文件管理制度

時(shí)間：2025-11-19 01:28:01 好文我要投稿

文件管理制度

　　現(xiàn)如今，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

文件管理制度

文件管理制度1

　　一、目的

　　加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活

　　動中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦

　　盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動。

　　四、職責(zé)

　　1、行政人事部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的`利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

文件管理制度2

　　維修技術(shù)資料、工藝文件管理制度之相關(guān)制度和職責(zé)

　　1、技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集汽車維修的法律、法規(guī)和國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，具備所承修車型相關(guān)維修技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工藝文件，確保文件完整并及時(shí)更新，以上資料交由資料管理員保管。

　　2、資料管理員對所有資料進(jìn)行分類編號，定期對資料進(jìn)行盤點(diǎn)并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　3、借用資料時(shí)，資料管理員應(yīng)認(rèn)真、完整地填寫資料借用登記表。

　　4、借用人對資料必須愛護(hù)，保證資料的`完好、整潔。對于使用中出現(xiàn)的損壞現(xiàn)象，應(yīng)主動向管理員說明，并酌情賠償。

　　5、如資料遺失，將追究借用人責(zé)任，限期購回此書或及時(shí)復(fù)印此書，資料管理員對借用人進(jìn)行遺失登記，當(dāng)再次出現(xiàn)遺失情況，限制其使用權(quán)，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

　　6、為保證資料內(nèi)容清晰完整，翻閱資料時(shí)雙手一定要潔凈，凡出現(xiàn)資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責(zé)任，限制其使用權(quán)。

文件管理制度3

　　1.總則

　　1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設(shè)管理文件有關(guān)規(guī)定制訂。

　　1.2.本制度適用于建設(shè)單位單位、監(jiān)理單位(監(jiān)理機(jī)構(gòu))及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。

　　1.3.工程文件分類及其組成。

　　1.3.1設(shè)計(jì)文件。指由設(shè)計(jì)單位通過建設(shè)單位提供，或由建設(shè)單位提供，或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實(shí)施的施工圖紙、設(shè)計(jì)說明書、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及其相應(yīng)的設(shè)計(jì)修改通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。

　　1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報(bào)送監(jiān)理單位的施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)措施、施工計(jì)劃、材料供應(yīng)計(jì)劃、工程項(xiàng)目開工申請、工程檢測試驗(yàn)報(bào)告、合同支付報(bào)表、合同索賠與合同商務(wù)文件、各種工程施工問題請示以及與工程實(shí)施、竣工、維護(hù)等一切工程承建活動有關(guān)的各種圖紙、報(bào)告、圖片和原始記錄、報(bào)表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。

　　其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權(quán)簽發(fā)的施工文件屬于二級施工文件。

　　1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設(shè)單位授權(quán)和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件，以及有關(guān)工程建設(shè)活動的批復(fù)、簡報(bào)、通報(bào)、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會議紀(jì)要等，所有反映工程承包與建設(shè)監(jiān)理合同履行過程和建設(shè)監(jiān)理過程的文件。

　　1.3.4建設(shè)單位指示。指經(jīng)建設(shè)單位或建設(shè)單位有關(guān)部門依照工程承建合同和建設(shè)監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達(dá)、批轉(zhuǎn)的與工程建設(shè)活動有關(guān)的紀(jì)要、簡報(bào)、通報(bào)、通知、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、以及與此有關(guān)的各種文圖、函件等。

　　1.4.具有合同效力的'一切工程文件，均以書面文件為準(zhǔn)。特殊情況下可先口頭或電話通知，并在二日內(nèi)補(bǔ)發(fā)書面文件。

　　1.5.除非建設(shè)單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定，否則不符合文件傳遞程序的文件，可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責(zé)任，由責(zé)任方承擔(dān)。

　　2.設(shè)計(jì)文件管理

　　2.1建設(shè)單位提供用于工程實(shí)施的設(shè)計(jì)文件均為一式十八份，監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份，其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉(zhuǎn)承包商執(zhí)行。

　　2.2設(shè)計(jì)文件應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位與設(shè)計(jì)單位簽訂的供圖計(jì)劃，按時(shí)提供給建設(shè)單位。監(jiān)理公司于收到建設(shè)單位設(shè)計(jì)文件后七天內(nèi)組織完成審核工作。對于需要修改的設(shè)計(jì)文件，提出修改意見，通過建設(shè)單位轉(zhuǎn)達(dá)回設(shè)計(jì)單位研究處理;審核合格圖紙，交承包商執(zhí)行。

　　2.3承包商對收到的設(shè)計(jì)文件應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數(shù)量)，對發(fā)現(xiàn)的或在作業(yè)實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件中存在的缺陷或錯誤，應(yīng)在3天內(nèi)以書面通知監(jiān)理單位，供監(jiān)理工程師在施工前或該項(xiàng)作業(yè)實(shí)施前作出修改和補(bǔ)充，避免由此引起返工和造成損失。

