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商務信函寫作
商務信函寫作1
親愛的媽媽：
您好！
感謝九年前您把我生下來，給我生命給我愛。
這九年里我在您無微不至的關懷下健康茁壯的成長，您的愛就像一棵參天大樹，為我遮風擋雨，您的愛就像一股清泉，滋潤著我的心田，您的愛像一片金黃燦爛的麥浪，推著我爬上知識的寶塔。
記得有一次我上作文班，寫作文不認真，內容也不充實，結果作文沒有過關，您看在眼里，急在心里。通過這件事，您就知道了我的弱點，每次學作文之后，您都陪著我找資料，給我讀例文。沒想到，上次作文的不過關，讓魏老師認識了我，怕我寫作文不認真，就把我送到vip，特殊”照顧”。那一次我的作文過關了，您露出了會心的笑容，可我發現，您的面容又憔悴了許多……
還有一次我鬧眼睛，是您帶我上醫院，買眼藥水，每天早上起來，我的眼睛就睜不開，是您用濕毛巾敷在我的眼睛上，才能使我的眼睛慢慢睜開。然后，為我滴眼藥水。您怕我晚上醒來，眼睛睜不開而害怕，所以每天都守在我的身邊，那幾天，您幾乎沒怎么合眼，在您的細心照顧下，我的.病很快就好了起來。
媽媽，您是一把傘，在風雨來臨的時候，為我遮風擋雨。媽媽，您是一盞燈，照亮我前進的道路，也照亮了我的心靈，在您博大無私的愛中我健康快樂的成長。
您的兒子
20xx年x月x日
商務信函寫作2
摘要：商務信函寫作教學是商務漢語教學中不可或缺的一個教學環節。對漢語商務信函寫作教學進行了一些探索，認為在漢語商務信函的寫作教學應采用過程體裁教學法，并分析了采用的原因，對教學步驟進行了詳細的論述。
關鍵詞：漢語商務信函；寫作教學；過程體裁教學法
商務信函一般是指商業機構之間或者商業機構和私人之間因為商業性活動而需要互相交往時所寫的信函。商務信函寫作教學是商務漢語教學中不可或缺的一個重要環節。不但對商務實踐有實際的應用價值，而且也是對學習者筆頭表達能力和綜合語言能力的一個訓練。而寫作教學一直都是對外漢語教學中的弱項，而有關商務信函寫作教學的研究更是薄弱。如何讓留學生又快又好地學會寫作漢語商務信函呢？筆者對此進行了一些探索。
一、過程體裁教學法
目前語言教學界有四大主流外語寫作理論，即結果教學法理論、過程教學法理論、體裁教學法理論和過程體裁教學法理論。結果教學法強調語言知識是寫好一切文章的基礎，但是它對寫作技巧等重視不夠。過程教學法注重寫作技巧，認為寫作過程中寫前準備和寫后的評改過程對提高學習者的寫作能力十分重要。缺點是各類文章不分體裁類別都采用這樣的過程進行寫作，語言知識輸入不夠。體裁教學法強調寫作活動是受特定社會情景制約的，學習者可以通過有意識地模仿范文的體裁提高寫作水平，其缺點是學習者會顯得有些被動（吳雙，20xx）。
過程體裁教學法由Richard Badger和Goodith Whit于20xx年提出，兼顧了過程法和體裁法的理論基礎，吸收了這兩種教學法的長處并加以融合。過程體裁法理論將寫作與社會環境密切聯系，提出寫作是為了實現交際，語篇是交際的工具。因此，教師在教授寫作時應強調情景，幫助學生了解某類文章的交際目的及社會語境因素，話語基調、方式及話題范圍，分析此類體裁的詞匯、語法、篇章結構的特點，再運用到具體寫作中，并打草稿、修改、最后成文（韓金龍，20xx）。趙建群（20xx）認為，過程體裁法的優勢在于它強調過程法中寫作的整個過程，尤其是寫前計劃和寫后修改，真正實現以學生為主體的教學，增強學生積極的情感體驗，關注學生認知發展和語言習得過程，重視寫作過程的交互性、培養學生合作的能力，同時又突出體裁結構，重視對語言特點的分析以及模仿的學習方法。
二、過程體裁教學法在漢語商務信函寫作教學中的應用
對于商務信函的寫作教學，筆者認為過程體裁教學法是比較適合的教學方法。
（一）采用過程體裁教學法的原因
1.商務信函的體裁特點鮮明，有較強的可模仿性
商務信函的特點主要表現在三個方面。首先是風格方面，商務信函要求客觀實際，莊重嚴肅。其次是語言方面，語言要簡明樸素，準確規范。第三是結構和內容方面，商務信函有格式固定，內容安排相似的特點。
