檔案管理制度（經典）

　　在當下社會，制度使用的情況越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家整理的檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

檔案管理制度1

　　一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應聘及入職后的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況。

　　以下資料納入公司人事檔案范圍內：

　　1、應聘登記表（含簡歷）

　　2、身份證、學歷證書、駕駛證等復印件

　　3、無犯罪記錄證明、擔保人資料

　　4、入職自薦信、入職培訓記錄表、上崗承諾書

　　5、員工轉正考核表、申請書、申請表、轉正承諾書

　　6、勞動合同

　　7、崗位變動記錄

　　8、薪資調整記錄

　　9、獎懲記錄

　　10、保險繳納記錄

　　11、與公司簽訂的其它合同、協議

　　12、其它有必要納入檔案的資料（如：員工基本情況登記表等）

　　二、檔案建立及維護：

　　人力資源管理人員負責員工檔案的建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉正、崗位變動、薪酬調整等資料在調整后的一周內放入員工檔案。為保證檔案的.時效性，要求員工每年3月份填寫一份最新的員工基本情況登記表并放入檔案，原登記表繼續保存。員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢。辭職、辭退員工的檔案從原部門提出，單獨保管

　　三、檔案查詢權限：員工檔案涉及員工個人及家庭信息等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容，HR經理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門經理因工作需要可以查詢本部門員工檔案，其他人因工作需要經HR經理同意后方可查詢員工檔案。

　　四、本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司后的檔案，不含員工進入公司前的人事檔案

檔案管理制度2

　　一、總則

　　（一）為了加強師資管理，及時發現人才，培養人才，不斷收集、積累教師業務資料，便于教師教科研水平的考核，充分發揮業務檔案在對教師進行考核、晉升、獎懲方面的作用，特制定本辦法。

　　（二）教師業務檔案主要收集和記載教師在教學、科研活動中形成的主要成果材料（教學任務完成情況、教學水平、教學效果、科研論文、專著、譯著、教材等以及對這些材料的歷史評價、專家的學術鑒定材料、圖片等）。

　　（三）對教師業務檔案的認真收集、整理是加強教學、科研管理的`重要措施之一，因此，各系（院、部）要高度重視，抓好落實。

　　二、業務檔案收集

　　（一）根據我院的實際情況，各系（院、部）應建立健全業務檔案材料的收集整理制度，材料要全面、完整、準確，各系（院、部）的業務檔案由教務員或指定有關人員負責管理。

　　（二）通過各種渠道收集教師在任課、進修、觀摩教學、改革教學方法、教學研究成果、學術活動、外語狀況、學術水平鑒定及出席有關會議重要記錄等材料。

　　（三）對歸檔材料要驗證真偽和完整與否，要求用鋼筆或簽字筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆、紅色筆填寫。

