（熱）檔案管理制度15篇

　　在學習、工作、生活中，制度的使用頻率逐漸增多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

檔案管理制度1

　　1、目的

　　為了規范進出口業務單證的存檔管理，符合《中華人民共和國國海關法》、《中華人民共和國國海關稽查條例》等有關法律法規的規定。

　　2、范圍

　　適用于本公司進出口業務單證檔案管理

　　3、存檔項目

　　3.1一般貿易項下進出口業務單證的管理

　　3.1.1存檔內容：進出口報關資料（包括進出口合同、進出口發票、進出口裝箱單、進出口報關單、海關放行通知書）；進出口船務資料（包括訂艙單、裝柜單、提單、設備交接單、落貨明細單、排柜單）。

　　3.1.2按合同號順序制作進出口合同臺帳以及進出口明細

　　4、工作制度

　　4.1每一項業務操作完畢，操作員必須一周內整理留檔資料進行存檔；

　　4.2月末由部門內檔案管理人員進行檢查，檢查留檔是否按規定操作；

　　4.3進出口業務操作以季度為時間段。由部門主管進行抽查留檔資料是否合格；

　　4.4每一年度一次將當年產生的.全部留檔資料整理好并有序存放；

　　4.5留檔工作作為業務操作部門業績考核一項內容；

　　4.6保管人員因工作調動，需作好書面工作交接；

　　4.7根據《中華人民共和國國海關稽查條例》規定，進出口業務及與之直接關系產生的資料，一般貿易應自辦結海關手續后保存三年，加工貿易應自辦結海關核銷手續后保存三年，減免稅設備應自辦結海關解除監管（監管期：生產設備為五年）手續后保存三年。

　　4.8查閱檔案，必須經檔案管理負責人批準。

　　4.9檔案銷毀，必須經檔案管理負責人上一級領導批準。

　　5、本制度未盡事宜，在工作中不斷補充完善。

檔案管理制度2

　　聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。

　　4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查（借）閱登記手續，注明查（借）閱目的，用后及時反響利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的.檔案材料，須經辦公室主任同意并經檢查校對前方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時，須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。

　　5、如查（借）閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管局長批準。

　　6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案喪失者視情節輕重給予處分。

　　7、查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員泄漏，違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進展利用效果的收集工作，對不能當場表達的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。

　　三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將“利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳“利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的“利用效果登記表”，應及時。

檔案管理制度3

　　供應商檔案管理是公司采購管理的重要內容，而不能把它僅僅理解為是供應商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應商檔案管理系統和供應商管理制度，有利于更好的了解供應商之制程能力、品管功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質之產品的能力，是建立長期供需合作關系決策的重要依據。

　　第一條供應商檔案管理對象：

　　1、從時間序列來劃分：老供應商、新供應商、未來供應商。新供應商和未來供應商為重點管理對象。

　　2、從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的供應商、正在進行交易的供應商和即將進行交易的供應商。對于第一類供應商，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于第二類的供應商，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對于第三類供應商，檔案管理的重點是全面搜集和整理資料，為即將展開的交易業務準備資料。

　　3、從供應商性質來劃分：特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司等。這類供應商因其性質、供應特點、供應方式、供應量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

　　4、從供應數量和市場地位來劃分：包括主力供應商（供貨時間長、供應量大等），一般供應商。不言而喻，供應商檔案管理的重點應放在主力供應商上。

　　第二條供應商管理內容

　　1、供應商基礎資料，即公司所掌握的供應商最基本的'原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應商檔案管理的起點和基礎。供應商基礎資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、e—mail、網址、負責人、聯系人；公司概況、設備狀況、人力資源狀況、主要產品及原材料等。

　　2、供應商特征：供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。

　　3、業務狀況：主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。

　　4、交易活動現狀：主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。

　　第三條供應商檔案管理方法

　　1、建立供應商檔案卡。作為供應商檔案管理的基礎工作，是建立供應商檔案卡（又稱供應商管理卡、供應商資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