另外，由于漢語商務信函的使用背景是中國，很多方面不可避免會受到中國文化和思維方式的影響。所以漢語商務信函除了具有商務信函上述特點以外，還有一些獨特之處：
（1）注重敬語和謙辭的使用。如稱對方用“貴（貴公司、貴方）”以及“光臨、蒞臨、惠顧”等；稱己方則用“敝（敝公司、敝行）”以及“恭請、效勞、謹啟”等。
（2）祝頌語一般和商業有關。如“祝合作成功！”“祝生意興隆！”等等。
（3）漢語商務信函更注重用語的委婉。注意維護對方的面子。因此在不同意或拒絕方面的措辭往往更加委婉。如通過使用模糊性語言來降低否定的強度，“貴方的看法也許有一定道理，但……”；使用間接的方式來表示否定意義，“對于這件事情，我方需要再考慮考慮。”
從上面的特點分析我們可以看出，商務信函是一種典型的應用文體裁，體裁結構鮮明，詞匯、語法、篇章結構的特點突出，有規律可循，有很強的可模仿性和可訓練性，因此易于采用模仿范文、特點分析的方法，而這種方法正是過程體裁教學法所注重的。
2.能充分發揮學生的主觀能動性
雖然仿寫是學習寫作商務信函的有效方法，但是如果商務信函寫作課上，教師只重視語篇圖式的輸入，就會使課堂沉悶，學生不能充分發揮主觀能動性，把學生最后的寫作成品當做終極結果，容易挫傷學生的寫作熱情和自尊心，使學習效果大打折扣。所以為達到良好的教學效果，教師就必須注重教學過程。過程體裁教學法強調課堂教學過程的重要性，強調寫作課堂上教師應注意師生、生生的互動和合作，使每個學生都能親身參與到寫作活動中去，實現學生之間的交流與合作、師生之間的交流與反饋，使學生從內容、形式、語言等多方面提高和改進寫作能力。對外漢語課堂教學原則告訴我們，應該以學生為中心，以教師為主導，重視情感因素，充分發揮學生主動性、創造性。過程體裁教學法很好地做到了這一點。
（二）過程體裁教學法在漢語商務信函寫作課上的實施模式
趙建群（20xx）把過程體裁教學法在高中英語寫作教學中的實施模式劃分為六步：閱讀范文、范文分析、模仿寫作、獨立寫作、修改編輯、寫作反思。其中“閱讀范文，范文分析”為寫作前信息輸入；“模仿寫作、獨立寫作、修改編輯”為寫作中信息輸入；“寫作反思”為寫后反思階段。韓金龍認為，過程體裁教學法寫作教學應包括四個階段：范文分析，模仿寫作/集體仿寫，獨立寫作，編輯修訂。根據對外漢語精講多練，發揮學生主觀能動性的教學原則以及學習者和漢語商務信函的特點，筆者將實施模式劃分為如下四步：
1.合作學習范文
該步屬于寫作前信息輸入階段。由于商務信函有很強的可模仿性，因此仔細閱讀和分析范文是十分必要的，它可以給學習者一個直觀具體的體裁認知，提供一定數量的語言材料。語言學習策略告訴我們，輸入應先于輸出，因此，教師在教授某種商務信函時應提供給學生一定數量的典型范文。那么如何學習范文呢？這里提倡師生互動，學生合作的方式。教師可先把學生分成小組對范文進行分析和討論，然后鼓勵小組成員或者小組代表把討論的結果與全班分享，教師在這個過程中予以適當的監控，對學生的討論結果進行評價、修正和歸納整理。這種形式可誘發集體智慧，激發學生的學習熱情，開拓學生的思路，增強其分析和歸納的能力。
2.教師總結重點
該步也屬于寫作前信息輸入階段。由于學生討論得出的結論是零散不系統的，所以教師有必要在學生討論結果的基礎上對商務信函的語言、格式、內容等方面進行歸納和總結，使其系統化、條理化。教師同時也應該提醒學生在寫作中應注意的重點。使學生在腦海中形成一個模板，為接下來的寫作練習打下基礎。
那么哪些屬于漢語商務信函寫作教學的重點呢？我們認為，商務信函的特點和留學生在寫作上的難點應該作為教師的`教學重點。陳賢純教授指出，學漢語的外國學生寫作時最大的問題不外有四點：一是不能表達自己的思想，或者詞不達意；二是句子的語法不正確；三是詞語搭配不當；四是句子與句子之間的連接不符合漢語的習慣。丁安琪（20xx）通過調查問卷得出結論，商務寫作學習內容的優先級為：詞語用法，商務漢語寫作基本格式，商務漢語寫作常用語句，普通寫作知識和商務知識。上面的結論以及商務信函的特點，并結合筆者在教學中的一些體會，筆者認為，在商務信函的寫作教學中教師需要重視以下方面：