　　2.4正式施工前設(shè)計(jì)文件必須經(jīng)過會審。

　　2.5施工過程中，若地形、地質(zhì)或其他自然條件發(fā)生了與設(shè)計(jì)文件不符的重大變化，承包商應(yīng)及時(shí)書面通知監(jiān)理單位，并提出處理或變更建議報(bào)監(jiān)理工程師審批。

　　2.6施工期間，監(jiān)理公司依據(jù)工程承建合同文件規(guī)定的建設(shè)單位授權(quán)所簽發(fā)的施工變更指示，承包商應(yīng)予執(zhí)行。

　　2.7除非合同文件另有規(guī)定，或監(jiān)理文件另有要求，否則經(jīng)監(jiān)理批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件(包括監(jiān)理公司簽發(fā)的施工變更指示)，在送達(dá)承包商6小時(shí)后生效。

　　2.8承包商可根據(jù)施工需要自行復(fù)制所需數(shù)量的設(shè)計(jì)文件，也可通過監(jiān)理公司向建設(shè)單位申請追加提供圖紙份數(shù)，并為此支付其費(fèi)用。

　　2.9由建設(shè)單位或監(jiān)理公司所提供的設(shè)計(jì)文件，承包商不得用于本合同項(xiàng)目范圍以外或轉(zhuǎn)給第三方。

　　3.施工文件管理

　　3.1承包商應(yīng)依照工程承建合同規(guī)定和監(jiān)理文件要求，報(bào)送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報(bào)送期限、內(nèi)容、格式和細(xì)節(jié)應(yīng)符合建設(shè)單位和監(jiān)理公司的要求。

　　3.2對于已經(jīng)批準(zhǔn)的施工文件，若因自然條件或施工條件發(fā)生重大變化，或必須對施工文件作實(shí)質(zhì)性的變更，承包商仍應(yīng)按上述要求及時(shí)提出書面文件重新報(bào)請建設(shè)單位或監(jiān)理公司審批。

　　3.3合同文件規(guī)定由承包商負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)的工程項(xiàng)目，承包商必須于開工十四天以前，一式四份報(bào)監(jiān)理工程師審批。

　　3.4承包商(含二級單位)編制的施工文件均應(yīng)一式四份遞交監(jiān)理公司，并由監(jiān)理公司資料員負(fù)責(zé)簽收。經(jīng)建設(shè)單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監(jiān)理公司資料員領(lǐng)取。

　　3.5對于應(yīng)報(bào)送審批并業(yè)已送達(dá)的施工文件，監(jiān)理公司將在合同規(guī)定期限內(nèi)完成審批工作，審批意見包括“照此執(zhí)行”、“按意見修改后執(zhí)行”、“修改后重新報(bào)送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復(fù)意見若為“修改后重新報(bào)送”。承包商必須按有關(guān)規(guī)定和要求修改后重新報(bào)送，并承擔(dān)由此所造成施工延誤及經(jīng)濟(jì)損失等的合同責(zé)任。

　　3.6施工文件的報(bào)送期限以監(jiān)理公司或指定簽收人的簽收日期為準(zhǔn)。該報(bào)送期限按合同文件規(guī)定執(zhí)行。若合同文件未明確規(guī)定時(shí)，按有關(guān)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則或監(jiān)理工作規(guī)程的要求執(zhí)行。

　　3.7監(jiān)理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批，可認(rèn)為該報(bào)審文件已經(jīng)得到監(jiān)理工程師同意。事后，監(jiān)理仍有權(quán)對該報(bào)審文件提出異議和批復(fù)，承包商應(yīng)予執(zhí)行。

　　4.建設(shè)單位指示或向建設(shè)單位單位報(bào)送的文件

　　4.1除非建設(shè)單位中有指示或合同文件另有規(guī)定，否則承包商向建設(shè)單位報(bào)送的施工文件都必須主送監(jiān)理公司，并經(jīng)監(jiān)理公司審核和轉(zhuǎn)達(dá)。

　　4.2除非建設(shè)單位另有指示或合同文件另有規(guī)定，否則建設(shè)單位關(guān)于工程項(xiàng)目施工的主要意見和決策，都將通過監(jiān)理公司向承包商下達(dá)實(shí)施。

　　5.監(jiān)理文件管理

　　5.1監(jiān)理文件的送達(dá)時(shí)間以承包商授權(quán)部門與機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或指定簽收人的簽收時(shí)間為準(zhǔn)。