　　供應商檔案卡主要記載各供應商的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

　　①提供供應商資料卡，由供應商填寫。

　　②由采購員通過平常的業務活動或其他各種渠道了解、收集供應商的相關資料。

　　③通過本公司和供應商已發生的采購情況（包括產品性能、產品質量、售后服務等實際情況）。

　　然后根據這三種渠道反饋的信息，對供應商的相關資料進行整理、核實匯總，填入供應商檔案卡。

　　2、通過采購員與供應商溝通建立供應商檔案卡的主要做法是：編制供應商信息周報，由匯總整理，周會時上報總經理，據此建立綜合的供應商檔案。

　　第四條供應商檔案管理應注意問題

　　1、供應商檔案管理應保持動態性。供應商檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據供應商情況的變化，不斷地加以調整，消除過舊資料；及時補充新資料，不斷地供應商的變化，進行跟蹤記錄。

　　2、供應商檔案管理的重點不僅應放在現有供應商上，而且還應更多地關注意向供應商，為公司選擇新應商，開拓新市場提供資料。

　　3、供應商檔案管理應“用重于管”，提高檔案的質量和效率。不能將供應商檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和有關人員。同時，應利用供應商檔案，作更多的分析，使死檔案變成活資料。

　　4、借閱供應商檔案時，必須辦理借閱手續。請借閱人員注明借閱期限。

檔案管理制度4

　　1.1設備技術檔案由工程部專人負責,酒店所有設備均建立設備檔案,按設備種類,按時間順序存放;

　　1.2設備建檔,酒店所有設備均分類,分部門建立設備檔案,內容包括:設備名稱、出廠合格證、檢驗單、安裝質量檢驗單、試車記錄、維修保養記錄、改進安裝記錄、運行日志等。每種設備的各種檔案內容分別按記錄種類和時間歸檔編者按號以便查找;

　　1.3設備圖表,設備圖表由工程部統一管理。包括:設備安裝工程施工圖,動力設備與管道配管竣工圖,給水系統分布圖,供電線路圖,自動報警系統分布圖,設備零件組裝與特殊加工圖等。這些圖均分類編號,歸檔管理,供設備維修管理人員查閱;

　　1.4設備運行日志。包括:配電室運行日志,鍋爐運行日志,空調制熱或制冷運行日志,空調區域溫度,濕度巡檢記錄,這些報表日志使用記錄完畢后,統一交工程部存檔管理;

　　1.5技術檔案借閱,工程部各種技術檔案建立后,借閱時需辦理借閱手續,經檔案主管人員同意方可借閱。

檔案管理制度5

　　為明確管理責任，規范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、檔案管理原則

　　公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。

　　二、組織

　　公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。

　　三、檔案管理部門的工作職責

　　（一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。

　　（二）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

　　（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

　　四、檔案管理人員職責

　　（一）負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質量，并按時接收和移交檔案；

　　（二）凡本公司印發出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。

　　（三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。

　　五、歸檔公司檔案室資料

　　（一）上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；

　　（二）本公司的請示與上級機關的批復；

　　（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；

　　（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結；

　　（五）本公司制訂的計劃、方案、統計、財務、工作總結；

　　（六）綜治工作材料；

　　（七）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；

　　（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

　　（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

　　（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

　　（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務活動的重要史料和證據。

　　六、檔案的收集與歸檔

　　（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

　　（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。

　　（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

　　（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。

　　（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續。

　　七、檔案的保管

　　（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。

　　（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

　　（三）檔案工作人員應確保檔案的質量，對破損和變質檔案，及時采取措施，進行修補和復制。

　　（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發現問題及時組織整改。

　　（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的'材料進行修補和復制。

　　八、檔案的借閱

　　必須嚴格執行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。

　　（一）檔案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；

　　（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；

　　（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

　　（四）調走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；

　　（五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經總經理批準，并辦理登記手續后，方可借閱。

　　（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

　　（八）未經公司董事長授權，任何部門或個人無權公開檔案。

　　九、檔案室保密制度

　　（一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。

　　（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。

　　（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經分管領導審批，報總經理批準后，方可借出。

　　（四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經綜合管理部主管領導審批，報分管領導批準，方可提供。

