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔；項目部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續。
6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
四、檔案資料的管理辦法
1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件；確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。
3、檔案資料的.保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。
5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。
6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。
7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。
合同資料管理制度 5
第一章總則
第一條為了加強對合同的管理，明確工作職責和管理權限，維護合同的合法性和嚴肅性，依據《中華人民共和國合同法》及其他相關法規的規定，結合公司的實際情況，特制定本制度。
第二條本制度所稱的合同，是指公司與其他法人、自然人或組織之間采取書面形式訂立的，具有法律約束力的合同、協議、備忘錄及有關修改前述文件的文書、圖表、傳真等各類合同文件，以及具有合同性質的意向書、協議書等其他書面文件。
第三條本制度所稱的合同管理，是指公司及公司職能部門依法訂立、變更、解除、轉讓、履行、終止以及審查、監督、歸檔、控制等一系列管理行為的總稱。
第四條本制度適用于以本公司名義所簽定的一切合同、協議、以及相關的要約、承諾等法律文書。
第二章合同管理機構和職責
第五條公司合同管理采取歸口管理與分類負責相結合的形式：
�。ㄒ唬┕拘姓肆Y源部是公司合同管理的歸口部門，并負責所有外簽合同的歸檔和保管；同時，負責與行政及人力資源相關合同的管理和簽訂；
（二）公司合同成本部根據經營部招投標情況，負責工程施工合同及內部承包合同的管理和簽訂，以及對外所有工程合同的歸檔、保管、傳遞、報批；
�。ㄈ┕酒渌毮懿块T依據本部門工作職責，負責相應合同的管理和簽訂，并報行政人力資源部存檔。
第六條合同管理職責
�。ㄒ唬┞毮懿块T職責：
1、指定專人保管合同文本，未經公司（執行）總經理或分管副總書面同意不得擅自借出；
2、貫徹執行國家有關合同及合同管理的法律、法規等有關規定；
3、參與管轄范圍內合同的論證、起草、談判和簽訂工作；
4、對管轄范圍內合同履行情況進行監督和指導。
�。ǘ┖贤芾砣藛T職責：
1、協助合同承辦人員依法簽訂、變更、解除合同；
2、檢查合同履行情況，制止不合法律規定的合同行為；
3、負責登記合同臺帳，建立合同檔案；
4、依法參與合同糾紛的調解、仲裁、訴訟活動等。
第七條合同談判必須有公司領導（或授權）、相關部門負責人及有關人員至少2人以上共同參與，個人不得直接與對方談判合同。
第三章合同簽訂與審核
第八條合同正式簽訂前，必須依據《合同審批表》（附后）由公司領導、相關職能部門經理、法律顧問等，依其工作職責對合同文本進行評審，共同做好合同管理工作。
第九條合同采用書面形式。根據種類和內容盡量選用工商管理部門規定的示范、推薦文本；如不適用可自行擬定合同，擬定合同原則上應具備以下條款：
�。ㄒ唬┊斒氯说拿Q或者姓名和住址；
（二）標的；
�。ㄈ⿺盗浚�
�。ㄋ模┵|量；
�。ㄎ澹﹥r款或者報酬；
�。┞男衅谙蕖⒌攸c和方式；
�。ㄆ撸┻`約責任；
（八）解決爭議的方法；
�。ň牛┢渌s定事項等
第十條除合同履行處在我方所在地外，簽約時應將協議、合同寫入由我方所在地人民法院管轄。
第十一條合同的簽訂必須審查對方當事人的主體資格、資信情
況、履約能力，《法定代表人身份證明書》、《授權委托書》、《營業執照》等有關文件，對方資信不明的，應要求對方提供相應的擔保，否則不能與之簽訂合同。
第十二條合同必須由公司法定代表人或者授權的委托代理人簽訂，其他人員無權辦理：
�。ㄒ唬┪写砣撕炗喓贤�，原則上須由法定代表人簽發《授權委托書》，加蓋公司公章。
（一）委托代理人代表公司簽訂合同，必須在授權范圍及期限內行使代理權，禁止越權代理，否則所簽訂的合同無效。
�。ㄈ┪写砣寺男腥缦侣氊煟�
1、在授權范圍內負責談判和簽訂合同；
2、對簽訂的合同的可行性、真實性、有利性負責；
3、對須報請上級審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見并對本人意見負責；
4、對簽訂的合同的全面履行具體負責；履行中發現問題應及時上報，并負責妥善處理合同糾紛或協助有關部門處理；
5、保管本人簽訂和負責履行的合同的一切資料，合同履行后應及時將資料送交行政人力資源部歸檔保管。
�。ㄋ模妒跈辔袝分幌薇救嗽诤炗喓贤瑫r使用，不得涂改、轉借和代作他用。
（五）委托代理人因工作調動或退休的，法定代表人應責成行政人力資源部及時收回《授權委托書》。
（六）委托代理人實施損害本單位合法權益的行為或不再適宜擔任委托代理人的，法定代表人有權隨時終止委托代理關系。
第四章合同的'履行、變更、解除和糾紛的處理
第十三條合同生效后應當全面履行。合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準，沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續等為準。
第十四條合同管理部門要適時了解合同履行情況。如合同不能
履行，應依法及時采取措施，避免或減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時，應當及時以書面形式通知對方，并妥善保存有關資料和證據。
第十五條發現對方不履行或不完全履行合同時，合同管理和執行部門除書面催促對方繼續履行外，應當立即將對方情況及時報告公司分管領導或執行總經理，以便采取相應措施。