　　三、業務檔案材料的管理

　　（一）對材料收集整理是檔案管理的基礎工作，是征集材料向檔案轉化的重要步驟。業務檔案材料的范圍主要有：

　　1．教學活動：包括任課、進修、觀摩、改革教學方法、更新教材、改進實驗方法、設備、措施等。

　　2．學術活動：包括參加學術會議，應邀講學，國內講學或學術交流，學術任職等。

　　3．科研活動：包括科研論文、著作、科研成果的登記；項目的立項運作及完成情況。

　　4．外語狀況：包括譯著、譯文、文摘及業余外語進修班結業水平登記。

　　5．業務上的工作獎勵、鑒定、評語等據實記載。

　　（二）對檔案材料的整理工作要求及時準確，利于考核、考查材料的準確程度及學術價值。

　　（三）業務檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業務檔案傳閱制度。

　　四、業務檔案管理體制

　　（一）由教務處主管，每學期初由各系（院、部）及教務處整理上學期的檔案材料，及時歸檔。

　　（二）教務處要經常檢查各系（院、部）業務檔案的形成、整理、歸檔及使用等工作情況，以便發現并解決問題。

檔案管理制度3

　　一、認真學習《檔案法》和《福建省檔案條例》，酷愛檔案事業，刻苦研討業務，忠于職守，做好本職工作。

　　二、訂立并認真執行文件材料歸檔制度，積極搭配、督促有關領導和有關人員定時、按質、按量辦理好各職能部門檔案的移交工作。

　　三、嚴格遵守檔案管理制度，認真做好本社區檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統計等工作。

　　四、對本社區各種門類、載體的檔案實行安全有效管理，做到類別清楚、目錄齊全、排列有序，便于供應利用。

　　五、要定期檢查檔案保管情形，建立保管檢查情況臺帳，并對破損或變質的檔案適時修補，復制或其它技術處理。

　　六、依據工作需要，編制必需的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件聚集等參考材料。

　　七、諳習庫藏檔案，為本社區各項工作供應優質服務，充分發揮檔案作用。嚴格執行保密、利用制度，辦理好借閱手續和利用效果登記等工作。

　　八、嚴守黨和國家機密，正確處理利用和保密的`關系，使檔案信息得到充分的開發和保證檔案內容的安全，更好地為社區建設工作服務。

檔案管理制度4

　　一、檔案收集制度

　　1、接收檔案時要堅持嚴格按照有關規定的標準執行,保證安全檔案的質量,使安全檔案符合檔案管理標準化、規范化和現代化的需要。

　　2、要定期接收現行機關的檔案和有關資料。

　　3、要做好檔案的收集工作。

　　4、案卷要符合質量標準,規定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。

　　二、檔案保管制度

　　1、檔案保管必須設置適應需要的檔案庫房、專用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光措施。對發生褪變和破損的檔案要采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

　　2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風,是五節櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。

　　3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進行,排列要整齊、美觀。

　　4、庫房內經常保持清潔,禁止亂放雜物,庫房內外要設溫濕度計,每天上、下午定時測試、記錄。

　　5、每半年對檔案保管狀況進行一次全面檢查,做好檢查記錄,發現問題及時解決。

　　6、嚴格檔案的'出入手續,做好日常登記,統計工作,按規定搞好年報。

　　7、為確保檔案的安全,庫房管理人員要提高警惕,并配合有關保衛人員做好夜間值班工作;平時非工作人員未經許可,一律禁止入內。

　　8、檔案工作人員調動工作時,必須將所保存的檔案數量、狀況詳細交待清楚,辦好交接手續后,方可離職。

　　三、檔案保密制度

　　1、檔案人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》,切實保證檔案的完整與安全。

　　2、檔案資料要嚴加管理,經常清點,不丟失,不泄密。

　　3、不準隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機密檔案內容;不準把機密檔案資料外借或帶出。

　　4、私人不準在辦公室或存檔案、資料的地方會客。

　　5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放,統一銷毀,以免泄密。

　　四、檔案統計制度

　　1、檔案資料的收進和移出隨時進行登記。

　　2、全宗和案卷數量要每年年底匯總、核對一次。

　　3、及時準確地掌握并記錄檔案資料的情況。

　　五、檔案利用制度

　　1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機密檔案資料,要說明查閱目的,經領導批準后方可查閱,借閱的要填寫《檔案利用登記薄》,并且只限批準的內容,不得隨意擴大閱讀范圍。摘抄、復制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷毀。

　　2、利用者在查閱要愛護檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。

　　3、利用者必須在閱覽內查閱檔案資料,非經批準不得帶出室外。

　　4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴格進行清點、核對、辦理退還手續。

　　8、檔案資料利用后,查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。

檔案管理制度5

　　為進一步加強基建檔案管理，促進基建檔案管理規范化、制度化，保證基建檔案材料齊全、真實，根據國家有關基建檔案資料管理的規定，結合學校實際，特制定本規定。

　　1、基本建設項目檔案資料是指在整個建設項目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過程中形成的、應當歸檔保存的.文件，

　　包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、招投標、勘測、設計、施工、竣工、審計、保修、使用等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。

　　2、項目管理科負責全處基建檔案管理工作，校園建設處在項目管理科設立檔案管理員崗位。

　　各科室對業務范圍內所形成的各類文件及有關資料的歸檔工作均應作出明確要求，落實到相關人員，同時要做好基建檔案業務的培訓和指導工作。

　　各科室負責人對本科室檔案資料的齊全、真實負有責任。

　　檔案管理員按照建設工程文件歸檔范圍，負責收集、整理和保管，并根據金華市城建檔案館和學校檔案館的要求，以基建項目為單位進行預立卷和歸檔工作。

　　3、基建項目的檔案資料工作要與項目進程同步。

　　項目建設過程中，現場代表應要求各參建單位在各自的職責范圍內做好建設項目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作，在工程竣工驗收時移交給檔案管理員。