　　（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。

　　（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

　　十、檔案的鑒定與銷毀

　　鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關規定并結合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

　　（一）反映公司主要職能和重要經營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存；

　　（二）反映公司一般經營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16―50年；

　　（三）對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內。

　　（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門和人員修改、補充。

　　（五）經過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發生完全改變，其檔案失去保存意義的，經檔案人員或原經辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經理批準，方可銷毀。

　　（六）經批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

　　十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。

　　十二、本管理制度自發布之日起實施。

檔案管理制度6

　　根據有關檔案管理的規定，特擬定以下校務公開檔案管理制度：

　　一、立卷歸檔制度

　　1、按學院校務公開細則公示的，有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記載材料，都屬于立卷歸檔范圍。

　　2、歸檔要求，凡已公開的`記載材料，部門移交時須進行整理、分類、立目、裝訂后移交。

　　3、歸檔時間，通過公示后的記載材料，各部門須在結束后十五天之內整理后提交存檔。

　　二、檔案保管制度

　　1、校務公開檔案庫以部門為單元，分類保管。

　　2、加強檔案庫的防火、防盜、防蟲的安全工作。

　　3、不斷改善保管條件，提高保管水平。

　　三、檔案利用制度

　　1、保管人員必須熟悉其檔案范圍及主要內容，為相關上級部門和學院部門的查詢提供服務。

　　2、查閱必須辦理登記手續，未經同意，不得翻拍攝影，不得復印。

　　3、借出必須辦理審批手續，不得遺失。

　　4、校務公開范圍僅限于學校內部，外部人員查閱借閱時，須遵循《國家安全法》及相關保密規定辦理。

　　四、檔案管理人員實行工作責任制

　　1、檔案管理人員要忠于職守，熟悉業務。

　　2、檔案管理人員要按相關制度提出管理措施，要對部門檔案立卷歸檔提供指導。

　　3、檔案管理人員在整理保護和提供利用方面作出成績的，校務公開領導小組予以獎勵。

檔案管理制度7

　　為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

　　1.檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　2.檔案的管理部門

　　公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專(兼)職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。

　　接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

　　3.檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會檔案、(D)生產經營管理、(E)技術質量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來文件、(H)聲像檔案、(I)實物檔案、(J)其他檔案。 財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。 以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

　　4.歸檔要求

　　4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

　　4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

　　4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫)，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　4.5檔案盒(袋)內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

　　4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即(最遲一周內)將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　5.檔案的查閱和借閱

　　5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。

　　5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

　　5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找;

　　5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱;

　　5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人;

　　5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫;

　　5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;

　　5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;

　　5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

　　6.檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

　　7.檔案的保管

　　要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制;對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

　　8.檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀

　　公文管理制度

　　1.為規范機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。

　　2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。

　　3.公司公文必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　　4.公司行文程序規定如下：

　　根據文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會簽后送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記后，并打印出來。相關職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章后由檔案室存檔。

　　5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門清稿后交付簽發和打印。

　　6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。

　　7.公司設立檔案室，統管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。

　　8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的.各種文件材料，均應及時交檔案室統一歸檔。

　　9.嚴格履行文件閱辦手續。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

　　10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持。查閱一般性公文案卷，由綜合事務部部長審批;查閱重要公文和重要資料須經公司總經理審批。

　　11.歸檔公文和資料的復印或復制，必須經分管領導審批，并要在檔案管理人員的監督下完成復印或復制工作。

　　12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經上級批準，不允許復制。根據上級機關的要求和安排，文秘人員應按時上交標密文件。

　　13.有關公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。

　　文檔管理制度

　　1.目的

　　為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

　　1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

　　1.2本公司所有職工有保護義務。

　　2.行文條例

　　2.1公司行文由發文部門擬辦后呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最后送至綜合事務部打印發文。

