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商務(wù)活動(dòng)中工作餐的注意要點(diǎn)
在日常生活里，人們經(jīng)常上會(huì)碰到這樣的情景：幾位衣著考究的商界人士，正坐在一某一家餐館里進(jìn)行會(huì)晤。他們面前的餐桌之上，菜肴與酒水往往并不一定非常豐盛，然而他們的神態(tài)卻極其嚴(yán)肅而認(rèn)真，并且津津有味地邊吃邊談。稍加注意一些的話，就會(huì)發(fā)現(xiàn)，此時(shí)此刻他們的的確確是“醉翁之意不在酒”，因?yàn)樗麄儗?duì)于交談的興致似乎是比對(duì)于進(jìn)餐的興致要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出許多。
有人或許會(huì)產(chǎn)生疑問(wèn)：他們又不是沒(méi)有自己的辦公室，干什么不老老實(shí)實(shí)地先吃好飯，然后再去辦公室里談?wù)?jīng)事呢？何必要多此一舉，一心二用呢？提出這類(lèi)疑問(wèn)的人恐怕不太了解，如上所述的那種商界人士的聚餐，其實(shí)并非為求裹腹而已，而是巧借用餐的形式所進(jìn)行的一種經(jīng)常性的商務(wù)活動(dòng)。它的正式名稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)叫作工作餐。
工作餐，在商界有時(shí)亦稱(chēng)商務(wù)聚餐，或者餐會(huì)。它所指的是，在商務(wù)交往中具有業(yè)務(wù)關(guān)系的合作伙伴，為進(jìn)行接觸、保持聯(lián)系、交換信息或洽談生意，而假借用餐的形式所進(jìn)行的一種商務(wù)聚會(huì)。站在商務(wù)禮儀的角度來(lái)看，正規(guī)的工作餐既不同于正式的宴會(huì)，也不同于親友們的會(huì)餐。在一般情況下，工作餐通常具有下述六個(gè)方面的顯著特點(diǎn)。
其一，它重在創(chuàng)造一種氛圍。同正式的宴會(huì)相比，工作餐所強(qiáng)調(diào)的不是形式與檔次，而有意在以餐會(huì)友，重在創(chuàng)造出一種有利于商務(wù)人員進(jìn)一步進(jìn)行接觸的輕松、愉快、和睦、融洽、友好的氛圍。
其二，它具有某種實(shí)際目的。商務(wù)人員講究的是務(wù)實(shí)，工作餐自然也如此。同親友之間的會(huì)餐相比，工作餐并非無(wú)所事事，單純只是為了讓大家碰碰頭、談?wù)勑摹⒙?lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)感情而已。其實(shí)，它是以另外一種形式所繼續(xù)進(jìn)行的商務(wù)活動(dòng)，換言之，它只不過(guò)是一種權(quán)且以餐桌充當(dāng)會(huì)議桌或談判桌，改頭換面所進(jìn)行的非正式的商務(wù)會(huì)談而已。
其三，它大都要求較小規(guī)模。就參加者的人數(shù)而言，工作餐通常與聲勢(shì)浩大的宴會(huì)或會(huì)餐難以比拭。因其重在處理實(shí)際問(wèn)題，為了防止眾口難調(diào)，或是難以確保人人暢抒心曲，故此工作餐的實(shí)際參加人數(shù)往往較少。一般來(lái)說(shuō)，工作餐大都不是多邊性聚會(huì)，而是以雙邊性聚會(huì)為主。它既要吧是兩個(gè)人之間的單獨(dú)約會(huì)，也可以是有關(guān)雙方各派幾名代表參加。但是，參加工作餐的總?cè)藬?shù)，以不超過(guò)十人為好。與事無(wú)關(guān)者、配偶、子女等等，均不宜到場(chǎng)。
其四，它通常是在午間舉行。宴會(huì)與會(huì)餐，大都選定在晚上舉行，并且往往喜歡舉行于節(jié)假日或是周末。這是為了使參加者在時(shí)間上感到方便，同時(shí)也是一種社交慣例。如是，工作餐的時(shí)間選擇便與此不同。為了合理地利用時(shí)間，不影響參加者的工作，工作餐通常都被安排在工作日的午間，利用工作之間的間歇舉行。是故，它在歐美往往被叫作工作午餐，或是午餐會(huì)。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，將工作餐見(jiàn)縫插針地安排在工作日的午間舉行，這件事情本身就體現(xiàn)著商務(wù)人員講求辦事效率的務(wù)實(shí)精神。