第十六條有確切證據證明對方有下列情況之一的，須及時向公司領導報告或提出中止合同履行：
�。ㄒ唬┙洜I狀況嚴重惡化；
（二）轉移財產、抽逃資金以避免債務；
（三）喪失商業信譽；
�。ㄋ模┯袉适Щ蛘呖赡軉适男袀鶆漳芰Φ钠渌闆r；
（五）其他嚴重違約導致合同無法正常履行等。
對中止履行合同的，應當及時通知對方。中止履行后對方在合同期限內未恢復履行能力的，可以依法解除合同。
第十七條當事人可以依法變更合同：
（一）當我方需要變更合同時，應書面通知對方，說明理由并取得對方同意，簽訂變更協議。
（二）對方要求變更合同時，如果同意變更亦應簽訂變更協議；如果不同意變更，應立即書面通知對方。因變更合同造成我方損失的，應當向對方提出索賠。
第十八條當事人可以依法解除合同。
�。ㄒ唬┊斝枰獬贤瑫r，應書面通知對方并說明理由。
�。ǘ┊斀拥綄Ψ揭蠼獬贤耐ㄖ獣r，應立即回復對方，表明我方意見。因解除合同造成我方損失的，應向對方提出索賠。
第十九條發生合同糾份的，應按我國《合同法》等有關法律法規和本制度規定妥善處理。
第五章合同檔案管理
第二十條合同檔案的范圍包括合同文本、與合同有關的資信狀
況調查、談判紀要、意向書、公證書、擔保書、授權委托書、往來文書、信函、電報、傳真、電話記錄、視聽資料、圖形、照片以及其它各種相關憑證等。
第二十一條歸檔的書面合同及附件，由公司行政人力資源部和合同管理部門保存原件；其他相關部門原則上提供復印件，特殊情況需要原件的須于合同簽訂前告知合同簽訂部門。
第二十二條合同訂立后，須于10日內完成對合同文本和有關材料的整理和立卷工作，并妥善保管，防止丟失損毀；在合同履行完畢10日內，負責將合同文本及有關材料的卷宗歸檔保管。
第二十三條合同檔案管理其他規定：
（一）合同管理員負責統一編號、裝訂和存檔，合同承辦人員不得私自保管合同文本及有關資料。
（二）一般合同檔案保存為10年，重大合同檔案應當永久保存。
（三）借閱和復制合同檔案必須按規定辦理手續，嚴防丟失。
�。ㄋ模┪唇泴徍嘶蛭窗磳徍艘庖娦薷牡暮贤坏盟徒环ǘù砣嘶蛭写砣撕炞�，印章管理部門不得蓋章，財務部不得撥款結算。
第六章合同印章管理
第二十四條合同印章主要指公司印章和合同專用章，部門和項目部印章未經授權一律不準對外簽訂合同，否則將按違規違法行為追究相關人員責任。
第二十五條合同專用章僅限于簽訂合同使用，并由公司授權行政人力資源部統一刻制、編號和管理，嚴禁員工私自刻章和使用。
第二十六條公司行政人力資源部應當在法定代表人或其授權委托代理人簽字批準的正式合同文本上用印。未按規定進行審核和未經法定代表人或其授權的委托代理人簽字批準的合同不得用印。
第二十七條嚴格執行先簽字后蓋章制度，禁止在空白合同用紙或其它空白紙上加蓋合同專用章，特殊需要的應當經法定代表人批準，并由合同管理員登記、編號、回收，嚴防丟失。
第二十八條合同印章原則上不得攜帶外出使用。確因工作需要，
必須帶合同專用章到異地使用的，應當由借用人員填寫《合同專用章借用登記審批表》，經法定代表人簽字批準方可辦理。合同印章借用完畢，應當按時交回行政人力資源部。
第二十九條對于違反本制度使用印章的，按有關規定追究主要負責人和直接責任人員的責任，并承擔相應的經濟、法律責任。
第七章合同監督檢查
第三十條合同監督檢查是促進企業管理工作規范化的重要手段，公司領導要組織有關人員定期、不定期檢查并考核合同成本部合同管理情況，確保合同依法訂立和順利履行，防范合同糾紛
第三十一條合同監督檢查的主要內容有：
�。ㄒ唬┖贤芾碇贫葘嵤┣闆r；
�。ǘ┖贤芾砼_帳及檔案建立情況；
�。ㄈ┖贤炗喤c履行情況；
�。ㄋ模┖贤m紛處理情況；
�。ㄎ澹┖贤芾砣藛T的教育培訓情況等。
第三十二條履行監督檢查職責時，受檢查部門要如實提供與檢查事項有關的資料，并對有關檢查事項涉及的問題作出解釋和說明。
第三十三條公司根據檢查情況，有權對受檢查部門作出如下處理：
（一）對在訂立、履行合同和合同管理工作中，違反本辦法造成經濟損失部門和個人，追究其相應的責任；
�。ǘ⿲υ诤贤芾砉ぷ髦写嬖趩栴}的部門和個人，給予通報批評或相應經濟處罰及行政處分；
�。ㄈ⿲υ诤贤芾砉ぷ髦谐煽冿@著或為企業避免、挽回經濟損失的單位和個人，按有關規定給予表彰或獎勵。
第八章附則
第三十四條本制度自公布之日起試行，解釋權歸公司行政人力資源部。
合同資料管理制度 6
一、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
二、簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況，主要是信譽及資
三、合同內容應注意的主要問題是：
1、部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；
2、正文部分：建設合同的內容包括工程范圍、建設工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質量、工程造價、技術資料交付期間、材料和設備供應責任，撥款和結算、竣工驗收、質量保修范圍和質量保證期、雙方相互協作等條款；產品合同應注明產品名稱、技術標準和質量、數量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等；
3、結尾部分：注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業務章，注明合同有效期限。
公司管理制度合同的審查批準
四、合同在正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批準后，方能正式簽訂。公司管理制度合同的履行
五、總經理、副總經理、財務部及有關部門負責人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發現問題及時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的.責任。