　　5.2承包商對收到的監(jiān)理文件有異議，可于接到該監(jiān)理文件的3天內(nèi)或合同規(guī)定時(shí)限內(nèi)，向監(jiān)理公司提出確認(rèn)或要求變更的申請。監(jiān)理公司在7天內(nèi)或合同規(guī)定時(shí)限內(nèi)對承建單位提出的確認(rèn)或變更要求作出書面回復(fù)，逾期未予回復(fù)表示監(jiān)理公司對原指令予以確認(rèn)。

　　5.3承包商如對監(jiān)理文件或監(jiān)理公司的確認(rèn)意見有異議，可于該文件或確認(rèn)意見送達(dá)后的3天內(nèi)向建設(shè)單位單位申請復(fù)議，并承擔(dān)由此而產(chǎn)生的一切費(fèi)用與損失。

　　5.4若承包商對監(jiān)理文件(包括監(jiān)理的確認(rèn)意見)或建設(shè)單位的指示(包括其復(fù)議意見)有異議，應(yīng)首先在總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)下，通過友好協(xié)商尋求全面解決。

　　若經(jīng)協(xié)商仍未能取得一致意見，建設(shè)單位和承包商任何一方均可依據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行仲裁或提交法律程序，但應(yīng)事先將此意向通報(bào)監(jiān)理單位

　　5.5除非監(jiān)理公司或建設(shè)單位復(fù)議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序?qū)ΡO(jiān)理文件已作出撤消、變更或修改，否則在復(fù)議、評審或仲裁期間，原已送達(dá)的監(jiān)理文件繼續(xù)有效。

　　6.工程文件傳遞與受理

　　6.1工程文件傳遞流程圖:

　　設(shè)計(jì)文件

　　設(shè)計(jì)單位

　　項(xiàng)目法人

　　項(xiàng)目法人指示

　　監(jiān)理單位

　　監(jiān)理文件

　　承包商

　　施工文件

　　主導(dǎo)流向

　　反饋流向

　　6.2屬緊急工程文件，必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章，受理方應(yīng)在一個合理的短時(shí)間內(nèi)作出處理。在非常情況下，還可以先通過電話或口頭傳遞文件內(nèi)容要點(diǎn)，并在隨后的8小時(shí)內(nèi)補(bǔ)送書面正式文件。

　　6.3為促進(jìn)工程建設(shè)的順利進(jìn)展和工程建設(shè)合同的切實(shí)履行，根據(jù)《工程建設(shè)監(jiān)理合同》文件規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)在14天(對于急件，應(yīng)在一個更短的時(shí)間)內(nèi)，就監(jiān)理方書面提交并要求建設(shè)單位作出決定的事宜作出書面決定送達(dá)監(jiān)理方。若超過期限監(jiān)理方未收到建設(shè)單位的決定意見，可理解為建設(shè)單位對監(jiān)理方的明確建議意見無異議，并將該建議意見視為建設(shè)單位的決定。

文件管理制度4

　　為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會議紀(jì)要。公司各類證照。

　　2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。

　　3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。

　　5、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。

　　1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財(cái)務(wù)類; 5音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機(jī)密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機(jī)密級。

　　“A”一般級文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會議紀(jì)錄等。

　　“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀(jì)要、重要經(jīng)營項(xiàng)目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。

　　“AAA”機(jī)密級文檔:內(nèi)控的'公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。

　　例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監(jiān)事會專項(xiàng)《文檔》由董事會秘書負(fù)責(zé)保管;人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會計(jì)部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷毀

　　1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　機(jī)密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下營運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執(zhí)行。

　　本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

文件管理制度5

　　各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

　　.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

　　九條發(fā)文的范圍：

　　.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

　　.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：

　　()公布全廠規(guī)章制度；

　　()轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；

　　()公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)；

　　()公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　()發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)；

　　()其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；

　　.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：

　　()對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定；

　　()同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

　　.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

　　.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

　　.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。

　　(四)發(fā)文程序與要求

　　十條發(fā)文程序規(guī)定：

　　.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的`方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；

　　.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

　　.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；

　　.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

　　.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

　　.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印；

　　.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

　　.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。，

文件管理制度6

　　一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、檔案管理員的職責(zé)：

　　1.貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴(yán)格遵守《檔案管理法》。

　　2.積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動。

　　3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，不斷提高檔案管理水平。

　　4.定期檢查檔案，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀，無失、泄密事件。

　　5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類和綜合工作。

　　6.保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　四、檔案的借閱

　　1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時(shí)，由部門經(jīng)理核批。

　　2.公司檔案的`借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。

　　3.檔案借閱者必須做到：

　　①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　五、檔案的銷毀

　　1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5.在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

文件管理制度7

　　工程部機(jī)房上墻文件:工具管理制度

　　1、集中管理的工具

　　集中管理的工具為小型機(jī)械、精密儀器及不宜由個人保管的各種工具,借用者應(yīng)掌握工具的基本性能和操作要領(lǐng)。借用工具必須登記。登記要清楚,用完后應(yīng)及時(shí)歸還銷賬。應(yīng)每月對工具進(jìn)行清點(diǎn)、核對。

