淺談會展策劃與管理中的人性化服務論文
摘要：隨著企業和事業單位的發展，各個單位之間的交流與聯系逐步加深，會展活動的開展頻率逐步提高。會展策劃及其管理中的人性化服務，成為影響會展效果的重要因素。本文從闡述目前展會活動服務中可能存在的不足之處入手，進一步分析了會展策劃中做到人性化服務的必然要求，最后探討了如何提高會展活動中服務工作質量的措施。
關鍵詞：會展策劃；人性化服務；不足；必然要求；措施
會展活動作為當今社會中企業和事業單位運行的重要組成部分，越來越受到管理者的重視。尤其是進行會展策劃時，需要考慮管理中的人性化服務問題，服務質量的高低，將影響著參與者對主辦方的印象和看法。人性化服務有助于樹立企事業單位的品牌形象，因此，相關的活動策劃和管理者必須加以關注。針對不同的活動類型進行具體分析，同時加強對活動參與者的了解。
一、展會活動服務中可能存在的不足之處
（一）人員分配不科學。
一個成功的展會活動，離不開會展管理者的合理安排。在會展管理中，主要的管理和領人員要全面了解各個下層工作者的個人經驗、能力及特長，具體情況具體分析進行職能搭配，使每個人的才能得到充分的利用，每個崗位的擔當都達到最優的效果。擅長溝通的適合分配在商務談判崗位；性格開放的適合做接待人員。這是充分利用人力資源、提高工作效率、鼓勵員工的工作積極性的必然措施。
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對于不同參展商，受地域、氣候等原因的影響，在籌劃會展活動時，必須首先結合當地的招商政策具體要求，在此基礎上進行下一步工作，以免連參展資格都無法得到。就拿農副產品這個行業來說。它在地區氣候差異 、經濟發達程度、生產習慣等等客觀因素方面受到比較大的限制，所以，不同的客觀因素會引發不同的農產品的包裝風格、品種研發特點。如果不考慮招商政策的影響，企業難以順應大局發展形勢，但如果完全受限于招商政策、一板一眼、沒有靈機應變，也可能導致許多經銷商喪失參展資格。
因此，只有全面把握具體的自然差異和對應的招商政策，加以分析、權衡利弊，才可以擴大展會管理者的自由活動空間。
二、會展策劃中做到人性化服務的必然要求
（一）服務具有針對性。
展會活動往往是一個大型、人員密集、活動流程復雜的活動項目，在策劃中，為了做到人性化服務，必須在前期準備和后期施行中充分考慮參與者的感受，使之有賓至如歸的感覺。在進行展會的策劃過程中，要想達到人性化服務的目的，需要深入了解活動的流程和相關的性質特征。以此為前提，做出針對性地服務策劃，給客戶更多滿足感。涉及到有國外來賓參與的會展項目，提前準備一些外語翻譯工作者和服務員是十分必要的，涉及到以節日為慶賀主題的會場活動，可以在會場裝飾和活動項目的設計上增加更多節日的喜慶和溫馨感。當然，來賓中必然少不了主辦方單位的VIP客戶，這是拉攏客戶的大好時機，可以在活動過程中提供一些特權和優惠服務。
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會展活動作為一項大型盛事，參與活動籌備的工作人員數量多，而且前來參觀活動的客人也規模龐大，為了保證人員的基本安全，做好安全措施是最基礎的服務項目。其次，還有保衛、保潔類服務，也是展館服務中必不可少的內容。清潔明亮的環境給客人以輕松愉悅的心情，漂亮獨特的裝飾風體現主辦方的審美水平，整齊有序的程序進行代表著主辦方的態度和內部管理能力高低。所以，這些必不可少的細節服務，體現了主辦方對會展活動的重視、對客人的尊重，優秀的細節處理可以無形中給人留下良好的印象、樹立品牌形象。
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雖然展會活動往往在特征上表現出很強的公眾服務性，但是在籌備和開展展會活動的過程中，會有大量的資源和資金損耗，對企業而言，是一筆巨大的支出。所以，在提供會展服務時，應該在不影響質量的前提下，盡量減少浪費，兼顧經濟效益。比如，主辦方為了籌備展會活動，需要租用場地、購買物資、聘請專業的會展籌劃和服務工作人員。此外，提供服務的過程中，可能還要加大安保額清潔的投入，此時，需要協調各個環節的部門和人力資源投入，把握具體人數，以免職能重復和部門冗雜，導致的運行效率低下、資源浪費。
三、如何提高會展活動中服務工作質量的措施
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風格不一的`活動類型，會形成與之對應的、差異明顯的會展活動、展館的服務特點。展會活動的前期籌劃階段，需要加強對活動類型的了解和研究。在深刻認識到活動的性質基礎上，才可能設計合理的的展會布置、人員配置等等服務措施。比如對于一次普通的商品交易會，就必須要了解清楚交易商品的種類有哪些，活動的規模，活動開展的時間，預計參展的商家和買家的數量等問題，在了解這些問題的基礎上，才可以運籌帷幄，提前做好準備，并且做好相應的應急預案，以防意外發生時手忙腳亂。
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會展活動參與人員眾多，由于每個人都具有各自的參會目的以及不同的性格特點，要想滿足每一位參與者的需求，是相當困難的。如果會展管理者能夠對這些人按照一定的標準進行分析總結，將其劃分為幾個類別。根據其不同的特點，有針對性地提供服務，就能最大程度地滿足多數參與者的需求。比如在有國際買家參與的展會上，可以按國籍將其進行分類，按照各國不同的飲食習慣，為其安排合適的飲食，提供相應國家語言的服務手冊等。
結語
總之，會展活動在當今社會和單位運行中已經占據不可忽視的地位，相關的策劃和管理者必須重視會展活動中的人性化服務。工作人員需要分析展會活動服務中可能存在的不足之處，如人員分配不科學、未充分了解和利用招商政策等等，其次，明確會展策劃中做到人性化服務的必然要求，包括服務要具有針對性、必要服務必不可少、兼顧公共服務作用和經濟效益。在此基礎上，探討如何提高會展活動中服務工作質量的措施。
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