七、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。
八、財務部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下：
1、建立合同檔案；
2、建立合同管理臺帳；
3、填寫“合同情況月報表”；
4、及時督促業務員回收款項，年內回款率達到90%以上的，給予適當獎勵。
合同資料管理制度 7
第一章總則
第一條為規范公司經濟合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，特制定本制度。
第二條公司及公司下屬各直屬中心、法人單位及項目工程部對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。
第二章合同的簽訂
第三條簽訂合同的主體
1、訂立合同的主體必須是公司及各法人單位，其他部門不得以部門的名義擅自簽訂合同。
2、訂立合同前，應當針對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經濟合同。
3、公司一般不與自然人簽訂經濟合同，確有必要簽訂經濟合同，應經公司分管副總裁同意（非危險物品采購合同除外）。未經審批與非法人單位簽訂合同從而給公司造成損失的，由洽談人和審批人承擔相應的經濟責任。
第四條合同的形式
1、訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經濟業務外，應當采用書面形式。
2、“書面形式”是指合同書、訂單、補充協議、公文信件、數據電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。
3、各法人單位在經營范圍內應當以各法人單位的名義訂立各類合同。
第五條合同對當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。
第六條對外訂立經濟合同，在約定爭議解決管轄地時，原則上約定在我方所在地人民法院。
第七條對外訂立經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。
第八條訂立合同應遵循洽談、審查、批準的分權制約原則。公司合同實行誰洽談、訂立，誰履行的原則。
第九條工程建設、設備采購在合同簽訂前應由使用部門、技術部門等先行論證，確認后的論證資料作為合同的附件一并報審；無論證資料的合同洽談部門有權拒絕簽批。
第三章合同的審查批準
第十條合同在正式簽訂前，必須按相關規定及審批權限上報，經審批后，方能正式簽訂。
第十一條合同審批權限如下：
一、下列合同由各直屬中心、法人單位的負責人審批、簽發：
1、各直屬中心、法人單位在職責權限內為從事正常經營活動所簽訂的一般合同，由各直屬中心或法人單位負責人審批、簽發，并承擔相應的法律責任。
2、技術中心分管的采購合同，標的額在100萬元以下，預付定金或預付貨款在20萬元以下的，可由副總裁授權采購部負責人審批、簽發。
3、項目工程合同由項目工程部負責洽談（技術含量較高的工程項目，由項目工程部邀請技術部門和使用單位人員共同洽談），草擬合同文本，填寫《合同簽約申報表》，提請各使用單位所屬中心分管副總裁或各法人單位負責人審批、簽訂。
二、下列合同由公司分管副總裁審批：
1、有給付內容的合同，標的額為100－500萬元的；
2、預付定金或預付貨款20——50萬元的；
3、非標設備采購，標的超過5萬元的；
4、年度合同；
三、下列合同由總裁審批：
1、給付金額達到或超過500萬元以上的合同；
2、預付定金或預付貨款50萬元以上的；
四、下列合同由執行董事審批：
1、山松、熱電、牧業、醫院洽談的合同達到總裁審批標準的報執行董事審批。
2、合資經營合同；租賃廠區合同；對外投資、融資借款合同；無形資產轉讓合同；技術引進、合作、轉讓合同；以及其他對企業經營可能產生較大影響的合同等。
五、涉及重大、復雜事項的合同訂立前，洽談單位應通過專業審查部門，組織法律審查部門、批準人等有關單位和人員召開合同洽談審查會，對合同原本進行會審。
第十二條合同的審批程序如下：
1、申報。各單位對外簽訂合同時，應事先填寫“合同簽約申報表”，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一并上報法務室審核。
2、審核。對送審的合同，法務室應認真審閱，必要時可進行調查研究，或通知申報單位補報材料。最后作出：可簽發、不可簽發或需進一步談判（應提出談判的具體要求和注意事項）等審核意見。
3、批準。法務室審核后，簽批人在合同簽約申報表上批寫意見后，該表連同其他材料發還申報單位，由承辦人按審批的意見辦理。
4、采用本公司標準合同文本的可不報法務室審核；合同文本有修改、采用對方合同文本或約定有定金、預付款的合同，一律報法務室審核。
5、審核批準時間
（1）較為簡單的合同應在一個工作日內完成審查工作；
（2）較為重大的、復雜的合同，應在三個工作日內完成審查工作；
�。�3）重大、復雜的合同，應在五個工作日內完成合同的審查工作。
第四章合同的履行
第十三條合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行。
第十四條各中心或法人單位應根據合同編號建立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。
第十五條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向合同簽約批準人匯報并通知法務室。
第十六條合同生效后應將合同原本一份送財務部門，財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：
1、應當訂立書面合同而未訂立書面合同的；
2、收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。
第十七條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。