（1）詞匯方面
首先，需要注意的是商務詞匯的使用和搭配。商務信函由于要使用正規語體，所以讓學生學會在信中正確并恰當地使用商務詞匯是很有必要的。除了一些專業的商務詞匯如“訂貨”“促銷”外，還有一些商務詞匯，有與其意義相似的普通詞匯對應，如“采購/購買—買”，“銷售—賣”，“價格—價錢”等。由于平時或以前的學習習慣，如果教師不加以強調的話，學生相對更愿意使用自己比較熟悉的普通詞匯。另外，教師還要教授學生這些詞匯的用法和搭配，以保證學生詞匯使用準確。 其次，由于漢語商務信函更重視敬語和謙詞的使用，所以這些詞匯教師需要重點強調。如一般在給對方公司寫信時要稱“貴公司”，對自己的客戶要說“惠顧”等。這樣寫出來的信函才會讓人覺得更加地道。
（2）商務信函格式方面
由于商務信函的格式比較固定，一般從前到后依次為編號，（標題），稱謂，正文，祝頌語，署名，日期，（附件）。所以對于學生來說比較好掌握。但具體細節方面還要提醒學生注意。如在寫稱謂時，常常忘記加敬稱，如“××公司經理王一明”，因此教師應該強調“先生、女士、敬啟者”這些敬稱的使用。而在寫正文時，教師要提醒學生每一段開頭都應該空兩格書寫。還有日期的中文格式“×年×月×日”，這一處也是留學生常常忽視的。
（3）商務信函的相關內容和基本句型方面
商務信函的正文一般句與句、段與段之間都有內在的邏輯關系和比較固定內容。比如，推銷產品函的內容應該依次包括：介紹產品，提供證據，提出保用期和免費試用，合理的價格。索賠函則應該寫：簡述事由，陳述違約事實，說明索賠理由，陳述對方違約給自己帶來的損失，提出具體的索賠要求。因此，在教學生寫商務信函時，教師應該把內容及其順序教授給學生，這樣在寫作時才不會犯邏輯上的錯誤，也不會漏寫重要內容。
每種商務信函都有各自常用的典型句式。例如，詢價函可用到的句式有“望貴廠能就下列條件報價”，“如果對方報價合理，我公司將考慮今后向貴廠大批量訂貨。”還價函可以用到的句型有“貴方的還價我方實難接受，我方最多只能將原報價降低……”，或者是“為了我們的友好合作關系，我方愿意將原報價降低……”。還有比如希望對方回復的時候，可以說“請即函告”，“盼早日回復”，“希速見復”等。所以，讓學生記住并學會在相應的信函中恰當地使用這些句型，會顯得更加專業。
（4）相關文化方面
在重視漢語商務信函表明要素的同時，我們也不能忽視其中蘊涵的中國的獨特文化。比如說，一般在不能就一個問題達成共識時，我們往往不會直接說出來，這樣會讓人覺得很不客氣，而是說“對于這個問題，我們會進一步考慮。”在催款時，為了照顧對方面子，還會幫對方找臺階下，“可能由于貴方業務過于繁忙，以致忽略承付。”這些細節的內容應該提醒學生注意，這樣才會使信函更加地道，更容易讓中國人接受。
3.學生寫作練習
這一步屬于寫作中信息輸入。經過前面的討論和總結，學生此時已經知道該如何來寫作了，不會無從下筆。教師應首先采用模仿寫作的方法，教師要有針對性地設計一些題目，使學生分步模仿某一種商務信函的語篇知識，如建構特定語篇所要使用的恰當詞匯、句式、內容以及結構等。然后給出獨立的寫作題目讓學生進入實際的寫作。但是這一環節教師應該注意，給學生寫作的題目要明確具體，最好給學生設定一個典型的情境，如練習寫催款函，教師可以這樣交代題目：“你是一個電腦商店的經理，今年5月你賣給××公司20臺電腦，這家公司答應在6月付款，但現在已經8月了，你還沒收到付款，請你寫一封催款函。”將學生設定成題目中的角色，使學生感覺自己是在真正執行一項商業任務，從而體會到商務信函寫作的趣味和實用性。
4.師生互動評改
這一步屬于寫作后的反思。以往作文往往由老師進行評改，但這會使一些學生認為上寫作課好像只是為了應付教師，作文只是為了供教師評改，教師的評改是否使學生認識到錯誤，是否得到了改正，往往最后不得而知。因此師生互動評改則不會產生這種問題。互動修改方法還是以小組討論的方式進行, 作者把自己的作文給小組成員傳閱，大家共同合作修改評價，在學生之間互動修改完成后，讓每組匯報自己組在這次評改中發現的問題和亮點，并提出評改中的疑問，教師予以評價和解答。最后由學生自己根據之前的評議將文章完善。
