商務(wù)宴請邀約的禮儀
商務(wù)宴請邀約的原則
1、專業(yè)化
2、明確化
商務(wù)宴請邀約的方式：
商務(wù)宴請邀約的方式有正式邀約與非正式邀約。正式的邀約多采用書面的形式，注重邀請的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現(xiàn)的。
正式的邀約可以分為電話邀約、面對面邀約、請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報(bào)邀約、便條邀約等具體形式。它適用于正式的商務(wù)交往中。
非正式的邀約有面對面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。正式邀約可統(tǒng)稱為書面邀約，非正式邀約則可稱為口頭邀約。在比較正規(guī)的商務(wù)往來之中，應(yīng)該以正式的邀約作為邀約的主要方式。
請柬邀約
在正式邀約的多種方式中，請柬邀約檔次最高，也是最為常用的邀約方式。如宴會(huì)、舞會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、發(fā)布會(huì)、單位的開業(yè)儀式等等，采用請柬邀請佳賓，不僅能和其他的邀約區(qū)分開來，而且顯得更加的莊重和展現(xiàn)邀約的誠意。
傳真邀約
傳真邀約是利用傳真機(jī)發(fā)出傳真對被邀請者所進(jìn)行的'一種邀約。
在具體格式、文字方面，其作法與書信邀約差不多。傳真邀約的好處就是利用了現(xiàn)代化的通訊設(shè)備，傳遞會(huì)更為迅速，并且不易丟失電報(bào)邀約。
電報(bào)邀約即以拍發(fā)專電的形式對被邀者所進(jìn)行的邀約。
電報(bào)邀約與書信邀約在文字上，都熱情、友好、懇切、得體的表述邀約的具體內(nèi)容，除此之外，由于電報(bào)本身的原因，電報(bào)邀約要求更加簡練明了的表述內(nèi)容。
電報(bào)邀約速度快，準(zhǔn)確率高。因此多用于邀請異地的客人。在具體內(nèi)容上，它與書信邀約大致類似。
便條邀約
便條邀約即將邀約寫在便條紙上，然后留交或請人帶交給被邀請者。在書面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其如此，反而往往會(huì)使被邀請者感到親切、自然。
便條邀請的內(nèi)容，是有什么事寫什么事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應(yīng)干凈、整潔為好。
用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應(yīng)裝入信封之中。
便條邀約他人的示范
先生：
茲與公司董事約定，下周二(XX月XX日)中午12時(shí)在全聚德共進(jìn)工作餐。敬請光臨。
留上 XX月XX日
商務(wù)宴請應(yīng)邀者禮儀：
1.認(rèn)真對待邀約
任何書面形式的邀約，都只有在邀請者經(jīng)過慎重考慮，認(rèn)為確有必要之后，才會(huì)發(fā)出的。所以應(yīng)邀者接到邀約，都必須及時(shí)地、正確地進(jìn)行處理。
不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規(guī)范，對邀請者待之以禮，給予明確、合禮的回答：或者應(yīng)邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，這些做法都是不合乎商務(wù)場合應(yīng)該有的禮儀。
2.積極做出反應(yīng)
商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后，必須認(rèn)定：邀請者是真心實(shí)意地希望自己能夠接受邀請的。對方邀請，尤其是以書面形式正式地邀約我方，基本上都是對應(yīng)邀者尊重與友好的表示。所以在接到邀約后，應(yīng)當(dāng)作出積極的禮貌性的反應(yīng)。
3.準(zhǔn)確回復(fù)邀約
積極反應(yīng)的第一步，是要盡快答復(fù)邀請者自己能否接受其邀請。
為了使邀請者做到對他所發(fā)起的邀約胸有成竹、避免失誤，任何被邀請者在接到書面邀請之后，不論邀請者對于答復(fù)者有無規(guī)定，出于禮貌，都應(yīng)盡早將自己的決定通知給對方。
4.應(yīng)邀者回函禮儀