　　2.2公司收發各類文件，根據文件性質(以文頭為準)，報總經理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。

　　2.3公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發、批示。

　　3.管理

　　3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。

　　3.2各部門的工程技術資料一般按年定期匯總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據文件資料性質，定期匯總存檔。

　　3.3公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

　　3.4財務資料由財務人員按規定管理。

　　3.5各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

　　3.6銷毀檔案必須經過總經理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。

　　3.7禁止個人將公司檔案及復印件送他人或出賣。

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　　3.8公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

　　3.9綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理(銷毀)檔案，意見先報公司總經理。

　　4.責任

　　有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

　　4.1擅自涂改檔案。

　　4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

　　4.3未按規定向他人提供檔案。

　　4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

　　4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。

檔案管理制度8

　　1、物業檔案建立的內容

　　業主入伙資料

　　業戶家庭資料

　　業戶聯系電話

　　包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。

　　業戶室內裝修管理資料

　　包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。

　　業戶日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪等記錄情況。

　　業戶反饋資料

　　包括:服務質量回訪記錄、業戶投訴及處理記錄、業戶意見征詢、統計記錄等。

　　2、物業檔案管理的具體措施

　　業戶檔案資料是在業戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。

　　(1)業戶檔案的收集

　　物業設立檔案室,建立相應規章制度,對業戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行業戶一戶一檔。

　　(2)業戶權籍資料管理

　　從業戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態反映業戶權籍狀況,為業戶需求提供服務。

　　(3)業戶檔案的整理

　　各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　(4)業戶檔案的.歸檔

　　xxx華庭住宅小區管理處的業務接待將收集到的業戶資料每月五日前提交檔案中心。物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

　　(5)檔案的利用

　　為業戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

　　(6)業戶檔案的管理

　　業戶檔案的使用應有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

檔案管理制度9

　　第一條為了加強農村檔案工作,規范村級檔案管理，服務新形勢下的農村工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》和國家有關規定，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。

　　第四條村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。

　　村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的.工作制度，明確領導、健全機制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規范和安全。

　　第五條村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門和相關部門的監督和指導。

　　第六條村級組織應當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應當設立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。

　　檔案管理人員應當具有良好的政治素質，遵紀守法，忠于職守，具備相應的檔案管理知識，并經過一定的檔案業務培訓。

　　第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規范整理后歸檔，任何組織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件)的規定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

　　第八條村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：

　　(一)文書類應當按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-20xx)的要求進行整理，于次年上半年歸檔。

　　(二)基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28-20xx)的有關規定及時整理歸檔。

　　(三)設施設備類應當在開箱驗收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行收集管理。

　　(四)會計類應當按照《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號)的要求進行收集整理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

　　(五)照片應當按照《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-20xx)、《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個月內將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

　　(六)電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。

　　(七)實物和其他門類按照檔案工作有關規定及時歸檔。

　　第九條檔案制成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。

　　第十條檔案庫房應當采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。

　　檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

　　第十一條不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

　　第十二條村級組織換屆選舉后10日內，應當履行檔案交接手續。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷、范圍調整時，應當將檔案妥善移交。

　　檔案工作人員離任時應當進行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。

　　第十三條銷毀已達到保管期限的檔案時，應當成立檔案鑒定工作小組及時進行鑒定。

　　鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經過必要的審批手續后按照規定銷毀。

　　禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷毀清冊應當永久保存。

　　第十四條村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實現檔案的信息網絡共享。

　　第十五條村級檔案工作應當建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務。查閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

　　檔案管理人員應當圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強檔案信息資源的開發利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。

　　第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻的村干部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關單位給予表彰和獎勵。

　　第十七條各省(自治區、直轄市)、新疆生產建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門和農業部門，可以結合本辦法和本地實際，制定實施辦法及細則。