第五章合同的變更和解除
第十八條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務部門、法務室等相關職能部門負責人和合同簽約批準人審核通過方可。
第十九條變更或解除合同的通知或雙方的協議應當采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。
第二十條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理范圍。
第二十一條合同變更后，合同編號不予改變。
第六章合同糾紛的處理
第二十二條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，由洽談單位和使用單位負責處理。洽談人和使用單位對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內部幾個單位的，應在內部協調好，做好配合工作，統一意見，可成立一個由各單位代表組成的糾紛處理小組，由洽談單位為主負責處理合同糾紛。
第二十三條需要法律幫助的合同糾紛，可提請公司法務室協助解決，有關單位必須主動提供所有相關的證據材料并協助配合。
第二十四條對于合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字并加蓋雙方公章或合同專用章。
第二十五條合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔。
第七章合同的管理
第二十六條公司對合同實行二級管理、專業歸口制度、合同專用章制度及基礎管理制度。
第二十七條公司合同的二級管理具體是：
一級：公司由總裁總負責，分管副總裁具體負責分管領域，歸口管理部門為法務室。
二級：公司下屬各直屬中心、法人單位由本單位負責人負責，歸口管理部門為各相關部門和法人單位。
第二十八條法律事務室在合同管理方面的主要職責：
1、負責管理公司的各類合同；
2、審查合同內容的合法性、合同條款的嚴密性；
3、負責對委托人和有關人員進行法律培訓；
4、負責考評公司下屬各部門、法人單位的合同管理工作，總結交流經驗教訓，提高合同管理水平；
5、配合辦理合同的報批、見證、鑒證和公證等事項；
6、配合處理合同糾紛；主持或參與合同糾紛的仲裁、訴訟活動；
7、參與有關合同的談判、簽約、履行等工作；
8、管理公司合同章、授權委托書；
第二十九條公司各直屬中心、法人單位合同管理的主要職責：
1、洽談、起草合同，論證合同的可行性。
2、建立合同檔案。嚴格按照檔案管理辦法管理合同檔案。
3、建立合同管理臺帳。各單位應根據合同的不同種類，建立合同的分類臺帳和總臺帳。臺帳的主要內容包括：序號、合同號、經手人、簽約日期、合同標的、標的額、對方單位、履行過程、交接情況、驗收及備注等。臺帳應逐日填寫，做到準確、及時、完整。
4、負責審查本單位簽訂的合同的合法性、嚴密性和可行性；對須報請公司或有關機關審批、簽證或公證的合同，辦理申報手續，提出初步意見。
5、根據實際情況，制定本單位合同管理的.實施細則，采取切實措施，搞好合同管理工作。
6、參加合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟活動。
7、應由專門（或兼職）人員統一管理合同及合同類函件，并將管理合同的部門及負責人或人員名單、聯系方式報公司法律事務室備案。
第三十條洽談人的主要職責：
1、在授權范圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；
2、對所簽訂合同的合法性、嚴密性和可行性負責；
3、對須報請上級部門審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見并對本人意見負責；
4、對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發現問題應立即上報，并積極想辦法解決，對發生的合同糾紛負責處理好或協助有關部門處理好；
5、負責保管好或委派專人保管好本人所簽合同的一切資料；合同履行完畢后應立即將資料歸檔。
第三十一條實行合同專用章制度。合同專用章由公司統一刻制、編號和頒發。合同專用章應妥善保管。公司及各法人單位對外簽訂合同所加蓋的印章，一律使用合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，由此所引起的責任由有關責任人承擔，造成嚴重損失或糾紛的應對相關人員予以處罰。
公司總部所有法人單位的合同專用章及駐外法人單位的合同專用章由公司法務室保管；駐外分廠法人單位原財務部門保管的合同專用章仍由其保管。第三十二條獎勵與處罰
1、與合同洽談、訂立、履行、審查相關的公司部門，應嚴格按照本制度履行相關職責，未按相關制度履行的，將按公司制度進行處理。
2、公司合同法律審查部門、專業審查部門、財務審計部門對合同業務活動行使監督權。對合同業務活動中存在的錯誤行為有糾正的權利和職責。
3、公司合同業務的具體工作人員在從事合同業務活動中，有保守公司商業秘密，及時主張合同權利而不超過時效，維護公司合法權益的職責。在合同業務活動中因玩忽職守致使公司遭受重大損失的責任人應酌情承擔責任。
第八章附則
第三十三條在報批合同時，應將項目立項申請書隨同合同一并報批。
第三十四條公司涉及勞動關系的建立、變更、終止等相關事宜的合同管理，由公司有關部門另行制訂相應的管理辦法。
第三十五條本《制度》自公布之日起實施，由公司法務室負責解釋。
合同資料管理制度 8
一、總則
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為了加強和完善評審程序，防范合同風險，確保公司各項經營工作正常有序地進行，特制定本制度。
（二）適用范圍
1、一般合同由合同承辦部門擬定合同草本及相關文件，再按流程送審。
2、特殊/重大合同（訂立價款在五萬元以上的合同，投資、股權收購、并購的合同，涉外合同，合同承辦部門認為需可行性審查的其他合同）均必須提請公司合同評審小組評審。