綜上所述，在漢語商務信函的寫作教學中，我們不僅應該研究教學內容本身的特點，還應該精心安排課堂教學過程，不可偏廢其一，這樣才能達到良好的教學效果。另外，教師還要根據學生的特點進行適當的側重或調整，如對于有工作經驗的學生可以就其實際遇到的問題進行教學，而對沒有工作經驗的學生則應該系統地進行講解。
參考文獻：
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[11]韓金龍.英語寫作教學:過程體裁教學法[J].外語界，20xx，（4）.
商務信函寫作3
摘 要：國際商務活動中進行有效的英語交流需要使用商務英語信函來進行相關的書寫與記錄工作，因為商務英語信函自身的特定問題格式，在進行詞匯、語法、整體段落方面的書寫過程中，需要區別一般的英語信函。本篇文章主要是依據商務英語中獨特的語言條件，來進行有關英語寫作方面的原則講解，通過一些經典例子，來分析和研究有關商務英語信函書寫時，需要遵循的寫作技巧。
關鍵詞：商務英語信函；語境；修辭
一、商務英語信函
二、商務英語語境
想要對商務英語語境進行充分的理解，就需要先對語境一詞的含義有所了解。在國內和國外的學者，對于商務英語語境就有不同的理解，并且這一理解也隨著時代的遷移在潛移默化的發生改變。唯一不變的就是對于語境這個詞具有相當復雜的含義。通常來講，語境指的是宏觀條件下有關的社會環境與微觀條件下有關的語言環境進行統一。根據大量的文獻資料，能夠總結出語言環境的定義是一種詞匯通過自身所在的不同位置，即短語、句子成分中，起到了不同的內容作用。社會環境對于物質情景和時代背景條件的概念，包括多種非語言方面的環境，諸如人文狀況、政治氣候、社會制度、時代思潮等。社會環境同整個社會所蘊含的經濟文化背景的關系密切，所以，在商務英語中，有關語境的概念也需要包含以上內容，但是不僅僅是簡單的包含，需要有更深層次的需要，同國際貿易在發展變化的進程等相結合，利用自身所接收的不同地域的文化差異，表現在不同的交際、價值觀、思維中的沖擊。
對于商務而言，進行微觀語言環境的交流就要求密切的關注自身包含的特定人群，進行不同場合內的不同話題的交際。不同與宏觀的社會環境，需要結合寫信者自身的商務方面的文化背景，能夠更多的消除地域內存在的巨大差異。因此，要求我們在今后進行商務英語信函書寫時，一定要注意更多的樹立一種更加多元的有關跨文化的發展觀點，持續不斷的增加自身的商務英語的書寫應用能力，通過不斷的交流溝通與時俱進。
三、商務英語語境的修辭
想要在進行更準確地商務英語信函書寫工作，就要同商務自身所處的語境結合，通過得體的修辭進行目的的表達。第一點，需要對修飾有充分的認識。對于修辭的概念，目前的大部分人都認為僅僅是一種有關語言運用方面的技術。實際上，有關修辭的概念，最早出現在古典流派中，并一直延續至今。有學者認為，修辭就是根據不同的目的進行精心的安排，也就是對語言進行選擇的過程。為了將所要表達的內容更加得體與精準的進行表達，也就是所修辭能夠最大程度的提升語言運用方面的藝術和規律。在《英文修辭》一書中，有關與英文的修辭方式，不僅僅能夠提供讀者在寫作中展現出來的技巧和表現，還能夠對各種詞匯和句型的結構進行詳細的使用說明。
在一定程度上而言，通過商務活動自身的特點，如交際和談判特性，導致商務活動的表達具有更加精準的語言和修辭[8]。修辭是一門具有極大魅力并極為復雜的藝術，利用修辭進行言語的活動，能夠將語境進行更多的適應，能夠將使用的語言進最大程度的約束。修辭的運用不能夠脫離一個整體的使用環境。進行商務英語信函時，一定要嚴格的對商務英語使用的語境進行把握，也就是說在使用信函進行商務英語的書寫時，一定要注意考究的.修辭，將兩者進行有效的結合。
四、語境論的應用
根據不同的語境選擇適合的修辭方法，能夠將所要表達的內容更完整的發揮出來。修辭結合語境，能歐股成功的將商務英語信函的寫作藝術進行修飾。使用得當的搭配，能夠更好的體現商務英語的內涵。這也要求商務人員能夠從兩個層面達到要求。