　　2、對工具精心保管、精心使用,如因使用不當(dāng)或保管不善,造成損壞、丟失,應(yīng)由借用者負(fù)責(zé)賠償。

　　3、工具不得轉(zhuǎn)借他人,歸還時(shí)需擦干凈。

　　4、個人管理的`工具做好個人管理工具登記。

　　5、工具必須精心使用,妥善保管,如有丟失或使用不當(dāng)造成損壞應(yīng)由個人賠償。

　　6、工具的更新配置由工程部經(jīng)理審批,統(tǒng)一安排。

　　xx物業(yè)管理公司工程部

　　20xx年x月xx日

文件管理制度8

　　1.目的

　　建立文件與資料管理制度，規(guī)范質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀的管理,確保文件的有效性和適宜性。

　　2.依據(jù)

　　《中華人民共和國藥品管理法》及其實(shí)施條例、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范（國家食品藥品監(jiān)督管理總局令第13號）》及附錄。

　　3．適用范圍

　　本制度適用于公司質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷、替換、銷毀等。

　　4．職責(zé)

　　4．1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)組織制訂質(zhì)量管理體系文件，并指導(dǎo)、監(jiān)督文件的執(zhí)行；

　　4．2文件使用部門、人員嚴(yán)格按本制度進(jìn)行文件的使用。

　　5．內(nèi)容

　　5．1公司質(zhì)量體系文件由質(zhì)量管理制度、部門及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、進(jìn)貨評審、內(nèi)審等組成；

　　5．2編制質(zhì)量管理文件時(shí)遵循以下原則：

　　5．2．1合法性原則：質(zhì)量管理文件應(yīng)符合國家法律、法規(guī)以及部門規(guī)章和有關(guān)政策；

　　5．2．2實(shí)用性原則：與企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營范圍、經(jīng)營方式相適應(yīng)，與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、人員崗位設(shè)置、設(shè)施設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的設(shè)置相吻合，與企業(yè)經(jīng)營和質(zhì)量控制的實(shí)際流程一致、實(shí)用；

　　5．2．3高效性原則：在合法及實(shí)用原則前提下，管理要求適當(dāng)高法定標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)科學(xué)的`管理辦法和手段，提高工作效率，推動企業(yè)不斷改進(jìn)和提高；

　　5．2．4強(qiáng)制性原則：提供必要的人力、財(cái)力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦

文件管理制度9

　　1、目的

　　規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

　　2、適用范圍

　　適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3、職責(zé)

　　3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4、相關(guān)文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產(chǎn)生

　　5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。

　　5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內(nèi)業(yè)資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

　　d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

　　e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;

　　f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

　　a)內(nèi)行文、外行文:1

　　b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議:3

　　d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

　　e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　x-x.x-xx

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

　　5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發(fā)放

　　5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

　　5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

　　5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

　　5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

　　a)a級機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項(xiàng)審批文件等的.調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

　　d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。

　　e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

　　5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

　　5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

　　5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

　　6、使用的記錄表格

　　序號

　　名稱

　　編號

　　存放地點(diǎn)

　　存放時(shí)間

　　[印制文件登記表]

　　qr--wd01--02--01

　　辦公室

　　一年

　　[存檔備案資料目錄]

　　qr--wd01--02--02

　　辦公室

　　長期

　　[文件分發(fā)登記表]

　　qr--wd01--02--03

　　辦公室

　　一年

　　[文件、資料借閱登記表]

　　qr--wd01--02--04

　　辦公室

　　一年

　　[文件復(fù)印登記表]

　　qr--wd01--02--05

　　辦公室

　　一年

　　[文件補(bǔ)發(fā)申請表]

　　qr--wd01--02--06

　　辦公室

　　一年

　　[作廢、銷毀文件登記表]

　　qr--wd01--02--07

　　辦公室

　　一年

　　起草人:審核人:審批人:

　　日期:日期:日期:

文件管理制度10

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經(jīng)濟(jì)活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。

　　2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等

　　3、公司的'請示與上級批復(fù)文件

　　4、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

　　5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關(guān)文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。

　　2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。

　　3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

　　四、檔案銷毀

　　經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

　　3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

文件管理制度11

　　1.目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。

　　2.范圍

　　公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　3.內(nèi)容

　　3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào)告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護(hù)記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價(jià)報(bào)告等。

　　3.2公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

　　3.4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

　　3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

　　3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

　　3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

　　3.8歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

　　3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　　3.12歸檔范圍及保管期限

　　3.13歸檔時(shí)間：

　　（1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。

　　（2）凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

　　（3）外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　（4）工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)接收歸檔。