�。ㄈ┞氊�
1、公司成立合同評審小組。合同評審小組由總經理、分管副總、（總監）、財務負責人、法務部負責人、PMC部負責人、質量管理部負責人、銷售部負責人、項目工程部負責人及承辦部門（當事部門）負責人組成，合同評審小組的組長為總經理。
2、合同承辦部門會同有關部門擬定合同草本，提交相關資信資料，并對合同執行情況進行全程督辦。
3、質量管理部負責對產品質量要求和單元產品的生產能力、交貨周期以及技術協議的可行性的審查，并參與單位產品成本的測算。
4、銷售部負責評審新產品/項目的開發能力及市場前景的評估。
5、工程部負責評審工程項目的生產能力、安裝進度以及技術協議的可行性，并參與工程項目成本的測算。
6、PMC部負責審核采購能力和采購周期，并參與材料成本的測算。
7、財務部負責評審付款與結算方式的.合理性和可行性，以及確認成本及利潤指標，票據提供是否符合稅務規定。
8、法務部負責合同簽訂及履行過程中所簽訂的一切書面文件的合法合規性審查，并對可能產生的法律風險提出防范意見。
9、公司分管領導、總經理和董事長負責公司所有合同的審批。
二、評審原則
（一）承辦部門應對合同另一方當事人的主體資格和資信進行了解和審查；其他相關業務部門對合同進行專業性審查。
（二）法務部對所有合同的立項、簽訂、履行、審核進行全程參與。
�。ㄈ┚o急采購、特殊原因的物資采購，或其他原因特批的采購（商務）或銷售的項目訂單或合同，可經公司總經理董事長批準，依照特事特辦的原則處理。
三、評審內容
�。ㄒ唬┙ㄔO工程（土建）合同
1、審核施工單位的資質、業績及信譽度；
2、審核費用是否合理。主要測算直接材料費用、直接人工費用、其他費用、間接費用及取費標準、定額選用、交（竣）工日期等；
3、審核質量與技術條款；
4、審核服務與承諾條款；
5、審核合同價款、付款方式是否明確且符合公司規定；
6、審核違約責任、質量索賠條款；
7、審核質量保證及質量保障體系是否滿足要求。
�。ǘ┵I賣合同
1、審核供應商的選擇情況；
2、審核比價核價、優質優價（性價比）情況；
3、審核備品配件、隨機配件的供應條款；
4、審核交付周期、質保期、售后服務與承諾條款；
5、審核合同價款、結算方式等是否明確且符合公司要求和規定；
6、審核違約責任、質量索賠條款；
7、審核質量保證及質量保障體系是否滿足要求；
�。ㄈ┘庸こ袛垼几�、維修）合同
1、審核承攬方的資質、業績及信譽度
2、審核比價核價（性價比）及加工費用標準是否合理；
3、審核質量與技術條款；
4、審核交付周期、質保期、售后服務與承諾條款；
5、審核合同價款、結算方式是否明確且符合公司規定；
6、審核違約責任、質量索賠條款；
7、質量保證及質量保障體系是否滿足要求。
�。ㄋ模┻\輸合同
1、審核運輸單位的資質、業績及信譽度；
2、評審運輸費用標準（性價比）是否合理；
3、審核合同價款、結算方式是否明確且符合公司規定；
4、評審服務與承諾條款；
5、評審運輸過程中貨物毀損、滅失應承擔損害賠償責任條款；
6、審查有無違約責任的條款，是否符合《合同法》的有關規定。
（五）商務合同
1、商務合同是指：公司與有關合作伙伴商定并準備簽訂的設備技術引進合同、國際貿易代理合同、談判備忘錄、補償貿易合同、專項協議書、銷售確認書等。
2、審核合作伙伴單位的資質、業績及信譽度；
3、審核費用、責任是否合理。主要測算取費標準、間接費用，審核雙方的責任、權利、利益的對等關系的條款等；
4、審核質量與技術條款；
5、審核服務質量與承諾條款；
6、審核合同價款、付款方式是否明確且符合公司規定；
7、審核違約責任、質量索賠條款；
8、審核質量保證及質量保障體系是否滿足要求。
四、評審程序
（一）合同評審采取召開專題會議的形式。專題會議由合同承辦部門負責召集。
�。ǘ┖贤u審工作開始前，先由合同承辦部門和其他有關部門起草合同文件，合同文件應優先采用示范合同文本；如無合同示范文本，則可結合實際情況起草或與合同對方共同起草合同文本。
�。ㄈ┖贤u審組織部門（合同承辦部門）原則上應至少提前1個工作日將須評審的合同文件及供應商的選擇、核價比價、服務與承諾等相關資料送交各評審參加部門。
�。ㄋ模┖贤u審專題會議應做好以下工作：
1、認真聽取合同承辦部門關于詢價比價、平等協商、廠家選擇等情況的介紹；
2、審查要約（詢價函）、承諾（報價函）的內容；
3、評審合同的條款。重點評審合同價款、質量、交貨期、服務與承諾、違約責任、損失賠償等條款；
4、對被評審的合同提出結論性意見。參會人員均應在合同評審記錄上簽字。
（五）合同評審通過后，合同承辦部門應將合同文件和匯總后的評審意見送交財務部審核，后分別報分管領導和財
合同資料管理制度 9
一、合同管理總則
1、目的和依據
為加強公司的合同管理工作，防范公司風險，減少和及時解決合同糾紛，維護企業的合法權益，提高經濟效益，根據《中華人民共和國合同法》及有關法律法規的規定，結合公司的實際情況，制定本制度。
2、適用范圍
本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協議等。
3、合同管理原則
合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關，跟蹤監督，及時調處，維護企業合法權益的原則。
簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關法律、法規、規章，參照有關政策。
4、保守商業秘密
管理、參與合同工作的一切有關人員，應當為公司保守商業秘密。
二、合同管理職責
1、法務部的主要合同管理職責
1)制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作；
2)擬定、修改、審查本公司內外合同，防范公司風險；
3）協助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂；
4）做好合同登記、統計、歸檔、保管工作；
5）監督、檢查本公司合同簽訂、履行情況；
6）依法處理本公司的合同糾紛；
7）按期統計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領導匯報；