第一，使用得體的搭配進行詞句的應用。在造句時，一定要將商務英語的語言特色進行突出的表達。利用符合英文寫作的安排來撰寫信函。依據合理的英語結構規律，進行商務英語信函的書寫，表達一定要合情合理，清晰流暢。
第二，認真思考商務英語的常變因素。如國際社會背景、交際內容等。通過對商務英語在不同語境下的得體修辭，來保證使用的規范性。要想達到修辭得體，就需要使用合乎語境的修辭方式。
關于修辭得體，需要考慮進行不同語境下的商務英語應用時，使用者的語氣是否恰當。一般來講，對于語氣的含義，可以解釋為一種傳遞信息時，具有的全面的感受。通過語境學的內容，可以看出，在商務英語的表達上，僅僅依靠單詞或表達是遠遠不夠的，還需要進行更加具體的語境選擇恰如其分的語氣。通常來講，語氣的恰當包括兩方面：自然和客氣。
事實上，商務環境是隨時都在變化的，因此在實踐的交流中也不會僅僅是對于商務內容的表達，還有一些層出不窮的問題需要我們去解決。但是在這一過程中，寫信者一定要注意自己的措辭是否得體，也就是注意自己的態度，切實的考慮到對方的出境，能夠表現出友好和禮貌，也更容易促成較易。比如再說同意對方的要求，可以用被動語態（You have earned 2.5 commission.你已經獲得了2.5%的傭金）來代替生硬的主動語態（We allow you 2.5% commission）。這一語氣更能夠體現出對方deserve it，而不是I give it.語氣中透露出對于對方的禮貌與尊重，而不是傲慢的態度。只有使用更加得體又合乎情理的表達，才能夠更加到位的進行溝通，既符合自身位置，又體現自身的禮貌，只有這樣才能夠更加容易讓他人接受。
五、總結
綜上所述，隨著科技的發展，商業模式也在不斷的變化。對于今后，需要自身在進行商務英語信函的書寫時，更加熟悉彼此的條件，并熟悉各項規章法律，通過規范程序化的國際貿易，來進行更加豐富的發展。不同的貿易話題需要進行不同的貿易措辭來溝通。根據變化的話題來進行有效的結合，從而書寫出來的商務英語信函能歐股更具有時代特點，抓住其中的使用規律和語言風格，能夠更好的獨立進行寫作書寫，將修辭藝術使用的別具匠心，能夠更好的實現國際商務間的有效交流。對于商務英語的推進作用，在目前的國際間進行經濟貿易，在我國進行經濟的發展，都具有較為明顯的獨特作用。
商務信函寫作4
【稱呼】
如果是公司：某某公司 御中
如果是個人：某某 殿/様
【件名】
件名要寫得一目了然。例：見積ご依頼の件(提交估價單)、代金ご請求の件(催促交款)
【開頭問候語】
貴殿にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
貴社にはいよいよご発展のこととお喜び申し上げます。
【固定問候語】
平素はご高配にあずかり、ありがたく御禮申し上げます。
いつも格別のお引き立てをいただき、厚く御禮申し上げます。
このたびは格別の御配慮にあずかり、深く感謝申し上げます。
【結尾問題候】
通知書結尾：
以上、ご通知申し上げます。
とりあえずお知らせ申し上げます。
まずは、ご一報申し上げます。
取り急ぎご挨拶申し上げます。
介紹書的結尾：
お禮かたがたご案內申し上げます。
ご案內かたがたお願い申し上げます。
依賴書的結尾：
ご依頼申し上げます。
なにとぞご回答をお願い申し上げます。
折り返し何分のご返事を賜りますようお願いいたします。
關于今后的依賴：
今後とも倍舊のお引き立てをお願い申し上げます。
ご高配のほどお願い申し上げます。
拒絕書的.結尾：
殘念ながら貴意に添いかねます……
殘念ながら貴意に(ご期待に?ご希望に)添い得ませんので……
商務信函寫作5
同學：
你好！
我是青年湖小學五年級（一）班的xx，本來我與你素不相似，但聽說你不辛感染了白血病之后，我們大家都十分著急，現在你化療的費用以經湊起了，你不在是一個人與病魔做斗爭，我相信，只要你打起精神，堅持看病，我們一起努力，相信你的病一定會好的。