　　在簽訂基建項目合同時應明確規定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。

　　每月工程資料經監理和現場代表檢查認可后方能支付工程款。

　　4、基建項目檔案資料分四個節點進行收集整理：項目前期工作開始至施工許可證辦理完畢止；工程開工至竣工驗收合格；工程審計結束；保修結束。

　　相關節點責任人應將原件交給檔案管理員存檔，今后工作中需要使用該材料，需到檔案管理員處辦理借用手續。

　　檔案管理員對接收的所有基建項目檔案資料應做好清點、簽字等書面交接手續，并做好目錄清單，

　　同時負責審核檔案資料是否符合歸檔相關標準和規定，校園建設處其他相關人員應負責審核檔案資料是否齊全和真實。

　　5、檔案管理員原則上應在工程竣工兩個月內完成檔案資料歸檔工作，并根據工作需要，將重要的和經常使用的文件材料一套按項目做好內部存檔工作。

　　項目管理科應逐步推進信息化管理，創造條件建立基建檔案數據庫。

　　6、對由于個人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的，應追究當事人的責任。

檔案管理制度6

　　（一）根據《中華人民共和國國職業病防治法》的規定,結合本公司的`實際,對公司各單位建立職業衛生檔案、員工個人職業健康監護檔案,并由專人保管。

　　（二）職業衛生檔案內容：

　　1、組織機構和規章制度建設檔案

　　2、前期預防的檔案

　　3、材料和設備管理檔案

　　4、工作場所管理檔案

　　5、工作場所職業病危害因素監測、評價檔案

　　6、個人職業病防護用品檔案

　　7、職業健康監護檔案

　　8、職業病危害事故的應急救援檔案

　　9、職業衛生培訓檔案

　　10、職業病診斷管理檔案

　　11、群眾監督檔案

　　（三）職業衛生檔案應按檔案管理的要求建立目錄、統一編號、專冊登記;及時進行歸檔。

　　（四）職業衛生檔案資料應字跡清楚、圖表清晰、文字準確可靠。

　　（五）隨時、定期地根據公司人員的變動，及時調整和補充檔案資料。

　　（六）檔案中各種資料按要求每三年復核一次；日常職業衛生工作須將測定結果、健康檢查結果、職業病管理情況隨時記錄，以備分析。

　　（七）職業病診斷，鑒定單位需提供有關職業衛生檔案資料時，公司應如實地提供。

　　（八）檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記，檔案工作人員調離時，必須辦好交接手續。

　　（九）職業衛生檔案庫房要堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作，并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理，定期檢查清點，如發現檔案破損、變質時要及時修補復制。

　　（十）利用職業衛生檔案的人員應當愛護檔案，職業衛生檔案室嚴禁吸煙，嚴禁對職業衛生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。

檔案管理制度7

　　1總則

　　1.2本制度所指的檔案,包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程技術檔案、聲像檔

　　1.3公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內部在工作中形成的各種有保存價值的文件資料,都要按照本制度的規定,分別立卷歸檔。

　　1.4公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結案后,應及時交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動或因故離職時,必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續,不得擅自帶走或銷毀。

　　2檔案的收集與管理

　　2.1堅持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應設立兼職檔案管理員,負責管理本部門的文件資料,并保持相對穩定。人員變動,應及時通知公司檔案主管部門。

　　2.2公司檔案的主管部門為公司行政人事部。

　　2.3凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復、請示、報告、轉發文件含被轉發的原件)一律由公司行政人事部統一收集管理。

　　2.4一項工作由幾個部門參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的文件由會議主辦部門收集歸檔。

　　2.5公司工作人員外出學習、考察、調查研究或參加行業主管部門召開的會議等公務活動的人員,在核報旅差費時,必須將會議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續,由行政人事部檔案管理人員簽字認可后,財務部門才能給予報銷。

　　2.6本公司召開全公司性的會議,由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續,由辦公室檔案管理人員簽字認可后,財務部門才能報銷相關的會議費用。

　　2.7公司專(兼)職檔案管理人員的職責是:了解本公司(部門)的工作業務,掌握本公司(部門)文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門)的文件資料;認真執行文件資料歸檔制度,對本公司(部門)承辦的文件資料及時收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書、人事檔案統一由公司行政人事部管理,財務檔案暫由財務部管理,工程技術檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業發展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時,應按照檔案借用程序辦理借用登記手續。

　　3歸檔范圍

　　3.1重要的會議材料,包括會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、經驗材料、會議紀錄等。

　　3.2上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例規定、通知等文件資3.3本公司制發的所有正式文件和與有關單位往來的文書。