2、財務部門的主要職責
1）加強與運營中心、市場中心、配送中心等有關部門的聯系，及時通報合同履行中的應收應付情況。
2）做好與合同有關的應收應付款項的.統計、分析、提出處理建議、妥善保管收、付憑證。
3）會同法務部做好合同管理工作；
三、合同審簽管理
1）公司對外簽訂合同，應由法定代表人或公司授權的代理人進行。未經授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。
2）除及時清潔者外，合同應當采用書面形式，合同文本應當采用法務部發布的合同示范文本；合同相對方提供的合同文本必須送交法務部審核；
3）所有合同都應按照順序由法務部統一編號；
4）合同及其有關的書面材料，應當語言規范，字跡清晰，條款完整，內容具體，用語準確、無歧義；
5）訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所，標的，數量和質量，價款和報酬，履行期限、地點和方式，違約責任及解決爭議的辦法等。
6）對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院；
7）法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章；
8）簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單位合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。
四、合同簽訂須知
1)、簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。
對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復印專用章的公司法人營業執照或營業執照的副本復印件。
對非法人經濟組織，應當審查其是否按法律法規規定登記并領取營業執照。對分支機構或是事業單位和社會團體設立的經營單位，除審查其經營范圍外，還應同時審查其所從屬的法人主體資格。
2）簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務資格證明及個人身份證；
被代理人簽發的授權委托書；
代理行為是否超越了代理權限或代理權是否超出了代理權限。
3）簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力。
4）簽訂合同，應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料，必要時應到簽發部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明資料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱、印章等內容必須完全一致。
5）下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。
6）名片；
7）廠家介紹、產品介紹等資料；
8）各類廣告、宣傳資料；
9）各類電話、BP機等通訊工具號碼；
10）對方當事人提供的未經我方合同承辦人見證而復制的或未與原件核對無異的復印資料。
11）合同承辦人應將合同的副本一份及時送交本公司財務部門備案，作為財務部門收付款物的依據。
五、合同履行、變更和解除
1、合同履約管理
1）法定代表人、公司總經理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。
2）在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發現問題，合同承辦人要及時處理，必要時經單位負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。
3）接收標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序，對不符合制度和合同約定的標的應在法定期限內及時提出書面異議。
4）合同結算必須通過本公司財務部門進行，對合法有效的合同，財務部門須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超越權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。
5）凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存
6）對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。
7）我方當事人收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據、回執備案。
2、合同的變更和解除
1）我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。
2）發現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向法務部反映。
3）我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。
六、合同糾紛處理
1）、為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內進行。
2）、發現對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動的，應立即向單位
合同資料管理制度 10
第一章總則
第1條為明確銷售合同的審批權限，規范銷售合同的管理，規避合同協議風險，依據《中華人民共和國合同法》及其相關法律法規的規定，按照本公司相關管理制度授權(《公司章程》、《合同管理制度》等)制定本制度。