我來給你講一講學校里的發生的事，自從你得了白血病，住進醫院以后，首先是你們班同學宣傳了你在學校里的種種表現，然后是學校大隊部主動發起了捐款倡議書，接著報刊社在報紙上刊登了你用堅強的意志和軟弱的'身體與病魔做斗爭的事跡；來自世界各地、許許多多的人們紛紛往你爸爸卡里轉錢。所以你一定要堅持，有這么多人為你撐腰你不用感到害怕。我再來給你講一講那些和你以樣用堅強的意志抵抗病魔的名人：２００３年２月７號，現年７０歲的孫勝一，被確診為中晚期胃部惡性腫瘤。作為一名多年從事醫院醫療行政管理者，孫勝一用自己的毅力戰勝了病魔。在與病魔較量的過程中，他更加明確了自己今后對待人生的態度。“人活著就要堅強，只要有百分之一的希望，就應該做百分之百的努力。”他告訴所有與腫瘤作斗爭的人，一定要消除心理障礙，用一種堅強向上的心態，頑強的意志戰勝病魔。最終他勝利了，他為大家點燃了希望！希望你也像他一樣堅強、勇敢，戰勝病魔！
祝你：
早日康復。
你的校友
20xx年x月x日
商務信函寫作6
面對客戶,同事,上司,信函,報告,電子郵件??很多初入公司的新手會講英語,但是不知道如何寫出簡單、得體、有效溝通的商務文件。此篇文章主要論述了商務英語信函的寫作技巧。寫作需要不斷革新,適應社會、科技以及商業的發展,從而清晰、準確的寫符合時代要求的信函、備忘錄、報告、傳真以及電子郵件。這些技巧可以幫助我們增強個人的寫作風格,避免寫作障礙,消除過時的套話,運用強有力的溝通詞語,創建高效的信函、備忘錄、報告、傳真等。
商務信函寫作能力直接影響到買家對公司的評估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實力。同時,也可以用這種方式來評估和了解買家。商務信函寫作決定了是否以專業的方式跟買家進行有效的溝通,在業務往來中占據著舉足輕重的地位。因此商務信函的寫作技巧是國際商務人員必須掌握的一門重要功課。
盡管寫作在今天已經被列為商業領域的關鍵技能之一,但在這一領域接收過全面訓練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無須動筆的課程上學有專攻,要么就是專攻學術寫作之道,而學術寫作與商務寫作不是一回事。學術寫作與商務寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學術寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業領域的博學。讀者通常也是行業內的專家,他們閱讀和評價論文是有報酬的。而在商務英語寫作領域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業的讀者看的。商務文章的寫作,受到時間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無須,也不想花時間來整理和閱讀那些冗長而復雜的文章,因此,今天的商務溝通要求的是一種簡潔明了易懂的文風。
因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業,以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問題如下。
一、讀者
了解讀者是成功的關鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進行。
二、遣詞
簡單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產生誤解的'可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團體或行業內使用的專業語言。如果給這樣的團體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準確的解釋某些概念,也有助于于技術人員讀者建立起和諧友好的聯系。
三、造句
