商務禮儀的接待流程

時間：2023-01-31 12:24:56 禮儀常識我要投稿

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商務禮儀的接待流程

　　議接待服務是指物業管理企業在接待會務時的作業程序和禮儀規范。商務會議接待、服務工作是辦公室一項重要工作。下面就是小編整理的商務禮儀的接待流程，一起來看一下吧。

商務禮儀的接待流程

　　會議是領導組織商討處理重要事務的組織，領導以及員工要在會議上商討重要的事情，做出重大決定，往往一個會議長達幾個小時，參會人員要高度集中精神，所以做好服務工作尤為重要。

　　商務會議時間一般要持續好幾個小時，特別是領導要長時間的作工作報告及總結工作、布置工作，所以按時給參會人員倒茶添水等接待服務的工作顯得十分重要。

　　一、商務會議服務的籌備

　　1.與會議承辦單位負責人溝通協商,詳細了解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。

　　2.會議服務負責人根據承辦單位提供的資料,制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進程、會場布置、會議宣傳等內容。

　　方案確定后,提前2周送遞會議承辦單位負責人及內部有關部門和人員,然后填寫會議通知。

　　二、商務會議服務前的準備

　　1.會場布置

　　1）會場環境布置

　　會場應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺,環境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據會議內容,還應通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。

　　2）會議臺型布置

　　根據參加會議的人數選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。

　　2.會議用品準備

　　1)茶杯

　　須經過消毒,消毒時間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。

　　2)玻璃杯

　　不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。

　　3)礦泉水

　　礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內無沉淀物,并在保質期內。

　　4)小毛巾

　　無斑點和異味,須經過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。

　　5)毛巾竹簍

　　不得有破損,每次使用結束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。

　　6)簽到臺

　　臺布無污跡,無破損。

　　7)鮮花

　　新鮮,無枯枝、敗葉。

　　8)熱水瓶

　　表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。

　　9)掛衣架

　　清潔完好,無損壞,無缺少。

　　10)文具

　　筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。

　　3.設備設施準備

　　1)接通計算機與屏幕的數據傳輸線。

　　2)調整投影設備,亮度、大小適當。

　　3)調試話筒效果。

　　4)安排攝影、攝像位置。

　　5)調節空調調溫器,冬季室內溫度控制在18度左右,夏季室內溫度控制在22度左右,并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內空氣清新。

　　三、商務會議服務程

　　1.會議迎賓服務

　　1)會議開始前1小時,迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。

　　2)簽到時,服務人員應主動微笑問候,詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當位置簽到,然后引領至會場或休息室。

　　3)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語并用。

　　4)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,并掛至衣帽架上。

　　5)提供茶水服務的順序是先主賓后主人,然后按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務時,分正反2個方向,但不可將主人放在最后。

　　6)添加茶水時,倒至七分滿,并注意客人的動態,以免發生碰撞。服務過程中,須忙而不亂,快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝后45度,并說:"請用茶"。

　　用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。

　　2.會場服務

　　1)會議開始后,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。

　　2)會議開始后,會議服務員應站立在會場周圍,觀察所負責區域賓客是否需要服務。

　　3)服務員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項,服務員可用紙條傳遞信息。

　　4)送茶水等物品時,應對客人說:"請用茶!" 每隔20分鐘加茶水。

　　5)會議頒獎或邀請嘉賓上臺,由專門禮儀小姐引領。禮儀小姐應走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。

　　6)會議結束時,服務員應立即開啟會議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別。

　　7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發現應立即交還來賓或交領班處理。

　　3.會議結束

　　1)檢查會議室內是否有電器設備損壞,發現損壞及時通知設備部進行修復。

　　2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲水間進行清洗。

　　3)擺放桌椅,恢復原樣,進行保潔清掃。

　　4)關閉所有的照明燈具,空調調節器可微略下降,以備下次會議使用。

　　5)關閉會議室。

　　四、會場服務的注意事項

　　1)絕不能因為服務站立時間過長,而倚靠會場墻壁或柱子。

　　2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。

　　3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發言者。

　　4)遵守會場規定,不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內容。對于所聽到的會議內容應保密。

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