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活動策劃方案的要素及注意事項
為了確保活動有序地進(jìn)行，常常需要提前進(jìn)行細(xì)致的活動方案準(zhǔn)備工作，活動方案可以對一個活動明確一個大概的方向。活動方案要怎么制定呢？以下是小編整理的活動策劃方案的要素及注意事項，歡迎閱讀與收藏。
活動的定義
活動策劃是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：
第一，活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個產(chǎn)品要進(jìn)入一個中心城市，要花數(shù)百萬元的傳播費用。組織大型活動是為了企業(yè)的傳播需要，為了吸引更多的人去購買他的商品，這是大型活動的目標(biāo)。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。
第二，要有計劃性。凡事都應(yīng)有計劃，活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。
第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。
活動的特點
1、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的，而應(yīng)該是圍繞整個組織機構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。一個組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領(lǐng)了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場。
國內(nèi)過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對不符合我們公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應(yīng)該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在我們某一個企業(yè)的立場上。
2、廣泛的社會傳播性。活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在活動沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應(yīng)該注意到活動本身吸引了
公眾與媒介的參與，因此，活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是我們在策劃活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。
3、嚴(yán)密的操作性。在組織活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。因為活動不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補。所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。
4、高投資性。一個活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。我們可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。
活動策劃程序
從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：
第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。
第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細(xì)闡述，但活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。
可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用？還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是我們要進(jìn)行可行性研究的范疇。
第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念。不提倡個人策劃大師的提法，當(dāng)今的時代已經(jīng)不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什么妙計來，而是靠不同學(xué)科的組合群體策劃。集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個人的創(chuàng)意過程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學(xué)科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的杰作。
第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。
操作實施過程應(yīng)注意的問題
1、實施操作設(shè)計。我們應(yīng)該非常重視實施方案的操作設(shè)計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機構(gòu)承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行操作設(shè)計，操作設(shè)計必須包括比較準(zhǔn)確的財務(wù)預(yù)算。
2、辦理審批手續(xù)。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當(dāng)時雖然廣州還沒有規(guī)定在城市放煙花要經(jīng)過審批，但在公眾場所進(jìn)行活動必須經(jīng)過審批。這個單位是一個局級單位，他們認(rèn)為有權(quán)在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關(guān)單位報批。活動辦得很熱鬧，有文藝節(jié)目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關(guān)的追究，為什么？因為他沒有辦審批手續(xù)，也缺乏民航管理規(guī)范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。