句首、句尾的內容應該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因為熟悉劇情的發展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。商務應用文句子的平均長度為15 到18 個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長度。如果超過18 個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細節,要么就會錯誤的理解句意,因此長度應切成兩到三個短句為宜。最佳的商務信函應該由長短不同地句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者最具吸引力。標點超過四處的句子令人難以卒讀。句子因為太復雜而需要那么多的標點的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達觀點。表達三個乃至更多觀點時使用列表是最好的辦法,標題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點,而且也留有空白的間隔。
四、分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結尾段落的長度不應超過三到四行。從心理學的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續看下去。結尾段落也應該簡短扼要,明白說明讀者應該采取怎樣的行動。意思表達的越清楚越準確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應該超過8 行長。今天的讀者已經不習慣長篇大論,他們會撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8 行以內是最好的。電子郵件中的起始和結尾應該只有2～3 行長,主題部分段落長度不應該超過5 行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
五、外觀
外觀是非常重要的。大多數人并不關心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內容或推遲到以后再閱讀。選擇合適的字體和字 號。字體應以適宜閱讀為標準。現在有了word 軟件,人們有機會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——即對某些單詞或習語起到強調作用。只在其強調作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
商務信函寫作7
粗心的xx：
你好！
我和你是同一個人。每天，我們一起上學，一起生活，你就是我，我就是你。今天，我給你寫信，是為了讓你知道自己的缺點，盡快改正。
從前，你做事總是挺認真的，學習也挺刻苦，可是，這些天來，你一反常態，迷戀足球，還盡干一些粗心大意的事。
還記得上次嗎？我們班進行語文小測驗的前一天，你本來應該好好復習功課，可放學后在操場上踢足球忘了時間，我想，也許晚上你會抓緊時間復習。可到了晚上你卻坐在電視機前紋絲不動，好像被電視勾去了魂。結果，你一直看到了深夜十二點，哪還有時間復習呢？第二天早晨，我又想，說不定你還會早早起床去復習一陣。可你卻睡過了頭兒，還差點誤了考試。當時，你不管三七二十一，抓起早飯就往學校跑，幸虧趕上了考試，我一直為你擔心，真害怕你又出什么差錯。果然，不出我所料，你考試的'時候腦子昏昏沉沉，連思考都不思考，就往卷子上寫答案；做完以后，連檢查都不檢查，就交給了老師。交卷后，你馬上一陣風似的跑出教室，下樓玩去了，鬼知道你錯了多少道題呢！
其實，你只要平時做事認真仔細，學習再刻苦一些，我想，類似上回考試的事兒就會很少發生了。好吧，時間不早了，我就寫到這里。
祝你學習進步，身體健康！
你的影子
20xx年x月x日
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