　　第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農業部負責解釋。

　　第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。

　　附件：村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件

檔案管理制度10

　　１、檔案統計工作是以檔案工作中超多的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。

　　２、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，帶給科學的依據。

　　３、統計資料。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等狀況的基本統計和其他專門統計。

　　４、統計任務。對檔案和檔案工作的發展狀況進行統計調查、統計分析、帶給資料，實行統計監督。

　　５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。

　　６、統計方法。檔案統計工作，務必把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

　　７、按期統計。平時務必用心收集資料，做好單項的統計；半年務必做好各項工作的初步統計；年終務必進行全面的系統的統計。

　　８、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。

　　檔案庫房管理制度

　　１、檔案保管工作，是采用必須的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。

　　２、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。

　　３、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

　　４、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。

　　５、庫房要持續溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；持續清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

　　６、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每一天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

　　７、接交進館的'檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。

　　檔案銷毀制度

　　１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。

　　２、檔案銷毀，務必按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。

　　３、經過鑒定確需銷毀的檔案，務必寫出銷毀檔案資料分析報告，列出檔案銷毀清冊。

　　４、檔案銷毀，務必嚴格執行審批制度，履行批準手續。

　　５、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。

　　６、檔案的銷毀，務必在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。

檔案管理制度11

　　一、目的

　　為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　二、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。

　　三、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、企業管理、經營活動等事項，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、各部門歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

　　6、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門制作掃描件并整理歸檔，歸檔完成后在綜合部檔案管理人員的監督下統一在檔案室進行電子檔案備份。

　　四、檔案保管制度

　　1、公司綜合部設檔案室，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符，電子檔案與紙質檔案相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　五、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的.，須經分管副總經理批準。

　　5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

　　六、其他

　　1、本制度綜合部負責修訂、完善并解釋。

　　2、本制度自公布之日起執行。

　　檔案管理制度第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

　　第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整。結案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第三條凡本公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索取：

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

　　第七條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。

檔案管理制度12

　　1、目的

　　為加強職業健康安全管理檔案管理工作,確保職業健康安全管理檔案的完整、準確、系統,達到有效利用的目的,特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　適用于某工廠安委會職業健康安全管理工作全過程。

　　3、工作職責

　　3.1某工廠安全管理委員會負責制定公司生產作業場所職業健康安全管理檔案與員工健康監護檔案標準表格,同時監督、指導各部門正確使用;

　　3.2各部門兼職安全員負責本部門職業健康安全管理檔案與員工健康監護檔案的建立、填寫與保存,最終上報安委辦確認存檔。

　　4、工作內容

　　4.1職業健康安全管理檔案的建立

　　4.1.1職業健康安全管理檔案是職業病防治過程的真實記錄和反映,也是安監、衛生行政執法中的重要參考依據,某工廠安委會與各部門需按規定要求建立健全職業健康安全管理檔案。

　　4.1.2本單位應建立的職業健康安全管理檔案內容包括:

　　4.1.2.1 國家有關職業病防治工作的法律、法規、規范、標準及有關文件;

　　4.1.2.2職業健康安全管理方針、計劃、目標和職業健康安全管理制度;

　　4.1.2.3 職業健康專(兼)職安全管理組織機構、職能及人員分工;

　　4.1.2.4職業健康安全管理方案、程序、作業指導書和其他內部文件;

　　4.1.2.5建設項目職業病危害管理檔案(提供保存清單,注明保存地點)包括:

　　4.1.2.5.1建設項目計劃任務書及批準文件等;

　　4.1.2.5.2建設項目初步設計書;

　　4.1.2.5.3工程新建、改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關資料;

　　4.1.2.5.4全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結;

　　4.1.2.5.5職業病危害預評價委托書與預評價報告;

　　4.1.2.5.6職業病危害控制效果評價委托書與效果評價報告;

　　4.1.2.5.7衛生行政部門審查意見書;

　　4.1.2.5.8衛生行政部門驗收意見書。

　　4.1.2.6 建設項目職業病危害因素申報資料:包括職業病危害因素(種類、存在崗位、來源、預防策略)清單;