　　3.4本公司向上級的請示與上級機關的批復。

　　3.5反映本公司生產經營活動的計劃、總結、報告、請示、批復、報告、會議紀錄等。

　　3.6本公司與相關單位簽訂的合同、協議等文件資料。

　　3.7本公司關于中、高層管理人員職務任免的文件資料,以及員工考核、獎懲的文件資

　　3.8本公司員工勞動、薪酬、福利等方面的文件資料。

　　3.9本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。

　　4平時歸檔

　　4.1各部門對已處理完畢或批存的文件資料要及時交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。

　　4.2各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務,編制平時文件資料歸檔使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。

　　4.3公文承辦人員應及時將已處理完畢或經領導批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。

　　4.4兼職檔案管理人員應及時將立卷的文件資料,按照“案卷類目”的條款放入平時保存文件夾內對號入座,予以保存,并在收發文登記簿內予以注明。

　　5立卷歸檔

　　5.1為統一立卷規范、保證案卷質量,立卷工作由各部門兼職檔案管理員負責,公司辦公室檔案管理人員負責組卷、編目。

　　5.2案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有關聯系,區別不同的價值,便于保管和使用。

　　5.3歸檔的文件資料種類、份數以及每份文件資料的頁數均應齊全完整。

　　5.4在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷。絕密文件單獨立卷。少數普通文電如果與密件有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。

　　5.5不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請示和批復,應放在復文年立卷。沒有復文的,放在請示年立卷。跨年度的規劃放在針對的第一年立卷。跨年度的總結放在針對的最后一年立卷。跨年度的.會議文件放在會議開幕年。其它文件的立卷按照有關規定執行。

　　5.6卷內文件資料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件資料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　5.7卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷應該統一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號。

　　5.8永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

　　5.9有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負責。備考表應置于卷尾。

　　5.10案卷封面應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

　　5.11案卷的裝訂:裝訂前,卷內文件要去掉金屬物質,對破壞的文件資料應加以裱糊。字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　5.12案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。

檔案管理制度8

　　健康檔案存放制度

　　1、檔案存放要整齊、整潔，注意防潮、防火。

　　2、檔案存放標識要清楚。

　　3、檔案裝訂、存放要便于查閱，要有目錄，按時間順序，系統的排列，分類存放。

　　4、檔案存放要按年、按月存放，不得混年、混月存放裝訂。

　　5、檔案如有皺折、破損、參差不齊等情形，應補整、裁減、折疊，使其整齊劃一。

　　健康檔案記錄管理制度

　　1、填寫檔案一律用碳素水筆或毛筆，禁止圓珠筆或鉛筆，應清楚、準確。

　　2、編制好案卷目錄，檔案袋或檔案首頁各項應記錄完整，不準空項。

　　3、嚴格登記，嚴格手續。各項內容必須按照《國家基本公共衛生服務規范(20xx版)》規定的內容執行。

　　健康檔案閱讀管理制度

　　1、案卷一般僅供在檔案室閱看，確需外借(本單位科室)得經辦理登記手續。

　　2、閱讀當事人不得將檔案損毀、拆散、調換，如違反按《檔案法》有關規定處理。

　　3、檔案一般不得借出檔案室，如有特殊情況，經院領導同意并辦理借閱手續，檔案管理員要及時催還。

　　健康檔案調取管理制度

　　1、凡需調取檔案者，均須填寫《檔案調取單》，依據調取權限和檔案密級，經院長、主管院長、辦公室主任、門診主任、護士長簽字后方能調取。

　　2、調取檔案當事人應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。檔案交還時須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告院長或主管副院長。

　　3、外單位(市級醫療機構)借閱檔案時，憑單位證明，經本院領導同意方可借閱，但不得帶離檔案室。4、嚴格執行《檔案法》規定的`相關內容。

　　健康檔案管理制度

　　1、以家庭為單位，建立居民健康檔案。

　　2、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號存放，檔案專柜存放，保持整潔、美觀和規范有序，實行計算機管理。

　　3、檔案必須齊全完整，做到分門別類存放，定期檢查檔案，做好檢查記錄，發現問題及時采取有效措施，確保檔案完整安全。

　　4、檔案如有破損，應及時修補或復制整理。

　　5、資料管理人員應及時登記已經獲取的各種信息，并進行分析統計，及時反饋。

　　6、非檔案管理人員，不得隨意翻閱已經建檔的各項資料。未經同意，任何人不得調出、轉借各種檔案資料。

　　7、檔案保管應采取專用柜架，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防有害氣體等設施。

　　8、執行《檔案法》規定的相關內容。

檔案管理制度9

　　工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。

　　一、工程檔案目錄管理

　　1、工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式，基礎檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。