　　（5）每年形成的財(cái)務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。

　　（6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

　　（7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

　　（8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

　　（9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。

　　（10）外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

　　（11）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

　　（12）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時(shí)留在部門或個人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　（13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　3.14檔案查（借）閱制度

　　檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。

　　（2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

　　（3）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。

　　（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

　　3.15檔案的保密制度

　　（1）凡屬密級檔案，必須正確地標(biāo)明密級，并妥善存放。

　　（2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。

　　（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

　　（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

　　（5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

　　（6）檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

　　（7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　3.16行政部管理制度

　　（1）檔案存入檢查：

　　1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。

　　2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　（2）行政部管理：

　　1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

　　2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

　　3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。

　　4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的.危害。

　　5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

　　8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

　　10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺帳。

　　3.17檔案鑒定、銷毀制度

　　（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計(jì)檔案見會計(jì)檔案保存期限表。

　　（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　（3）從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

　　（4）檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

　　（5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

　　3.18檔案工作人員崗位職責(zé)

　　（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

　　（2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

　　（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

　　（6）負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

文件管理制度12

　　文件的收發(fā)、閱批、執(zhí)行、催辦工作是醫(yī)院實(shí)施有效行政管理的重要途徑,各級領(lǐng)導(dǎo)和部門必須執(zhí)行如下規(guī)定:

　　1、由上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類行政、政工、醫(yī)療科研教學(xué)和后勤等方面的`下行文件,都應(yīng)由醫(yī)院辦公室簽收登記,各職能部門和個人不能私自簽收保存文件。

　　2、醫(yī)院辦公室主任負(fù)責(zé)對各類收文的審閱,并按文件性質(zhì)送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)或部門傳閱和執(zhí)行。院級領(lǐng)導(dǎo)批閱一般文件不超過三天,重要文件立即批閱。

　　3、各職能部門對院領(lǐng)導(dǎo)批示文件應(yīng)在規(guī)定時(shí)間抓好落實(shí),落實(shí)后應(yīng)將執(zhí)行情況與原文件一并返回院辦。

　　4、院辦文秘人員負(fù)責(zé)對文件批轉(zhuǎn)及執(zhí)行過程中的督促、檢查,有權(quán)對延誤工作的部門提出批評。

　　5、執(zhí)行文件批轉(zhuǎn)過程中的簽收、注銷規(guī)定,對丟失文件、延誤工作者應(yīng)予批評,嚴(yán)重影響工作造成損失者向院領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見。

　　6、各類文件在批轉(zhuǎn)過程中必須使用規(guī)定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫,字跡要工整。

文件管理制度13

　　1目的

　　為進(jìn)一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作,充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性,根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實(shí)際狀況,特制訂本制度。

　　2范圍

　　本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

　　3.術(shù)語

　　3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的,對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　4主要職責(zé)

　　4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、技術(shù)管理及業(yè)務(wù)聯(lián)系工作中,形成的有保存價(jià)值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測證書、報(bào)告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應(yīng)按規(guī)定收集齊全,整理歸檔。

　　4.2生產(chǎn)安環(huán)部負(fù)責(zé)公司安全檔案管理檢查督促工作,負(fù)責(zé)對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。

　　4.3各部門應(yīng)加強(qiáng)安全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),明確一位負(fù)責(zé)人主管安全管理檔案工作,保證安全管理檔案工作所需的必要條件。

　　各單位負(fù)責(zé)各自的安全檔案管理工作.

　　4.4各部門應(yīng)設(shè)置專門安全管理檔案柜,落實(shí)安全管理檔案管理人員,集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。

　　4.5公司綜合辦負(fù)責(zé)收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料;

　　負(fù)責(zé)收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

　　4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎(chǔ)性工作,是維護(hù)公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù),是公司信息資源的重要組成部分。

　　各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護(hù)、使用的職責(zé)。

　　任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應(yīng)忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn),協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。

　　5工作內(nèi)容

　　5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容:

　　5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容:企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟(jì)類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機(jī)構(gòu)與安全員等。

　　5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖,并標(biāo)注清楚以下內(nèi)容。

　　部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設(shè)施、設(shè)備的位置、型號、規(guī)格等;

　　重大危險(xiǎn)源的位置、數(shù)量等;

　　主要應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備、器材的位置、數(shù)量、型號。

　　5.1.3公司安全生產(chǎn)重點(diǎn)監(jiān)控部位一覽表(重大危險(xiǎn)源、消防重點(diǎn)部位、重點(diǎn)設(shè)備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點(diǎn)及相關(guān)危險(xiǎn)危害因素分析)。

　　5.1.4公司應(yīng)急救援體系建設(shè)情況。

　　內(nèi)容包括:事故應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急救援隊(duì)伍組成及聯(lián)系方式、各類應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備器材的數(shù)量以及應(yīng)急救援演練情況等。