對書面邀約所進(jìn)行的答復(fù)，通常采用書信的形式。在商務(wù)禮儀中被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應(yīng)當(dāng)親筆簽名。
不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之后三日之內(nèi)回復(fù)，而且回得越早越好。
在回函的行文中，應(yīng)當(dāng)對邀請者尊重、友好的邀請作出明確的答復(fù)。如果拒絕，則講明理由。
回函的格式可參照邀請者發(fā)來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面與邀請函不想上下。在寫接受函時(shí)，應(yīng)將有關(guān)的時(shí)間與地點(diǎn)重復(fù)一下，以便與邀請者核實(shí)無誤。在寫拒絕函時(shí)，則不必這樣做。回函通知邀請者自己決定接受邀請后，最好不要失約了。這類臨時(shí)的取消，會(huì)給邀請者帶來許多麻煩。拒絕邀約的理由應(yīng)當(dāng)充分。臥并出差、有約在先等等，均可采用。在回絕邀約時(shí)，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預(yù)祝其組織的活動(dòng)圓滿成功。
XX集團(tuán)董事長XXX先生非常榮幸地接受XX集團(tuán)總裁xxx先生的邀請，將于xx月xx日上午10時(shí)準(zhǔn)時(shí)出席XX集團(tuán)開業(yè)儀式。謹(jǐn)祝開業(yè)大吉
例子：拒絕邀約的回函示范一則
尊敬的XXX先生：
我深懷歉疚地告訴您， 由于本人明晚將乘機(jī)飛往英國倫敦洽談生意，故無法接受您的邀請，前往紐約飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會(huì)。恭請見諒。
對于邀約上書面規(guī)定的赴約要求，被邀請者在原則上都應(yīng)當(dāng)接受，并且照章辦事。
如何讓應(yīng)邀者盡快回復(fù)邀請
為了讓被邀請者對邀約盡快回復(fù)，邀請者在發(fā)出書面邀約時(shí)，應(yīng)該對被邀請有所暗示，請對方能否到場必須作出答復(fù)。通常，類似的規(guī)定往往會(huì)在書面邀約的行文中出現(xiàn)。例如，要求被邀請者如蒙光臨，請子函告能否出席，敬請答復(fù)，以及盼賜惠復(fù)，等等。
為了確保被邀請者準(zhǔn)確無誤地將有關(guān)信息反饋給邀請者，在書面邀約正文的左下方，循例要將與邀請者聯(lián)絡(luò)的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯(lián)絡(luò)電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼(網(wǎng)址)、郵政編碼、電報(bào)掛號、尋呼機(jī)號碼、聯(lián)絡(luò)地點(diǎn)以及通信地址等等。以上這些內(nèi)容不必一一全部列出，可以根據(jù)具體情況從中選擇。不過聯(lián)絡(luò)或咨詢的電話號碼這一項(xiàng)，原則上是不能缺少的。
某些商務(wù)往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照國際慣例，在正文之中行文時(shí)，對被邀請者所作的要求答復(fù)的請求，通常都采用英文或法文的專用詞組和縮寫來表示。
例如：意即備忘。用在書面邀約中，帶有提醒被邀請者務(wù)必注意勿忘之意。
r.s.v.p.意即不論出席與否，均望答復(fù)。regrets only廣意即不能出席時(shí)，請予以答復(fù)。
這些外文詞組與縮寫在行文時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)書寫在正文的左下 有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發(fā)出書面邀約時(shí)，往往會(huì)同時(shí)附上一份專用的答復(fù)卡。
上面除了接受邀請、不能接受這兩項(xiàng)內(nèi)容外，再?zèng)]有其他任何東西。這樣，被邀請者在答復(fù)時(shí)，只須稍費(fèi)舉手之勞，在以上兩項(xiàng)之中，作一回選擇題，在二者之一劃上一道勾，或是涂去其一，然后再寄回給邀請者就行了。
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