　　2、工程檔案設置三級目錄，第一級目錄為類別目錄，第二級目錄為程序文件目錄，第三級目錄為工作單目錄。

　　3、工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。

　　二、工程檔案管理程序

　　1、工程檔案管理責任

　　(1)工程部經理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。

　　(2)工程部責任:配合工程部經理進行工作。

　　(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。

　　(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領導和檔案員的.工作檢查。

　　2、工程檔案管理程序

　　(1) 工程檔案的建立

　　文秘檔案員根據經理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統一編號，并在每卷首頁建立目錄清單，同時在計算機中進行目錄登記。

　　(2) 工程檔案的存檔

　　工程檔案由文秘檔案員整理，按規定目錄存檔。

　　(3) 工程檔案的查閱和借閱

　　一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續。保密檔案經工程部經理批準可查閱，不可以借閱。

　　(4) 工程檔案的更改清理和銷毀

　　原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經工程部經理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理，過程性工作檔案到期后應及時銷毀，但應做好銷毀記錄。

　　(5) 上級檔案存檔

　　工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業管理中心存檔。

　　(6) 保密等級設置和更改

　　涉及到物業管理中心、項目部、工程部機密的技術和經濟檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經理決定。

　　(7) 計算機檔案管理

　　工程部檔案應積極推行計算機管理，由文秘檔案員設置目錄菜單，將檔案或目錄及時錄入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

　　(8) 圖書檔案管理辦法

　　工程部購置的技術圖書由文秘檔案員登記建檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴格按管理辦法借閱。

檔案管理制度10

　　為促進教育科研檔案工作標準化、科學化、制度化，不斷進步學校管理程度，使教育科研檔案更好地為老師效勞，為進步教育質量效勞，特制定本制度。

　　各級教育科研課題，教科室教研教改資料均要立卷歸檔。課題結題兩個月后將所有材料（立項文件，課題申報表，施行方案，中期檢查情況，實驗報告，結題證書，結題論文，以及調查材料等）立為一卷。

　　按教育科研或上級所發文件裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。

　　按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放在防火、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠的地方。

　　國家級、省市級立項課題保管期限為永久，縣（市）級立項課題和教研教改資料保管期限為長期，由學校檔案室保管。日常的教育科研資料由教科處暫為保管。

　　因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱手續，用后及時歸還。查閱時不得損壞或在檔案上涂改、亂畫。假設需復印，要請示指導同意。

檔案管理制度11

　　第一章總則

　　第一條為加強公司XX資產管理有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）檔案管理工作，根據《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規、規范性法律文件及相關監管要求制定本制度。

　　第二條檔案是公司及各部門在各項工作中形成的文件材料。

　　第三條加強檔案管理工作，是規范公司內部管理的重要內容，對亍提高公司管理水平具有重要意義。

　　第二章歸檔范圍

　　第四條公司檔案分為以下幾種：

　　（一）公司級證件

　　營業執照正副本；組織機構代碼證正副本；稅務登記證正副本；開戶許可證；機構信用代碼證、會員證等其他證件。

　　（二）法人治理結構

　　1、股東會、董事會、監事會等決議及會議材料；

　　2、高管人員資料檔案；

　　3、股東情況相關資料

　　4、其他相關資料。

　　（三）公司文書檔案

　　1、外發文件：外發紅頭文件等；

　　2、外收文件：

　　（1）監管部門的批文、批復、通知等；

　　（2）上級管理部門、股東單位頒發的.需要公司執行的指示、決定、命令、條例、規定、辦法和通知等；

　　（3）其他金融機構的往來文件；

　　（4）社會有關部門頒發的文件、材料和公函；

　　（5）其他需要立卷歸檔的外來文件。

　　3、內部文件：各部門通知、通報、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。

　　（四）基金交易及基金清算

　　包括不限于：投資決策委員會會議記、風控委員會議記、清算指令等。

　　（五）合規檔案

　　各種風控合規報告及提示函等。

　　（六）行政物業

　　1、辦公樓相關文檔：裝修工程招標、工程報批、監理、投標書、工程合同、竣工驗收、辦公物業租賃文檔，財產保險相關文檔等；

　　2、辦公家具類文檔；

　　3、電話、安保、音視頻相關文檔；

　　4、物業管理相關文檔；

　　5、空調、電梯相關資料；

　　6、辦公樓消防、水系統圖紙等等；

　　7、購置各類設備的圖紙、說明書等；

　　8、其他需要歸檔的文件。

　　（七）信息系統

　　信息系統工程建設等資料。

檔案管理制度12

　　1、綜合檔案室是檔案史料的收集、管理、開發、利用的主要部門，編研工作是檔案室的一項緊張工作職責。檔案人員應按照檔案史料的構成過程，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專題文件匯編等必須編寫的'檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。