　　5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容

　　1. 主要負(fù)責(zé)人的安全資格證書。

　　2. 安全管理人員的安全資格證書。

　　3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡(luò)。

　　4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。

　　5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計(jì)劃、總結(jié)方面的內(nèi)容

　　安全目標(biāo)管理

　　安全生產(chǎn)責(zé)任制

　　法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理

　　安全投入管理

　　安全文件和檔案管理

　　風(fēng)險(xiǎn)評估和控制管理

　　安全教育培訓(xùn)管理

　　特種作業(yè)人員管理

　　設(shè)備設(shè)施安全管理

　　建設(shè)項(xiàng)目安全“三同時(shí)”管理

　　生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理

　　生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報(bào)廢管理

　　施工和檢維修安全管理

　　危化品及重大危險(xiǎn)源管理

　　作業(yè)安全管理(動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等)

　　相關(guān)方及外用工(單位)管理。

　　職業(yè)健康管理

　　勞動防護(hù)用品(具)管理

　　安全檢查及隱患排查治理

　　應(yīng)急管理

　　事故管理

　　安全績效評定管理

　　安全會議制度

　　安全機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配置管理

　　安全操作規(guī)程

　　安全通則

　　安全生產(chǎn)管理考核制度

　　參觀人員安全告知書

　　特種設(shè)備安全管理(機(jī)電類、承壓類)

　　上報(bào)的各種安全生產(chǎn)方面的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。

　　安全活動日管理制度

　　上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報(bào)、記錄。

　　其他與安全相關(guān)的管理制度

　　5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容

　　各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。

　　落實(shí)執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實(shí)情況及其上報(bào)上級主管部門的報(bào)告及記錄。

　　安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

　　5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容

　　日常檢查記錄及處理情況記錄。

　　月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

　　安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

　　各方面安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄及處理情況。

　　各項(xiàng)檢查的總結(jié)匯報(bào)材料。

　　其他與安全檢查相關(guān)的材料。

　　5.1.9安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容

　　安全培訓(xùn)計(jì)劃。

　　公司主要負(fù)責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓(xùn)的記錄。

　　員工三級安全教育記錄。

　　特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書及教育培訓(xùn)記錄。

　　換崗教育培訓(xùn)記錄。

　　日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)。

　　應(yīng)急救援培訓(xùn)、演練記錄及總結(jié)。

　　5.1.10安全投入方面的內(nèi)容

　　全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃。

　　安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄。

　　隱患整改方面的投入記錄。

　　防護(hù)用品方面的投入記錄。

　　安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄。

　　安全評價(jià)、安全管理體系建設(shè)、安全代理方面的投入。

　　其他與安全有關(guān)的投入。

　　5.1.11工傷保險(xiǎn)方面的內(nèi)容

　　參加工傷保險(xiǎn)員工的'名單。

　　為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)。

　　發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)。

　　其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

　　5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容

　　具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。

　　具有職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況。

　　具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗(yàn)報(bào)告。

　　接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

　　確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

　　與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

　　勞動防護(hù)用品管理制度及其落實(shí)執(zhí)行情況的記錄。

　　各類勞動防護(hù)用品發(fā)放記錄。

　　員工使用和佩戴勞動防護(hù)用品的記錄。

　　其他與勞動防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。

　　5.1.13“三同時(shí)”管理方面的內(nèi)容

　　有關(guān)安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、材料。

　　“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料。

　　“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)資料。

　　其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。

　　5.1.14安全防護(hù)設(shè)備(含職業(yè)健康衛(wèi)生設(shè)備,下同)方面的內(nèi)容

　　各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號等基本情況資料。

　　各類安全防護(hù)設(shè)備管理部門及設(shè)備運(yùn)行情況記錄。

　　各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄。

　　應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。

　　其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄。

　　5.1.15用電管理方面的內(nèi)容

　　企業(yè)用電管理制度及落實(shí)情況記錄。

　　配電室運(yùn)行狀況記錄。

　　臨時(shí)用電申請及拆除記錄。

　　配電箱等用電設(shè)施運(yùn)行狀況記錄。

　　5.1.16特種設(shè)備方面的內(nèi)容

　　特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。

　　特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄,特種設(shè)備使用證。

　　特種設(shè)備的日常使用狀況記錄。

　　特種設(shè)備及其安全、安全保護(hù)裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄。

　　特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

　　5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。

　　發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。

　　事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄。

　　事故調(diào)查收集各類證據(jù)。

　　事故分析會記錄。

　　關(guān)于事故的原因分析、責(zé)任認(rèn)定和防護(hù)措施的相關(guān)決定文件。

　　按“四不放過”原則對事故進(jìn)行處理的文件。

　　企業(yè)月度事故報(bào)表。

　　其他與事故相關(guān)的文件、材料。

　　5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容

　　5.2收集與移交的基本要求

　　5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　5.2.2歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),反映公司安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