其五，它可以隨時(shí)隨地舉行。在舉行工作餐之前，主人不必向客人發(fā)出正式的請(qǐng)柬，客人也不必為此而提前向主人正式進(jìn)行答復(fù)。一般而言，只有賓主雙方感到有必要坐在一起交換一下彼此之間的看法，或是就某些問(wèn)題進(jìn)行磋商，大家都可以隨時(shí)隨地舉行一次工作餐。時(shí)間不必早早商定，地點(diǎn)也可以臨時(shí)選擇。它可以由一方提議，也可以由雙方共同堅(jiān)定；可以提前若干天約好，也可以當(dāng)天臨時(shí)決定。總之，只有有關(guān)各方同意參加，工作餐即可舉行。
其六，它由提議者出面作東。工作餐多在外面的營(yíng)業(yè)性餐館里舉行，所以其作東者自有特殊之處。根據(jù)慣例，無(wú)論工作餐舉行于何處，哪一方首先提議舉行工作餐，即應(yīng)由哪一方出面作東。而東道主一方出席工作餐時(shí)的行政職務(wù)最高者，便是理所染色在的主人。以名義上的主人位高、事繁，無(wú)暇他顧，著手張羅工作餐的，多是其秘書(shū)或公關(guān)人員。
要成功地籌辦一次工作餐，僅僅從理論上了解其上述主要特點(diǎn)，還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。除此之外，還須系統(tǒng)地掌握基本的工作餐禮儀。它所指的，主要是有關(guān)工作鈹?shù)亩Y儀規(guī)范。其主要之點(diǎn)包括工作鈹?shù)陌才拧⒐ぷ鞑偷淖鳀|、工作餐的進(jìn)行，等等。下面，分別對(duì)其各作介紹。
首先，是工作餐的安排。安排工作餐，此處主要是在工作餐進(jìn)行之前的有關(guān)準(zhǔn)備事項(xiàng)。這件事情，主要應(yīng)由東道主一方所負(fù)責(zé)。它主要分為目的、時(shí)間、地點(diǎn)三個(gè)具體問(wèn)題。
一目的。主動(dòng)提議與他人一道共進(jìn)一次工作餐，提議者大都胸中有數(shù)，意欲借此機(jī)會(huì)來(lái)實(shí)現(xiàn)自己的某種目的。假如毫無(wú)任何目的性可言，那么工作餐便不成其為工作餐了。
一般來(lái)說(shuō)，利用工作餐這一極其靈活的商務(wù)活動(dòng)的具體形式，商務(wù)人員可以會(huì)晤客戶，接觸同行，互通信息，共同協(xié)商，洽談生意。此外，也可以以之接待新朋友和面試應(yīng)聘者。然而有一點(diǎn)必須明確，那就是舉行一次工作餐，首先應(yīng)當(dāng)有要事要辦，要能夠解決實(shí)際問(wèn)題，絕對(duì)不允許無(wú)的放矢，將其等同于吹牛、聊天、發(fā)牢騷的無(wú)所事事的“神仙會(huì)”，浪費(fèi)有關(guān)各方無(wú)比寶貴的時(shí)間。
已經(jīng)明言，與有關(guān)人士一道共進(jìn)工作餐，其實(shí)只不過(guò)是暫時(shí)轉(zhuǎn)移一下工作的陣地罷了。舉行工作餐，主要是為了與有關(guān)人士就某些雙方共同感興趣的問(wèn)題進(jìn)行一種非正式的會(huì)談。所以，在此之前，必須確定自己的目的，以便為其定下基調(diào)。此后所作的與一切，均應(yīng)與自己的目的密切相關(guān)。
二是時(shí)間。舉行工作餐的具體時(shí)間，原則上應(yīng)當(dāng)由工作餐的參與者共同協(xié)商決定。有時(shí)，亦可由作東者首先提議，并且經(jīng)過(guò)參與者的同意。不管怎么說(shuō)，它都應(yīng)當(dāng)既方便于眾人，又不至于耽誤正經(jīng)事。
按照慣例，工作餐不應(yīng)當(dāng)被安排在節(jié)假日，而應(yīng)當(dāng)是在工作日舉行。舉行工作餐的最佳時(shí)間，通常被認(rèn)為是中午的十二點(diǎn)鐘或一點(diǎn)鐘左右。若無(wú)特殊情況，每次工作餐的進(jìn)行時(shí)間以一個(gè)小時(shí)左右為宜，至多也不應(yīng)當(dāng)超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。當(dāng)然，若是屆時(shí)要事尚未談完，而大家一致同意，適當(dāng)?shù)匮娱L(zhǎng)一些時(shí)間也未必不可。
有些關(guān)系密切的商務(wù)伙伴，往往會(huì)以工作餐為形式進(jìn)行定期的接觸。也就是說(shuō)，有關(guān)各方事先商定，每隔一定時(shí)間，如每周、每月、每季，在某一既定的時(shí)間舉行工作鈹，以便保持經(jīng)常性的接觸。
