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公文寫(xiě)作基礎(chǔ)：公文的文體和格式
公文的文體
公文的文體，指公文的表達(dá)方式。公文屬應(yīng)用文體，應(yīng)具有應(yīng)用文體的基本屬性，即具有直接應(yīng)用性，從本質(zhì)到現(xiàn)象，從總體到細(xì)節(jié)的全面真實(shí)性與嚴(yán)格遵守國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定，保證公文內(nèi)容完整、標(biāo)記明顯的格式規(guī)范性。但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有其自身的特殊屬性。
第一、公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語(yǔ)的書(shū)面形式(即白話(huà)文)作為必須使用的符號(hào)系統(tǒng)。白話(huà)文具有通俗易懂、語(yǔ)義確切的優(yōu)點(diǎn)。
第二、公文兼用說(shuō)明、敘述、議論三種表達(dá)方式。這是因?yàn)楣膬?nèi)容的表述，必須做到事理結(jié)合，除去對(duì)客觀(guān)事物的性質(zhì)、狀態(tài)、特征作出敘述與說(shuō)明以外，還要求在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)的分析與論證，以表明作者的觀(guān)點(diǎn)與態(tài)度。只是不同文種因其性質(zhì)與行文目的不同而在三種表達(dá)方式的運(yùn)用上，各有側(cè)重。如規(guī)范性、公布性文件側(cè)重于說(shuō)明的方式;工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要側(cè)重于敘述的方式;而內(nèi)容復(fù)雜的公文，如調(diào)查報(bào)告，則需同時(shí)兼用三種表達(dá)方式。
公文的格式
公文格式是指組成公文的各部分文字符號(hào)在載體(紙張等)上排列的規(guī)定。公文格式具有較強(qiáng)的規(guī)范性;國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)以法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等形式對(duì)其加以規(guī)范。規(guī)范的公文格式有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，方便對(duì)其直接閱讀與傳遞、處理;有利于應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)處理與管理公文。
公文格式主要是對(duì)載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序和編排式樣、文字符號(hào)的形體及尺寸等予以規(guī)范。
目前我國(guó)通用公文的格式一般為：
(1)公文紙采用國(guó)內(nèi)通用的16開(kāi)型，推薦采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。供張貼的公文的用紙幅面尺寸，可根據(jù)實(shí)際需要確定。
(2)公文紙分為可用以書(shū)寫(xiě)、印刷文字、圖形等符號(hào)的圖文區(qū)，與不允許出現(xiàn)任何符號(hào)的白邊區(qū)兩個(gè)區(qū)域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應(yīng)分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)。
(3)所有文字符號(hào)從上至下，自左而右依次橫寫(xiě)橫排版)。正文的行長(zhǎng)應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)。
(4)左側(cè)裝訂。(少數(shù)民族可按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)，排版)。正文的行長(zhǎng)應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)
(5)在公文撰寫(xiě)和印制過(guò)程中，各個(gè)組成部分的標(biāo)注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求。
①保密等級(jí)的標(biāo)注與編排。在文稿上，應(yīng)根據(jù)公文的實(shí)際涉密程度，用漢字“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”分別予以標(biāo)注，并后加“★”，必要時(shí)還應(yīng)注明保密期限(如機(jī)密★5年)。
在正式發(fā)出的印制本上，保密等級(jí)位于公文首頁(yè)圖文區(qū)左上角，一般用3號(hào)或4號(hào)黑體字印刷。
�、诰o急程度的標(biāo)注與編排。在文稿上，根據(jù)情況分別標(biāo)注“急”或“特急”。&考&試大$在印制本上，緊急程度位于保密等級(jí)的下一行，字體字號(hào)與保密等級(jí)相同。