第2條本制度所稱銷售合同是指本公司為了確定與客戶(包括自然人、法人及其他組織)的銷售供應關系而簽訂的書面協議。
第二章銷售合同格式的使用
第3條本公司銷售合同采用統一的標準格式和條款，由公司銷售部經理會同法律顧問共同擬定，經主管銷售副總經理及總經理審批后統一執行。
第4條公司銷售合同格式按照版本號由銷售部和公司法律顧問分別保管，供查閱和使用，已作廢版本應予以注明。
第5條公司銷售合同格式應至少包括但不限于以下內容。
一)供需雙方全稱、簽約時間和地點。
二)產品名稱、質量標準、單價(價格審批)。
三)運輸方式、運費承擔、交貨期限、交貨地點及驗收方法應具體、明確。
四)付款方式及付款期限。
五)免除責任及限制責任條款
六)違約責任及賠償條款。
七)具體談判業務時的可選擇條款。
八)合同雙方蓋章生效等。
第6條公司與客戶簽訂銷售合同應盡量采用公司經審批的統一格式；
一)若客戶要求使用客戶公司的范本，合同需先經公司法律顧問及銷售經理審核，經主管銷售副總經理及總經理審批后才能執行。
二)若客戶不愿意簽訂銷售合同，由客戶經理填寫《免簽銷售合同申請單》，報銷售部經理審核，經主管銷售副總經理和總經理審批后免除簽訂銷售合同；銷售訂單應按“銷售訂單評審流程”中“__條款”執行。
第7條銷售業務員與客戶進行銷售談判時，可根據實際需要對格式合同部分條款作出調整，但調整后的銷售合同應報經銷售部經理審核，并經總經理審批后執行。
第三章銷售合同審批與簽訂
第8條與客戶簽訂不含金額的銷售合同，客戶經理應填寫《合同簽訂申請單》，報銷售經理審核，經本制度第6條、第9條規定權限審批后，與客戶簽訂銷售合同。
第9條與客戶簽訂含有金額的銷售合同，客戶經理應填寫《合同簽訂評審表》，結合“銷售訂單評審管理流程”和本制度控制要求簽訂。
第10條，銷售合同審批權限規定：
一)簽訂不含確定金額的銷售合同，即供貨協議，依據以下權限審批：
(1)上一年度年銷售額500萬元(含500萬元)以上的合同，由主管銷售員制訂，銷售經理及主管銷售副總經理審核，總經理簽署；
(2)上一年度年銷售額100-500萬元(含100萬元)的合同，由主管銷售員制訂，銷售經理審核，主管銷售副總經理簽署；
(3)上一年度年銷售額100萬元以下的及新增客戶合同，由主管銷售員制訂，銷售經理審批簽署；
(4)與關聯方簽訂的銷售合同按照《關聯方交易管理規定》執行。
二)簽訂含有具體金額的.銷售合同，依據以下權限審批：
(1)合同金額
第11條銷售合同訂立后，客戶經理將合同正本交銷售助理歸入該客戶的檔案盒，副本送交財務部等相關部門；銷售助理應將銷售合同掃描成電子檔歸入電子檔客戶資料。
第四章銷售合同變更與解除
第12條合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等原因，銷售部或客戶提出變更合同申請，由雙方共同協商變更條款，合同變更由客戶經理填寫《合同變更申請單》，按照本制度第二章和第三章合同審批權限規定報相關權限人審批。
第13條當合同規定的解除條件發生時，銷售合同自動解除，銷售部客戶經理與客戶協商是否續簽合同，不續簽合同的應出具《客戶流失報告單》說明緣由和后續管理措施，報銷售經理審核，上一年度銷售金額超過100萬元的或合同約定金額超過50萬元的客戶，《客戶流失報告單》銷售經理審核后應報總經理確認。
第14條未發生合同解除條件需要解除合同的，客戶經理填寫《銷售合同解除申請單》按訂立合同時規定的審批權限和程序執行，簽署《銷售合同解除協議》，解除協議審批前均應經過法律顧問審核；《銷售合同解除協議》中應指明解除的合同，并明確雙方職責。
第15條銷售部客戶經理依據變更后的銷售合同或《銷售合同解除協議》辦理由于變更和解除導致的違約賠償事項，公司法律顧問負責指導及辦理約定無法履行的訴訟事項。
第16條銷售經理按月檢查客戶經理對違約賠償事項的管理情況，并將結果匯總上報給主管銷售副總經理與總經理。
第五章銷售合同存檔與保管
第17條銷售部簽訂的《銷售合同》、《免簽銷售合同申請單》和《銷售合同解除協議》，以及其他關聯的單據(包括《銷售合同變更申請單》、《銷售合同解除申請單》、、《客戶流失報告單》)，必須齊備并歸類存檔。
第18條客戶經理對其負責的客戶編制《銷售合同登記表》，登記客戶名稱、簽約時間、到期時間、信用賬期等重要信息；
第19條客戶經理應每月檢查登記表的到期時間，確保在合同到期一個月內提前與客戶簽署新的銷售合同；若客戶不同意簽訂新的銷售合同，客戶經理按本制度第13條執行。
第20條銷售業務員因書寫有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件。
第21條銷售合同及相關檔案屬于公司機密文件，保管和借閱按公司《檔案管理制度》機密文件要求執行；
第六章附則
第22條本制度若與公司章程、合同管理規定等上級管理制度有沖突的，依照公司級規章制度要求執行。
第23條本制度由銷售部負責編制和修改，經股份公司總經理審批后發生效力，由銷售部負責解釋。
合同資料管理制度 11
為了維護廣告市場經濟秩序，有效地開展廣告經營活動，依據《中華人民共和國廣告法》、《中華人民共和國合同法》的規定，制定廣告合同管理制度。
1、廣告主、廣告發布者應當認真學習履行《中華人民共和國合同法》保護自身的合法權力和利益。
2、廣告主、廣告發布者應當設立專職或兼職的合同管理員，合同管理員必須由有一定文化素質和合同法規專業知識的人員擔任。
3、廣告主、廣告發布者所有承接的廣告都應當使用工商行政管理機關統一印制的'《廣告發布業務合同》文本，簽訂廣告業務發布合同。
4、廣告業務發布合同的簽訂，應嚴格審查、審批制度。嚴格合同專用章使用，保管制度，嚴格合同統一編號，及時歸案制度。
5、廣告發布業務合同或代理發布合同的雙方當事人，應依法簽訂、依法變更、依法解除、依法履行合同義務，共同維護廣告市場經營的活動。
合同資料管理制度 12
1.合同評審制度
合同評審制度指的是一套有效的合同評審規則和程序，以確保合同所包含的各項條款均符合相關法律法規，能夠實現雙方的商業目的，并對各方的利益都有保障。
1.1 建立合同評審制度