　　4.1.2.7 儲存和使用的`危險化學品清單,包括種類、量、使用的部位、儲存的部位、毒性資料、預防對策;

　　4.1.2.8工作場所職業病危害因素檢測與評價資料,包括職業病危害因素檢測與評價委托書,職業病危害因素檢測記錄與評價報告;

　　4.1.2.9職業病預防控制措施技術檔案:

　　4.1.2.9.1工藝改造技術措施檔案;

　　4.1.2.9.2職業病防護設施檔案。

　　4.1.2.10職業病防護用品檔案,包括工種清單,應配備的清單,實配備的清單,使用情況等;

　　4.1.2.11職業健康安全培訓教育計劃、培訓內容、授課記錄及考核成績;

　　4.1.2.12各種監督文書;

　　4.1.2.13各種設備、危險化學品中文說明書;

　　4.1.2.14職業病事故應急救援預案及演練有關資料;

　　4.1.2.15各種匯總資料,包括:

　　4.1.2.15.1單位職業健康基本情況、生產工藝、有毒、有害因素分布;

　　4.1.2.15.2職業病危害因素檢測結果匯總資料;

　　4.1.2.15.3職業有害因素接觸情況匯總表;

　　4.1.2.15.4職業病防治工作年度總結。

　　4.2員工職業健康監護檔案內容

　　4.2.1員工職業健康監護檔案是記錄員工職業健康變化與職業危害因素關系的客觀材料,按國家規定永久妥善保存。

　　4.2.2職業健康監護資料內容包括:

　　4.2.2.1職業健康監護委托書;

　　4.2.2.2職業性健康檢查工種及人員名單;

　　4.2.2.3職業健康檢查結果與分析報告;

　　4.2.2.4職業禁忌證名單及調離情況;

　　4.2.2.5個體職業健康監護檔案:

　　4.2.2.5.1 員工基本情況;

　　4.2.2.5.2員工職業史、既往史和職業病危害接觸史;

　　4.2.2.5.3相應工作場所歷年職業病危害因素監測結果;

　　4.2.2.5.4 職業健康檢查報告和評價報告;

　　4.2.2.5.5職業病報告卡;

　　4.2.2.5.6單位對職業病患者和職業禁忌癥者處理和安置記錄;

　　4.2.2.5.7單位在職業健康監護中提供的其它資料和職業健康檢查機構記錄整理的相關資料。

　　5、工作記錄

　　5.1《某工廠生產作業場所職業健康安全管理檔案》

　　5.1.1《員工職業健康監護臺帳》

　　5.1.1.1職業健康監護委托書;

　　5.1.1.2年度職業性健康檢查工種及人員名單;

　　5.1.1.3職業健康檢查結果與分析報告;

　　5.1.1.4職業禁忌證名單及調離情況;

　　5.1.1.5員工職業健康監護管理檔案。

　　6、相關法律、法規清單

　　6.1《作業場所職業健康監督管理暫行規定》(國家安監總局令第23號);

　　6.2《職業健康監護管理辦法》(中華人民共和國衛生部令第23號);