三是地點(diǎn)。根據(jù)慣例，舉行工作餐的地點(diǎn)應(yīng)由主人選定，客人們則應(yīng)當(dāng)客隨主便。具體而言，舉行工作餐的地點(diǎn)可有多種多樣的選擇。飯莊、酒樓的雅座，賓館、俱樂(lè)部、康樂(lè)中心附設(shè)的餐廳，高檔的咖啡廳、快餐店，等等，都可予以考慮。不過(guò)從總體上講，先定工作餐的具體地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)主要兼顧主人的主要目的與客人的實(shí)際情況。
舉例來(lái)說(shuō)，如果主人打算在共進(jìn)工作餐之際與客人初步敲定某一筆生意，那么最好將用鈹?shù)攸c(diǎn)選擇在寧?kù)o、優(yōu)雅之處，使雙方免受外界干擾，專(zhuān)心致志地達(dá)成協(xié)議。若是一位男主人初次與一位僅有一面之交的女客戶共進(jìn)工作餐，前者所提議的用餐地點(diǎn)要是過(guò)于幽靜了，則未免會(huì)使雙方有所不便，甚至?xí)䦟?dǎo)致后者的誤解。
如果主人準(zhǔn)備借共進(jìn)工作餐之機(jī)同自己的老客戶互通一下情報(bào)，或者相互交流一下意見(jiàn)，那么將其安排在俱樂(lè)部、康樂(lè)中心所附設(shè)的餐廳里進(jìn)行，在大家好好玩過(guò)一番之后，再邊吃邊談，效果可能會(huì)更好一些。因?yàn)榇蠹沂抢吓笥蚜耍槐貢r(shí)時(shí)刻刻正襟危坐。再說(shuō)，那里輕松而隨意的氣氛，也容易讓人松弛下來(lái)。可是，若是在此處利用共進(jìn)工作餐的機(jī)會(huì)面試一位應(yīng)聘者，則顯得有些不夠嚴(yán)肅了。
總之，工作餐的用餐地點(diǎn)盡管應(yīng)由主人選定，但主人在作出具體的選擇時(shí)，還是有必要考慮一下客人的習(xí)慣與偏好，并給予適當(dāng)?shù)恼疹櫋Ｈ绻斜匾魅瞬环镣瑫r(shí)向客人推薦幾種自己鐘意的地點(diǎn)，而請(qǐng)客人從中挑選。或是索性讓客人自己提出幾個(gè)地點(diǎn)，然后再由賓主雙方共同商定。
一般來(lái)說(shuō)，主人與某一方面的客人多次進(jìn)行工作餐時(shí)，尤可不必固定在某一地點(diǎn)。不過(guò)，若是舉行定期的工作餐的話，這么作則是允許的。
其次，是工作餐的作東。作為主人，工作鈹?shù)淖鳀|者在舉行工作餐的時(shí)候，大致必須負(fù)責(zé)如下幾件事情，對(duì)此不聞不問(wèn)，就是一種失職。
第一，要負(fù)責(zé)通知客人。正式?jīng)Q定進(jìn)行工作餐之后，依照常規(guī)應(yīng)由主人負(fù)責(zé)將相關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議題等等，通報(bào)給其他人員。對(duì)于重要的人士，尤須由主人親自相告。
如果賓主雙方事先講好了要在某處共進(jìn)一次工作餐，那么主人在將一切具體事宜操辦完畢之后，仍須再一次地詳告于客人。僅僅告知對(duì)方具體的時(shí)間、地點(diǎn)，有時(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，作為主人，做東者還必須善解人意地同時(shí)將工作餐將在哪一個(gè)餐廳進(jìn)行、那一個(gè)餐廳的具體方位與主要特征、交通的大致路線、賓主雙方在何處會(huì)面等等，一并告之于對(duì)方。
假定主人所邀請(qǐng)出席工作餐的人員之中，有個(gè)別人彼此之間尚未相識(shí)，那么在對(duì)對(duì)方進(jìn)行邀請(qǐng)或通知時(shí)，最好先打一個(gè)招呼，若無(wú)特殊原因，出席工作鈹?shù)娜藛T一經(jīng)確定，并正式進(jìn)行通知之后，不宜臨時(shí)再對(duì)其增加。萬(wàn)一有必要增加，也要首先征得客人的同意。
第二，要負(fù)責(zé)餐廳訂座。前往一些著名的餐館舉行工作餐，通常需要提前預(yù)訂座位。此事依例應(yīng)由主人負(fù)責(zé)。如果對(duì)此無(wú)知，而臨時(shí)貿(mào)然前往，不但有可能會(huì)排長(zhǎng)隊(duì)，浪費(fèi)時(shí)間，而且還有可能根本沒(méi)有指望找到座位。