　　5.3歸檔時(shí)間

　　5.3.1基礎(chǔ)建設(shè)、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料,在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。

　　5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔,也可按項(xiàng)目或活動歸檔。

　　5.4安全檔案工作人員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

　　5.5安全檔案工作人員應(yīng)對各部門送交的各類安全管理檔案認(rèn)真檢查。

　　檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字,正式履行交接手續(xù)。

　　接收電子檔案時(shí),應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性,并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性,然后辦理交接手續(xù)。

　　5.6檔案管理

　　5.6.1各單位安全管理檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況按各自管理職責(zé)分類保存,便于科學(xué)管理與利用。

　　5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期(2—5年)、短期(2年以下)三種。

　　5.6.3對保管到期的安全管理檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定。

　　對經(jīng)過鑒定后已失去保存價(jià)值的相關(guān)檔案,應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊,報(bào)主管負(fù)責(zé)人審批。

　　銷毀相關(guān)檔案時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定,銷毀清冊應(yīng)長期保存。

　　5.6.4應(yīng)建立安全管理檔案統(tǒng)計(jì)工作制度,并按規(guī)定向上級有關(guān)部門報(bào)送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。

　　5.7檔案利用

　　5.7.1安全管理檔案的利用,要處理好保密和利用的關(guān)系,既要保護(hù)總廠的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害,又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導(dǎo)、借鑒作用。

　　5.7.2公司應(yīng)積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo),開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務(wù)工作。

　　6、本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件管理制度14

　　1、內(nèi)容與適用范圍

　　本制度規(guī)定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。

　　2、工藝文件的編制

　　2.1工藝文件是企業(yè)進(jìn)行工藝管理,組織生產(chǎn),指導(dǎo)操作的技術(shù)依據(jù),工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。

　　2.2工藝文件的編制應(yīng)簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產(chǎn)品質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn),具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。

　　2.3根據(jù)產(chǎn)品類型,確定必備的工藝文件。

　　2.3.1樣機(jī)試制必備的工藝文件。

　　工藝方案:產(chǎn)品零部件工藝路線表:自制件明細(xì)表,外協(xié)件明細(xì)表,外購及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工具明細(xì)表,工裝設(shè)計(jì)任務(wù)書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗(yàn)證單,材料消耗工藝定額明細(xì)表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結(jié)等有關(guān)文件。

　　2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術(shù)科酌情自定。

　　2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質(zhì)量管理表,由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實(shí)際需要確定。

　　2.4工藝文件的編制分工

　　產(chǎn)品工藝文件由技術(shù)科負(fù)責(zé)編制、審核。

　　3、工藝文件的會簽、驗(yàn)證和審批

　　3.1工藝文件會簽、技術(shù)科的工藝文件由所屬車間負(fù)責(zé)會簽、互相制約。

　　3.2工藝文件的驗(yàn)證,樣機(jī)試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件,均應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)證,由車間負(fù)責(zé)人、技術(shù)科會同質(zhì)檢人員,負(fù)責(zé)收集整理試制過程中的情況,進(jìn)行一次可行性鑒定,然后由技術(shù)科認(rèn)真進(jìn)行修訂,經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規(guī),各級人員都必須嚴(yán)格遵守。

　　3.3工藝文件的審批與簽字

　　根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定,每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制,審核,會.

　　簽,審查及標(biāo)準(zhǔn)化五個程序,并履行簽字手續(xù)。

　　3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。

　　3.3.2審核一一由技術(shù)科科長。

　　3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執(zhí)行。

　　3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術(shù)副廠長進(jìn)行審查,并履行簽字手續(xù)。

　　3.3.5標(biāo)準(zhǔn)化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)審查工作。一律由標(biāo)準(zhǔn)化員承擔(dān),并履行簽字手續(xù)。

　　3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的`審查由車間主任簽字,標(biāo)準(zhǔn)化由標(biāo)準(zhǔn)化員簽字。

　　4、工藝文件的貫徹與實(shí)施..

　　4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī),各級人員都必須嚴(yán)格遵守,認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

　　4.2技術(shù)科對車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀(jì)律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時(shí)向技術(shù)副廠長作出報(bào)告。

　　4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負(fù)責(zé),要教育車間職工嚴(yán)格按工藝文件進(jìn)行操作。

　　4.4生產(chǎn)班組是貫徹實(shí)施工藝的基層單位,要堅(jiān)持按設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn),對執(zhí)行中的問題和需要作出改進(jìn)的建議,應(yīng)及時(shí)向車間主任提出,未經(jīng)許可,不得擅自不按工藝加工。

　　4.5質(zhì)檢人員應(yīng)按上述'三按'進(jìn)行質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時(shí),有權(quán)制止,并及時(shí)反映給車間領(lǐng)導(dǎo)處理。..