③文頭的編排。在印刷本上，文頭位于公文首頁(yè)上端，約占圖文區(qū)面積的1/3弱，以大號(hào)黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色(一般為紅色，但也可根據(jù)需要用其他顏色)印制，居中排一行。聯(lián)合行文的公文，一個(gè)作者占一行。
�、馨l(fā)文字號(hào)的標(biāo)注與編排。文稿上，應(yīng)由有關(guān)人員在注發(fā)之后，依照發(fā)文字號(hào)登記冊(cè)上的式樣，依次標(biāo)注作者代字，置于方括號(hào)中的年份號(hào)，順序號(hào)。如國(guó)務(wù)院1997年第一發(fā)文即標(biāo)作：“國(guó)發(fā)[1997]001號(hào)”。一件公文只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，聯(lián)合行文時(shí)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
在印制本上，發(fā)文字號(hào)位于公文首頁(yè)文頭以下，居中;如有簽發(fā)人時(shí)，應(yīng)居左，兩者排一行。常采用3號(hào)或4號(hào)仿宋體印刷。發(fā)文字號(hào)下應(yīng)居中印一條長(zhǎng)10omm的細(xì)實(shí)線(xiàn)。
�、莺灠l(fā)人的編排。在印制本上，簽發(fā)人位于發(fā)文字號(hào)的同一行，居右側(cè)。排印出“簽發(fā)人”字樣后空一格排發(fā)簽發(fā)人的姓名，字體字號(hào)與發(fā)文字號(hào)相同。
�、迾�(biāo)題的標(biāo)注與編排。撰寫(xiě)文稿時(shí)，應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求正確標(biāo)注標(biāo)題：結(jié)構(gòu)完整;語(yǔ)意確切;文字簡(jiǎn)練、醒目，字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字。
⑦主送機(jī)關(guān)的標(biāo)注與編排。在撰寫(xiě)文稿時(shí)，應(yīng)將收受并對(duì)本文負(fù)實(shí)際辦理、簽復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或統(tǒng)稱(chēng)標(biāo)出，標(biāo)注時(shí)需注意：除了普發(fā)性公文外，一份公文(特別是上行文)只能以一個(gè)機(jī)關(guān)為主送機(jī)關(guān)，不能“多頭主送”;除非領(lǐng)導(dǎo)者本人曾有要求，否則不能直接主送領(lǐng)導(dǎo)者，更不能同時(shí)直接主送幾位領(lǐng)導(dǎo)者;應(yīng)準(zhǔn)確界定主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)的區(qū)別，避免僅依據(jù)機(jī)關(guān)的級(jí)別而不是辦理方面的責(zé)任確定受文機(jī)關(guān)中的主送與抄送機(jī)關(guān);應(yīng)正確標(biāo)注受文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，禁止使用不規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)或籠統(tǒng)含混的統(tǒng)稱(chēng)，以免無(wú)人承擔(dān)實(shí)際辦理責(zé)任，削弱公文的效用。
在印制本上，主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下，從左至右頂格排列機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，回行繼續(xù)頂格，結(jié)尾用冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別輕重高低以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列，機(jī)關(guān)名稱(chēng)之間用頓號(hào)、逗號(hào)或分號(hào)分隔。常用3號(hào)或4號(hào)仿宋體字印刷。
�、嗾牡木幣�。在印制本上，正文位于主送機(jī)關(guān)下，按自然段依次排列，每段起首空兩格，回行頂格，常用3號(hào)或4號(hào)仿宋體印刷。
�、岣郊䴓�(biāo)記的標(biāo)注與編排。撰擬文稿時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)注附件標(biāo)記，注明其標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。
印制本上，附件標(biāo)記必須位于正文以下日期之上，排出附件件號(hào)(只一件時(shí)不排)、標(biāo)題、份數(shù)。每件一般占一行，字體字號(hào)與正文同。
�、庥≌禄蚝炇鸬木幣�。簽署位于正本的右下方，一位領(lǐng)導(dǎo)者占一行，先排出機(jī)關(guān)名稱(chēng)、簽署者職務(wù)，后空兩格后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽注姓名。