前往餐館訂座，目前主要有下列五種方法。其一，是派遣專(zhuān)人前去訂座。其二，是撥打指定的電話號(hào)碼進(jìn)行訂座。其三，是利用傳真進(jìn)行訂座。其四，是利用電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訂座。其五，是使用餐館所發(fā)放的特惠卡或vip卡進(jìn)行訂座。
至于在上述五種方法之中具體采用哪一種為好，關(guān)鍵是要看何者有效。哪一種方法能夠確保自己預(yù)訂到理想的座位，就應(yīng)當(dāng)優(yōu)先對(duì)其加以采用。
在訂座時(shí)，必須將自己的有關(guān)要求，例如：理想的位置、用餐的時(shí)間、大致的時(shí)間、到場(chǎng)的人數(shù)、特殊的要求、付費(fèi)的方式等等，同時(shí)告訴餐館的工作人員。有必要的話，還應(yīng)依照對(duì)方的要求，預(yù)付一定數(shù)額的押金。
即使座位已經(jīng)先期訂妥，東道主一方亦須派人提前一些時(shí)間到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，以便落實(shí)一下預(yù)定的座位有無(wú)變故，免得屆時(shí)出現(xiàn)“座位危機(jī)”。
第三，要負(fù)責(zé)迎候客人。商務(wù)禮儀規(guī)定，舉行工作餐時(shí)，作東者必須先于客人抵達(dá)用鈹?shù)攸c(diǎn)，以迎候客人們的到來(lái)。這是一種慣例，也是一種禮貌。
在正常情況之下，作東者應(yīng)當(dāng)至少提前十分鐘抵達(dá)用餐地點(diǎn)。稍事休整之后，即應(yīng)在適當(dāng)之處恭迎客人們的到來(lái)。一般認(rèn)為，餐館的正門(mén)之外、預(yù)訂好的餐桌旁、餐館里的休息室，以及賓主雙方提前約好的會(huì)面地點(diǎn)，都是作東者迎賓的適當(dāng)之處。
倘若賓主在此之前尚未謀面，則主人還可親自驅(qū)車(chē)前往迎接客人。另外，也可以在通知對(duì)方之時(shí)，與對(duì)方互相通報(bào)一下賓主雙方各自的基本特征，例如性別、年齡、高矮、胖瘦、著裝等等，以便于雙方屆時(shí)相互進(jìn)行辨認(rèn)。
在迎候地點(diǎn)，賓主雙方見(jiàn)面之后，應(yīng)一一進(jìn)行握手，并且互致問(wèn)候。如果雙方的人員不盡熟悉的話，雙方的負(fù)責(zé)人還須各自對(duì)自己的隨員一一進(jìn)行介紹。
假定作東者因故不能提前抵達(dá)用餐地點(diǎn)迎候客人，最好是委托專(zhuān)人代表自己前往。必要時(shí)，作東者還須說(shuō)明原因，并為此向客人致歉。不管怎么說(shuō)，客人準(zhǔn)時(shí)抵達(dá)后而無(wú)人迎候，都算是主人的失禮。
第四，要負(fù)責(zé)餐費(fèi)結(jié)算。根據(jù)常規(guī)，工作餐的結(jié)算，應(yīng)當(dāng)由作東者負(fù)責(zé)。具體來(lái)講，工作餐的付費(fèi)方式通常又分為“主人付費(fèi)”與“各付其費(fèi)”等兩種。
所謂“主人付費(fèi)”，指的是在就餐結(jié)束后，由作東者自掏腰包，負(fù)責(zé)買(mǎi)單付賬。要是賓主十分熟悉，則作東者在餐桌上當(dāng)著客人們的面算賬掏錢(qián)即可。要是賓主雙方初次相識(shí)，或者交往甚淺，則作東者一般不宜當(dāng)著客人的面，在餐桌上查看賬單和算賬掏錢(qián)。得體的做法是，作東者應(yīng)當(dāng)先與侍者通通氣，獨(dú)自前往收款臺(tái)結(jié)賬。或是在自己送別客人之后，再回頭來(lái)結(jié)賬。盡量不要讓侍者當(dāng)著客人們的面口頭報(bào)賬。更不能讓侍者將賬單不明主次地遞到了客人的手里。
所謂“各付其費(fèi)”，又稱(chēng)“aa制”。它是就餐結(jié)束后，由全體用餐者平均分?jǐn)傎~單，各自支付各自所應(yīng)支付的費(fèi)用。在國(guó)外，商界人士在共進(jìn)工作餐時(shí)，更多的是以此種方式付費(fèi)。采用此種付費(fèi)方式，需要有言在先。在算賬時(shí)，作東者所要做的，主要是動(dòng)手算賬，伸手收錢(qián)，跑腿交費(fèi)而已。
在結(jié)賬時(shí)，不管是“主人付費(fèi)”還是“各付其費(fèi)”，都要符合本地的習(xí)慣。因考慮不周而惹人非議，則明顯算是作東者的失策。
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