制定合同評審制度可以幫助企業確保在各項業務活動中保護企業的利益。企業應該根據實際情況，制定具體的合同評審制度，識別出可能存在的風險，并建立相應的控制措施。
1.2 審核合同條款
在合同評審中，合同的各項條款應該被細致地審核，以確保條款的合理性和合法性。審核的過程中要關注的重點包括：
合同的執行條款：確保合同中的執行條款和雙方的商業目標相符，并且不違反任何相關的業務法規和法律法規。
風險評估：評估合同的所有條款，以確保不會對任何一方造成財務上的損失或其他阻礙。
保密性約定：確保有關商業秘密的保密性約定符合相關法規，并且明確約定業務信息的保密措施。
1.3 鎖定合同版本
一旦確認合同條款并進行了必要的修改，就應該制定一個可追溯、可證明的措施來確保最新版本的合同在所有階段都得到應用。該措施包括使用版本控制工具來跟蹤合同的所有條款和所有修改點。同時，在合同簽署之前，要確保合同的完整性和準確性。
2.合同評審流程
對于每一份合同，都應該擁有一套明確的評審流程，包括可能的'審批流程和所有必需的步驟，使得合同能夠被快速、準確地評審。整個合同評審流程需要包含以下基本環節：
2.1 合同評估
在初步評估階段，要確認參與評審的所有用戶、評審的目的和評審的范圍。確認身份驗證，并檢查所有變更的位置。
2.2 合同審核
接下來，需要對合同進行審核，以確保所有的合同條款都符合商業目的和相關的法律法規，不會引起任何法律爭議，以及能夠確保雙方利益都得到保障。
2.3 合同修改
合同評審存在必要的合同修改。合同評審員需要根據已經的評審，修改合同的確認標題，并標記出修改和建議。
2.4 合同批準
對于所有合同修改，需要有經過授權的人確認題頭，選擇批準或拒絕合同修復。這個步驟負責最后確認修改，以及確認審核結果。
2.5 合同確認
最后一步是合同確認。確認應對最終修改的合同備份，以及審核結果的認可。
3. 合同評審制度的重要性
制定合同評審制度是企業管理的一項基本工作，其重要性體現在以下方面：
3.1 避免風險
通過合同評審，可以避免因法律、業務方面的失誤而造成的可能的風險。確保雙方的業務目標可以達到，可靠性和合理性都可以得到保證。
3.2 管理合同
有效的合同管理是企業供應鏈和采購活動中最重要的一環，并且也對其它商業活動至關重要。合同評審能夠幫助企業清楚理解所有合同內容，并對合同所涉及的風險有預先的了解。
3.3 提高效率
合同評審可以幫助企業加速商業活動反應的速度，以較短的時間審核所有合同內容，并且能夠根據商業需求進行相應的調整。
無論是大企業還是小企業，建立合同評審制度都是非常必要的，一個系統化的合同評審方案將可以幫助企業有效的管理所有商業合同、確保合同的合法性和合理性，并避免風險。雖然合同評審流程可能需要較大的投入，但長遠來看，這對于企業而言，是具有明顯的經濟效益，值得投資和實施。
合同資料管理制度 13
一、入職流程及說明
1、應聘者在接到錄用通知后，須在約定期限一周內到行政人事管理部辦理入職手續，超過期限則視為自動放棄。
2、入職需提供以下資料：
新員工入職報到時，需填寫《新員工錄用登記表》、《員工服務承諾書》、《保密協議》（部分崗位），并同時向公司提交下述材料：
�。�1）個人簡歷及一寸近期半身免冠相片三張；
（2）身份證、學歷、職稱證書原件及復印件，驗原件留復印件；
�。�3）市級醫院體檢合格證明原件；
�。�4）離職證明材料；
�。�5）根據崗位的情況，辦理入職的員工須提供深圳戶籍人員擔保書或無犯罪記錄證明，擔保人必須協同到公司辦理相關手續；
�。�6）提供公司對應銀行賬戶信息。
3、入職流程及說明：
辦理入職相關手續（填寫登記表、員工承諾書、遞交入職資料等）→行政人事管理部進行崗前入職培訓→培訓考試通過后由店經理（店長）、行政人事管理部、連鎖藥店總經理審批入職資料→錄入指紋→閱讀崗位說明書及公司員工手冊→發放工牌→更新花名冊、通訊錄→公司短號申請→簽訂勞動合同→簽訂保密協議→部門進行專業知識培訓→部門進行業務指導→行政人事管理部對試用期員工進行崗位跟蹤
二、說明：
1）員工離職的書面申請需經過店經理（店長）、行政人事管理部、連鎖藥店總經理批準之日起30天方可辦理離職，行政人事管理部和申請人所在門店店經理（店長）在規定期限內招聘或調配工作接替人。在此期間，離職申請人必須做好保密、交接工作，并恪盡職守，認真完成本職工作。如未按公司保密規定做好相關工作，所有崗位按簽訂的《保密協議》予以處理。如導致公司重大損失的，扣罰所有費用，并移送司法機關處理。
2）離職申請人須填寫《工作交接清單》及詳細的工作交接附件，需由店經理（店長）、行管部、財務部、連鎖藥店總經理簽字確認后交行政人事管理部，方可進行工資結算
3）所有離職人員未經批準不得以任何形式將公司資料帶出公司，公司將保留2年以內的保密追訴權（特殊崗位以保密協議為準）。
4）公司對于未經過正當途徑擅自離職且未按要求辦理離職手續的員工予以開除處理，由此產生的一切后果由員工本人自行承擔。（如離職申請人未經批準離職，并未回公司辦理離職、交接手續的，則與員工本人和緊急聯系人聯系，并發短信留底以便備查，如連續三個工作日未辦理離職手續，將按開除（自動離職）處理，如因未交接工作而產生的.損失，公司保留法律追訴權。
5）員工接到解除（或終止勞動合同）通知或其離職申請被批準后，應按指定的日期辦理門店工作交接及行政人事管理部相關離職手續，交回一切所屬公司物品。
三、辭退/開除
公司對有下列行為違規者者，將予以辭退/開除：
1、一年內記過三次者；
2、連續曠工三日或全年累計曠工超過五日（含）以上者；
3、營私舞弊，挪用公款，接受賄賂者；
4、玩忽職守，貽誤要務，使企業蒙受重大損失者；
5、違抗命令或擅離職守，情節重大者；
6、仿效領導簽字、盜用印鑒或私改公司文件者；
7、因破壞、竊取、毀棄、隱匿公司設施、器材及文件等行為，致使公司業務遭受重大損失者；
8、泄露公司業務秘密情節嚴重者；
9、年終考核不及格，經考察試用仍不合格者；
10、工作時期受刑事處分而經法院判刑確定者；
11、因公司業務發展需要或其他因素。
12、不符合月度績效考核的標準。
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