印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方，應(yīng)上不壓正文，下壓日期。
�、献髡吲c日期的標(biāo)注與編排。撰擬文稿時(shí)，應(yīng)如實(shí)在相應(yīng)欄目?jī)?nèi)標(biāo)注完稿時(shí)間、審核時(shí)間、簽發(fā)時(shí)間、會(huì)議通過(guò)或批準(zhǔn)時(shí)間等，并注意標(biāo)明完整確切的年月日。
在印制本上，作者位于正文右下方，排印發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)，一個(gè)作者一般占一行，字體字號(hào)同正文。
在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字體字號(hào)與正文同。
⑿注釋的編排。除個(gè)別簡(jiǎn)短的注釋采用正文夾注(在正文待解釋說(shuō)明的對(duì)象后用圓括號(hào)標(biāo)出釋文)外，注釋排印在印制本的末頁(yè)日期的下方。每項(xiàng)為一個(gè)自然段，如有兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上時(shí)，注意使正文中的序號(hào)和釋文前的序號(hào)保持一致。注釋常用小于正文的4號(hào)或小4號(hào)仿宋體字印刷。
⒀主題詞的標(biāo)注與編排。在印制本上，主題詞位于末頁(yè)注釋之下，通常排一行，起首頂格標(biāo)“主題詞：”字樣，然后排印主題詞，詞間空一格，常用與正文字號(hào)相同的黑體字印刷。
�、页蜋C(jī)關(guān)的標(biāo)注與編排。在印制本上，抄送機(jī)關(guān)位于主題詞以下，用兩條與圖文區(qū)寬度相等的平行細(xì)實(shí)線(xiàn)作為界線(xiàn)，形成“抄送欄”。起首頂格排印“抄送：”字樣，而后，按機(jī)關(guān)的性質(zhì)、級(jí)別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排印抄送機(jī)關(guān)的名稱(chēng)，其間用頓號(hào)、逗號(hào)或分號(hào)等分隔。常用與正文字體字號(hào)相同或小一號(hào)的文字印刷。
�、佑“l(fā)說(shuō)明的編排。在印制本上，印發(fā)說(shuō)明位于抄送欄以下公文末頁(yè)最下端，在圖文區(qū)與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線(xiàn)等長(zhǎng)并平行的細(xì)實(shí)線(xiàn)，形成“印發(fā)說(shuō)明欄”，字行的首尾各空一格。常用與抄送機(jī)關(guān)字體字號(hào)相同的文字印刷。
公文的結(jié)構(gòu)
公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有規(guī)范性和相對(duì)確定性。國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)公文的基本構(gòu)成作出了規(guī)范性要求;其基本組成部分為一切公文所必備，其他組成部分可視具體情況決定取舍。
公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。&考&試大$
公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說(shuō)明等。
公文的稿本
在公文形成過(guò)程中，將有各種文稿、文本產(chǎn)生，它們?cè)趦?nèi)容、外觀(guān)形式以及效用方面均有很大區(qū)別。
草稿、是公文的原始文稿，包括有討論稿、送審稿、征求意見(jiàn)稿、草案等多種形式，均供討論、征求意見(jiàn)和修改審核使用，不具備戚公文的效用。
定稿、又稱(chēng)原稿，是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，即業(yè)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并簽發(fā)、正式會(huì)議討論通過(guò)或經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。
正本、是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志。
副本、再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或正本的復(fù)份。備存查、知照使用。
試行本、法規(guī)文件正本的一種特殊形式，在試驗(yàn)推行期間具有法定效用。
暫行本、法規(guī)文件正本的一種特殊形式，在哲互里萬(wàn)期間具有法定效用。
修訂本、對(duì)已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在實(shí)行一定時(shí)期后進(jìn)行修改訂正再行發(fā)布時(shí)使用的文本。修訂本具有法定效用。
不同文字稿本、同一公文在形成過(guò)程中，需要兩種或兩種以上文字撰制時(shí)，不同文字所形成的內(nèi)容相同的文稿或文本在效用上相同。
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