接待首長接見禮儀

　　任務繁雜。來訪者有的是事先約定，有的是突然造訪;有的是首長認識，有的是首長不認識;有的是首長的遠親，有的是首長的老上級、老戰友、老部下;有的是第一次來訪，有的是三次五次還會再來;有的是代表一級組織，有的是代表個人或家庭;有的是專程看望，有的是前來挑刺;有的是衣錦還鄉，有的是上門求助;如此等等，繁瑣而又麻煩。有的來訪，首長親自出面接待;有的來訪，首長不便出面接待;有的來訪，首長脫不開身無法出面接待。所有這些，都需要秘書去辦理。

　　工作具體。人來了，要接送、要吃住、要辦事。來人層次不同，要求各異。如何安置處理不僅費心思而且費體力，哪一個環節沒想到、沒說到、沒跑到都可能出差錯。來人會說“不熱情”“不講交情”“忘恩負義”等，對首長有想法。首長會說“粗心大意”“不懂禮貌”“不考慮影響”等，對秘書不滿意。

　　問題棘手。一是碰到不講理的人。本來事情的處理是公道的、正確的，秘書的接待也是恰當的，可他就是不聽不從，與你吵鬧。二是與首長沾親帶故的人。他們中有的與首長家庭關系密切，有的與首長家庭很疏遠，秘書的分寸很難把握。軟了不行，硬了也不行;輕了不行，重了也不行。三是過去受過不公正對待的人。由于種種原因，他們當年受過不公正對待，現在找來算老賬。

　　接待首長接見禮儀：接待工作的原則

　　一視同仁。所謂一視同仁，講的是態度上，對每個來訪者都要以禮相待。不論上、下、內、外的來訪者，都一樣的熱情。要改變門難進、人難見、臉難看、話難聽、事難辦的衙門作風。做到“一請坐、二倒茶、三問好、四辦事、五送客”。有的秘書品行不正，表現出一些問題。例如：上面來的討好，下邊來的生硬;有權的來了重禮厚待，無權的來了不聞不問;認識的來了熱情，不認識的來了冷淡;穿著好的來了彬彬有禮，穿著差的來了愛理不理;如此等等，沒有做到一視同仁。

　　用語文明。每個人都有受人尊重的心理需要，來訪者表現得就更為明顯，不管抱著什么目的來，都希望得到尊重或理解。秘書在接待中講究談話的藝術，用語文明，就會使來訪者心理上的需要得到某種滿足，這就為接待工作奠定了良好的基礎。

　　用語文明，首先要富有情感。話不在多，有情則靈。伴之以平易近人的神態、和藹可親的笑容、謙虛溫和的語調，就能產生良好效應。其次要始終如一。在正常情況下，秘書都能做到用語文明。但在自己受罵、受辱的情況下還能這樣，就需要很高的個人修養。能做到這一點，不敢說能把“硬漢說哭，憂婦說笑，蠻者說服”，至少也可以使氣氛融洽，不出現尷尬。再次還需要正確的肢體語言相配合。肢體語言不僅能傳遞信息，而且會影響人際互動。例如笑臉相迎(面部語言)、熱情握手(手部語言)、側身讓座(軀干語言)等。再如坐的距離不能太遠也不能太近，太遠了有敬而遠之之感，太近了有缺乏敬重之感。又如邊聽邊記、不時點頭、眼睛不東張西望等，都會使來訪者感到熱情而莊重，產生好感和信任感。

　　認真負責。對來訪者的談話，要認真聽、記，不能敷衍了事。要弄清問題的原委和性質，該上報的上報，該解釋的解釋，該辦理的馬上辦理。要按正式程序處理接待中的問題，設身處地為來訪者著想，絕不能踢皮球或欺騙對方。認真負責還表現為實事求是，堅持原則。介紹成績不夸大，談到不足不掩飾，匯報情況有充分的事實做依據。不信口開河，不隨便表態，能辦到的努力辦，辦不到的不許愿。對拿不準的問題、重大原則問題一定要經過請示才能答復辦理。

　　勤儉節約。堅決反對大吃大喝，鋪張浪費，講排場，擺闊氣，超標準，搞特殊。一個客人九個陪，來時接風，中間宴請，走時送行，幾頓飯就把一年的血汗錢吃完了。熱情不只表現在吃、住、行上，更重要的是態度的誠懇和尊重，這樣才是既禮貌又節儉。

　　內外有別。來訪者代表組織還是代表個人，是老同志還是后來人，是家人還是外人等，接待時要有區別。要嚴守紀律，注意保密。能講還是不能講，能多講還是應少講，要內外有別，這一點上不能“一視同仁”。

　　接待首長接見禮儀：接待工作的技巧

　　對上級機關來人的接待。上級機關來人，主要是了解情況、視察工作、檢查指導。秘書應立即向首長報告，由首長出面接待。來人向秘書問起情況時，不要對肯定或否定的問題夸夸其談，應只作簡要匯報，詳細情況由首長和有關部門匯報。對上級來人的接待，秘書的任務重點是安排吃、住、行，溝通首長和有關部門的聯系。對于吃、住、行和有關活動的安排，除按有關規定標準辦理外，還應請示首長，看有什么具體交代，不要自作主張。

　　對下級機關來人的接待。下級來人一般目的有這幾種：一是匯報請示工作;二是反映一些重大問題;三是找首長辦些私事。秘書接待時要詳細記錄，記準記實。要問清情況，有價值的可以錄音，或寫成匯報稿、文字材料等，同時盡快給首長匯報，以便答復來訪者。下級匯報的情況是首長決策的重要參考，不能馬虎。來辦私事不便直說的，秘書可轉告首長后另行安排見面時間。

　　對外單位來人的接待。這項接待非常重要，不僅涉及雙方的關系，也涉及互通情況、相互學習借鑒的問題。秘書要先問明情況，了解身份，以此來作安置。可視身份和要求分別介紹給有關首長或部門對口接待。談話要有余地，遵守有關規定，不能自以為是，順口就答“首長可以接見”，結果不符合首長意圖。

　　對新聞單位來人的接待。新聞單位來人采訪，秘書在接待中要盡量多提供方便，少提供“新聞”。多提供方便主要是住和行，少提供“新聞”主要是一些內部情況等，不宜公開的不說。在介紹有關情況時應防止作假，為了上報紙、上電視，任意拔高、夸大，甚至無中生有。這樣做一時痛快，但可能要犯錯誤。

　　對首長親戚朋友的接待。一當上首長，親戚朋友似乎就多了，有些根本不認識，也找上門來。有的人來時，首長事先知道，有的則是突然登門。秘書要先接待，同時匯報給首長或其家屬，看如何接待，再去安置。無論如何，都要精心辦理，不能馬虎。

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