　　4.6技術(shù)科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實(shí)施、工藝管理混亂負(fù)責(zé)。

　　5、工藝文件修改

　　5.1工藝文件修改一般原則。..

　　5.1.1工藝文件需要修改時(shí),一般由技術(shù)部門下達(dá)工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。

　　5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。

　　5.1.3工藝文件修改通知單下達(dá)后,需修改的文件應(yīng)在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。

　　5.1.4由于臨時(shí)性的設(shè)備、工藝裝備或材料等問題,需臨時(shí)修改工藝時(shí),應(yīng)填寫“臨時(shí)脫離工藝通知單”,經(jīng)有關(guān)部門會簽和批準(zhǔn)后生效,但不能修改正式工藝文件。

　　5.2工藝文件修改程序

　　5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應(yīng)符合文件的更改程序規(guī)定。

　　5.2.2工藝文件更改通知單應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門會簽并經(jīng)審核和批準(zhǔn)后才能下發(fā)。

　　5.2.3按批準(zhǔn)的工藝文件更改通知單要求進(jìn)行修改。

　　5.3修改方法

　　5.3.1修改時(shí)不得涂改,應(yīng)將更改部分用細(xì)實(shí)線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。

　　5.3.2在更改部位附近標(biāo)注本次修改所用標(biāo)記,標(biāo)記符號應(yīng)按更改通知單中的規(guī)定。

　　5.3.3修改時(shí)必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標(biāo)記、更改次數(shù)、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。

　　5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。

　　5.3.4.1經(jīng)多次修改,文件已模糊不清。

　　5.3.4.2雖初次修改,但修改內(nèi)容較多,修改后文件已不清晰。

　　5.3.5更新描的底圖,更改欄內(nèi)應(yīng)按以下規(guī)定填寫。

　　5.3.5.1'標(biāo)記'欄填寫重描寫前本次更改所用的標(biāo)記。

　　5.3.5.2'處數(shù)'欄填寫'重描'字樣。

　　5.3.5.3'更改文件號'欄填寫重描前本次更改通知單編號。

　　5.3.5.4'簽字'和'日期'欄內(nèi),負(fù)責(zé)復(fù)核的工藝人員簽上姓名和日期。

　　5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時(shí),舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應(yīng)加區(qū)分標(biāo)記,嚴(yán)禁新舊兩種文件混用。

　　6、工藝文件的保管和處理胃

　　6.1凡保管的工藝文件應(yīng)及時(shí)登記,根據(jù)順序分類捕,裝訂或袋裝保管。

　　6.2技術(shù)科應(yīng)常備全套文件復(fù)制件

　　6.3凡需曬發(fā)的工藝文件,必須經(jīng)技術(shù)科審批后方可發(fā)放。

　　6.4工藝文件由技術(shù)科統(tǒng)一保管,失效廢除的工藝文件應(yīng)蓋'作廢'章后單獨(dú)存檔五年以上備查。-

　　6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標(biāo)準(zhǔn),簽字手續(xù)齊全。

　　7、工藝文件的借用與保密

　　7.1未經(jīng)批準(zhǔn),對外不準(zhǔn)借用工藝文件。

　　7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù),并限期歸還,歸還時(shí)應(yīng)清點(diǎn)。

　　7.3借閱者應(yīng)保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉(zhuǎn)借,否則,一律作違反工藝紀(jì)律處理。

文件管理制度15

　　1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;

　　2、凡酒店的收文(信、函)包括領(lǐng)導(dǎo)的親收件,由總經(jīng)理室秘書處簽收、登記,轉(zhuǎn)交董事長或總經(jīng)理;

　　3、公文登記后,根據(jù)總經(jīng)理的批示,由總經(jīng)理辦公室轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱,如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦,應(yīng)由總辦秘書送交,并經(jīng)登記、簽收后方可送交;

　　4、閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍,秘密級以上文件須到總經(jīng)理辦公室閱讀,因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù),用完后及時(shí)退還,秘密級以上文件,各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室;

　　5、各部門或個人對承辦的公文,必須認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;

　　6、各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的`人員,對自己經(jīng)手處理的公文,應(yīng)件件有著落,事事有下文,轉(zhuǎn)辦要及時(shí),催辦有結(jié)果,防止積壓誤事;

　　7、公文辦完后,應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷,當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢;

　　8、各級干部調(diào)動時(shí),應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交,凡參加會議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送總辦秘書處登記保管;

　　9、沒有保存價(jià)值的文件,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由總經(jīng)理定期銷毀。銷毀秘密文件,要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷,秘密級以上文件不準(zhǔn)作廢出售,一律集中銷毀。

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