檔案管理制度13

　　為進一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實現公司檔案資料管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的檔案資料是公司在業務經營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書、合同文本、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、消防驗收意見書、竣工資料等。

　　二、檔案資料管理原則

　　1、檔案資料實行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)、消防驗收意見書、物業設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標文件、工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存備查。

　　2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

　　3、專管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時履行本職的責任和義務。

　　4、各項目部應及時移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

　　三、檔案資料的移交

　　1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。

　　2、工程項目在正式下發中標通知書、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關經手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。

　　3、工程項目過程資料，如工程聯系單、工程簽證單、工程月進度申報表、工程材料認質認價單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

　　4、竣工報告、消防驗收意見書、物業設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。

　　5、檔案資料移交時，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續。

　　6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

　　四、檔案資料的管理辦法

　　1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進行分類匯總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　2、項目部或個人檔案資料查詢可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經公司部門主管領導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關借閱手續，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

　　3、檔案資料的'保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。

　　6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。

　　7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節予以處罰。

檔案管理制度14

　　一、根據《檔案法》規定,按醫療設備的管理等級,確定建立醫療設備檔案管理的`范圍。

　　二、檔案資料要按規定的項目內容認真填寫,做到字跡端正、完整、清晰并分類編號登記。資料收集應真實、完整。案卷目錄應與案卷內容一致。

　　三、完善技術檔案借用手續。大型精密儀器的原始技術檔案,非經批準不得外借。醫療設備使用說明書復印件或副本交使用科室。

　　四、技術檔案要按規定的保存時間保管,銷毀檔案、資料要經過批準。

　　五、及時做好動態檔案信息的補充更新工作。

　　六、保證信息管理系統的數據安全,定期備份數據。

　　七、檔案管理人員工作變動時,要按程序辦理檔案移交手續。

檔案管理制度15

　　為了加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。包括：公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　一、檔案資料的日常管理：

　　1、電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。

　　2、文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件(合同)管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　　3、文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊擺放在文件/檔案柜中。

　　二、檔案資料的歸檔范圍

　　1、公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等;

　　2、公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件;

　　3、本公司與其他單位來往的文書及權益文書和照片、錄音、錄像等;

　　4、公司領導的批示、指示等;

　　5、重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

　　6、反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等;

　　7、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報;

　　8、本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料;

　　9、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

　　10、本公司發布的各類廣告、宣傳材料;

　　11、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

　　12、外出公務活動(如學習、考察、調查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

　　13、財務檔案資料;

　　14、各種實物檔案;

　　15、其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　例如：

　　1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內業資料、竣工資料、設備說明書等);其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制;文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等;

　　2)客服部：合同評審記錄、房屋租賃合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等;客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查及分析記錄等

　　3)管理部及辦公室：聯絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。

　　三、檔案資料的歸檔要求

　　1、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　2、一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。

　　3、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　4、子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　　5、各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　四、檔案資料的歸檔時間

　　1、即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

　　1)公司規定的密級文件;

　　2)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等;

　　3)合同、協議書等正本及過程資料;

　　4)公司干部任免的`文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料;

　　5)其他認為需要即時歸檔的資料。

　　2、定期歸檔

　　1)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交辦公室;

　　2)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室;

　　3、電子聲像檔案的歸檔

　　1)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

　　2)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次上傳數據。

　　3)每年3月底前必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，辦公室核實后刻錄成光盤并將數據上傳到公司的云端保管。

　　五、檔案保管

　　1、檔案編號

　　1)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　2)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號規定》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　3)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

　　4)檔案分類及編號的增補、修訂等由辦公室結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　5)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　六、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　4、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

　　5、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。

　　6、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。

　　7、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　8、不準轉借，必須專人專用。

　　9、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

　　10、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　七、檔案保密要求

　　1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

　　2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。

　　3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離辦公室。有密級檔案復制時，需經項目經理或副總以上領導批準。

　　4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經部門總監或副總以上領導批準。

　　5、外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

　　6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

　　八、檔案借閱、借出制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

　　5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

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