　　6.3《作業場所職業病危害申報管理辦法》(國家安監總局令第27號)。

檔案管理制度13

　　為確保技術資料的完整、全面，特制定以下制度：

　　第一條加強技術檔案的管理，積極開展技術檔案的利用工作，使技術檔案更好地為設計、生產施工、建設和科學技術研究服務。

　　第二條對全礦在生產技術、基本建設和科學技術研究等活動中所產生的各種技術檔案、技術文件和技術圖紙資料，由生產科統一管理。

　　第三條技術檔案工作的主要任務是：收集、整理、保管、鑒定、統計和及時準確的提供利用技術檔案和科技資料。

　　第四條技術檔案管理人員，要努力鉆研業務和刻苦學習技術檔案管理基礎知識，不斷提高業務管理水平，堅持做到三個面向：即面向生產；面向科研和設計；面向基層。

　　第五條生產技術方面應歸檔下列資料：

　　1.全礦總體及遠景規劃方案的設計（包括文字、附表、圖件）材料等；

　　2.有關全礦安全技術方面和技措文件資料；

　　3.礦井設計、采區開拓設計資料及概（預）算書，設計更改文件資料；

　　4.采煤、掘進施工設計、作業規程及采掘計劃安排；

　　5.礦井井下主要硐室設計資料；

　　6.礦井有關主要井巷保護的技術文件資料；

　　7.有關礦井生產能力核定、調查、總結報告等；

　　8.有關永久巷道維護和支架形式，選用情況的技術分析總結材料；

　　9.有關采區報廢及報廢井巷的文件材料；

　　10.重大生產技術性事故調查、檢查報告；

　　11.礦井災害預防及處理計劃的編制、上報、批復和實施的有關文件、資料圖紙；

　　12.有關礦井調整、改造的方案設計及文件；

　　13.有關礦井通風方面的技術文件資料（包括通風、設計通風系統圖紙、通風系統的改造、調整、反風演習安排及總結）；

　　14.有關防治瓦斯方面的技術文件資料（包括瓦斯等級鑒定、計算基礎、分析化驗資料。以及防治瓦斯的有關設計、措施等）

　　15.各單項、單位工程施工組織設計、開工、竣工、驗收報告文件、圖紙和原始記錄、隱蔽工程資料圖紙；

　　16.工程質量檢查驗收資料和記錄；

　　17.雙革和技術推廣安排、總結及鑒定文件、資料、圖紙。

　　第六條測量方面應歸檔以下資料：

　　1.礦井范圍內的區域地形圖；

　　2.工業廣場平面圖；

　　3.井上、下對照圖；

　　4.礦井生產（開拓工程）交換圖；

　　5.測量規程規定的礦山八大圖紙的底圖；

　　6.地形原圖；7.大型貫通測量預計誤差設計，成果分析及總結；

　　8.地面三角點、水準點及三角網點、水準網點成果表；

　　9.地形控制測量成果記錄；

　　10.井下各級導線、水準測量計算成果；

　　11.井口位置座標表及近井點座標表；

　　12.各種管路定線和主要機械安裝測量記錄，檢查測量記錄；

　　13.經緯儀測量手簿；

　　14.主要巷道布置圖；

　　15.采掘工程及采掘工作面布置圖；

　　16.設備、儀器、檔案管理卡片（200元以上的）；

　　17.地面巖移觀測記錄、設計、分析、總結資料。

　　第七條地質方面應歸檔以下資料：

　　1.全礦井范圍內的地形地質圖；

　　2.有關地質勘探成果資料（普查、詳查、精查、地質報告及修改地質報告和審批文件）；

　　3.地質工作原始記錄，包括井筒及巷道素描；

　　4.水文地質資料及圖紙；

　　5.采掘、開拓地質說明書；

　　6.有關礦井儲量動態、開采量、損失量、回采率和儲量平衡表等文件、資料、圖紙。

　　7.儲量動態和損失量年報；

　　8.三量動態報表；

　　9.各種地質剖面圖、地層綜合性柱狀圖、鉆孔位置圖、煤層底板等高線圖；

　　10.巖石標本及有關資料。

　　第八條地面基本建設方面應歸以下資料：

　　1.各工程項目的設計基礎資料；

　　2.各工程項目的方案設計、初步設計、施工設計、施工組織、說明書、（概）預算書及設計修改補充文件、圖紙；

　　3.標準設計圖紙、預算書、經濟技術指標及有關技術文件資料；

　　4.委托外地設計的委托設計協議書及有關資料；

　　5.各單項工程開工報告、甲乙雙方施工合同、地耐力、上質復查等文件資料；

　　6.合理化建議、修改設計和工程更改文件；

　　7.安全及質量事故報告；

　　8.防寒、防訊記錄、隱蔽工程記錄；

　　9.工程質量記錄；

　　10.停建、緩建、復工項目批準書；

　　11.竣工驗收鑒定及驗收報告；

　　12.竣工技術總結、竣工報告；

　　13.竣工決算書；

　　14.各項技術經濟指標分析。

　　第九條科學技術研究書籍、雜志應歸檔以下資料：

　　1.科技成果檔案，發明創造、技術革新、技術革命方面的經驗總結、匯編、論文及鑒定報告等文件資料；

　　2.技術交流、科研現場會議決議、文件；

　　3.雙革及技術推廣安排意見、設計、施工措施、總結、鑒定報告；

　　4.有關地面、井下工程概（預）算、決算書；

　　5.有關機電、生產技術、土建、科研等技術方面書籍、雜志資料；

　　6.有關重大技術方面的生產事故調查、報告及上報處理意見、總結報告等。

　　第十條生產技術方面的`各種報表、記錄、圖紙，每半年歸檔一次，須在每年元月、七月（上半年）內歸檔、重要專題記錄隨時歸檔。

　　第十一條基本建設的圖紙、證件，在該工程竣工投入生產，交付使用后的一月內歸檔。

　　第十二條在實行集中統一管理歸檔的同時，要求個人對以前借用或下發的有關技術資料、設計文件、設備說明書、科技書籍等應主動清退移交，積極配合技術檔案管理人員，做好資料歸檔回收工作。第十三條對于在科技檔案整理過程中，能夠積極主動移交歸還資料、并做出顯著成績者，應按歸還資料的價值不同給予表揚和獎勵，而對隱藏資料和影響歸檔工作者，要查明情況，追究責任，嚴肅處理。

　　第十四條各科室對在生產、基建、科研等活動中所形成的科技文件資料（包括圖紙、表、文字材料等）由工程負責人按照科技檔案的自然形成規律，保持科技資料的有機聯系，進行收集整理成套，按期向技術檔案管理人員移交歸檔，不得私自留存或銷毀。

　　第十五條對移交來的技術檔案，要及時登記，并分門別類，系統整理和科學編目，使之條理化、系統化，并應標明保管期限和機密程度。

　　第十六條對基層建設和技措、大修各項工程（特別是隱蔽工程）必須有記錄，有完整、系統、準確的開竣工資料，并要做到圖物相符、資料齊全，否則不予驗收和不能報工程完成。

　　第十七條每年對技術檔案的存放、保管狀況和提供利用等進行一次全面檢查，每三年組織有關專業技術人員、檔案鑒定委員和領導小組成員，對技術檔案進行復查、鑒定，對無保存價值的檔案進行剝除銷毀工作。

　　第十八條借閱時間最長一個星期，到期不能歸還者，應到技術檔案室辦理借閱延期手續，否則應追回檔案，停止使用。

　　第十九條借出檔案，必須保持齊全、整潔，不得隨意更改、抽頁或填寫內容。

　　第二十條借閱者在歸還檔案時，如有損壞或缺頁現象應由借用單位或個人負責賠償，并追究其責任。

　　第二十一條對于絕密技術檔案一律不向外借，可憑介紹信在檔案室查閱，并應保守機密。

　　第二十二條外單位借閱人員，必須持本單位介紹信，經礦領導批準，技術檔案管理人員登記后，方可借用。

檔案管理制度14

　　1目的

　　規范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

　　3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的.圖表、統計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

　　4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和復制,發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。

　　4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務:

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批,銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。

　　5相關文件和質量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規定》

　　5.3《文件發放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

檔案管理制度15

　　1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發放并負責保管；長期保存的文件應需交由資料員統一保管。

　　3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關規定進行收集、發放、整理、編目和保存。

　　4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必須為原件。

　　6、涉及到經濟方面的設計變更其它形式的文件，必須向經營部門提供一份原件進行保存。

　　7、合同文件由經營部門控制、保存和發放。

　　8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內容不得隨意向外泄露。

　　9、對已歸檔的.文件借閱時，必須辦借閱手續，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續。

　　10、作廢文件不統一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

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