3、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。
4、方案培訓(xùn)。在活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。
5、設(shè)計評估標(biāo)準(zhǔn)。一個活動的評估應(yīng)該有一個準(zhǔn)確的評估標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標(biāo)準(zhǔn)方案，評估標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該在策劃的時候把它設(shè)計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評估。
策劃的技巧。
策劃的技巧很多，主要有兩種方法。
一是創(chuàng)造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。文章有文眼，歌曲有歌眼。活動策劃同樣需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環(huán)節(jié)設(shè)計得更有傳播性，這是活動創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。
二是應(yīng)該有一個比較能夠表達(dá)我們主題的氛圍設(shè)計，我們應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計，氣氛的設(shè)計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。
活動策劃方案的要素及注意事項1
1、策劃方案中需要包含具體人員分工以及時間安排。每一次大型年會策劃，會涉及到不同的部門，不同人員的安排，所以必須有具體的人員以及時間安排。比如年會活動場地確定最后期限、場地由誰負(fù)責(zé)確定等。
2、大型晚會策劃方案中，必須要包含有詳細(xì)的物料清單。一場大型晚會，必然有很多的活動物料。在方案中，需將整場活動物料全部提前記錄，并且在活動實施之前一一落實準(zhǔn)備情況。預(yù)留足夠的晚會活動布場時間。晚會策劃方案中，一般都設(shè)計了整場活動的流程。而在晚會活動執(zhí)行過程中，因為涉及到的活動物料比較多，在保證活動效果的前提下，需要安排充足的時間來進(jìn)行活動現(xiàn)場布置。
3、各項準(zhǔn)備工作一定要提前做好各項準(zhǔn)備工作比如，導(dǎo)演的選擇，節(jié)目的篩選以及確定，舞臺的設(shè)計，燈光，音響的調(diào)試，話筒，服裝，化妝，攝像，禮儀服務(wù)等一定要事前準(zhǔn)備好，安排好，溝通好，保證有序進(jìn)行。具體就是明確年會的目的；年會的時間；年會的內(nèi)容；參加年會的人數(shù)，有無用餐，是否住宿；五場地的選址；年會的費用預(yù)算；后期還需要人員的接送等等，工作很多的，如果應(yīng)接不暇可以找上海雄鑫文化傳播有限公司，包括舞臺搭建，設(shè)備出租，氣球布置、氣球拱門、現(xiàn)場布置、演出表演，樂器演出，禮儀模特，它們都可以幫你搞定，你只要告訴他們你們的需要就好了，不過費用可能會高一些。如果要是想自己搞得話，那你先把以上六點寫出來，然后再往里填東西，不過會很麻煩。因為一場年會沒有想象的那么容易，單打獨斗比較麻煩。你們至少要先組織出一個班子，然后分工去做，一定要詳細(xì)到個人、時間、實際分工，要不會出現(xiàn)很多問題的。這樣就能完成圓滿的年會活動了。
4、活動現(xiàn)場的設(shè)備必須要提前調(diào)試。大型年會策劃執(zhí)行時，活動現(xiàn)場會使用燈光、舞臺、攝像、音響等大型設(shè)備。這些設(shè)備能夠正常運轉(zhuǎn)，是年會活動效果保證的基本前提條件。在年會之前，需要將這些設(shè)備都打開，確認(rèn)運行沒有問題。活動要做好預(yù)案。做活動，不會是預(yù)想的那么順利。在一場活動中，可能會出現(xiàn)各種出乎意料的問題，活動預(yù)案準(zhǔn)備得越充分，越能保證活動的效果。
5、年會主題的確定任何晚會，任何活動都必須有一個明確的主題，策劃晚會活動一定要有一個明確的，合適的主題，只有有明確的主題才能做好其他各個環(huán)節(jié)，比如：晚會主題是公司表彰大會，公司慶功晚會，先進(jìn)事跡報告會，慈善晚會，文藝晚會等，只有確定了主題，那么才能確定活動的風(fēng)格，確定晚會的節(jié)目形式。成立晚會策劃活動組織小一個晚會，尤其是大型晚會的舉辦，是多部門，多兵種共同協(xié)作的，依靠單一的力量是很費時間，很費力氣的，因此策劃大型晚會要注意分工合作，成立各個事務(wù)組。比如：成立總負(fù)責(zé)，也就是總導(dǎo)演組，節(jié)目編排小組，對外聯(lián)絡(luò)小組，后勤保障小組，財務(wù)組等各個不同的小組，進(jìn)行責(zé)任分工，共同協(xié)作，這樣才能保證及時的，有效的，合理的推進(jìn)晚會活動的進(jìn)行，防止事無巨細(xì)的亂作一團(tuán)。
6、節(jié)目表演則是年會順利完成的重要部分，因為表演的節(jié)目能夠條街氛圍，而年會活動常規(guī)節(jié)目的表演，一定是要善于表達(dá)有關(guān)企業(yè)單位自己文化的表演項目，這樣不僅能夠使現(xiàn)場的活動的氛圍被調(diào)劑出來，還能夠?qū)⑵髽I(yè)的文化的到宣傳，這樣就能夠讓人們感覺到企業(yè)自身所帶的靈魂，在年會活動中，節(jié)目也同期緊貼當(dāng)下最流行的相關(guān)的表演，能夠讓人們感覺到很接地氣。只有這樣，才能讓晚會活動順利結(jié)束。每一項完美的年會策劃，對于音頻和視頻的制作是不可少的。尤其是針對現(xiàn)場活動的音樂以及視頻的展示，都要是獨具特色的音視頻效應(yīng)，這樣才能夠顯現(xiàn)出企業(yè)的品位，也才能彰顯企業(yè)年會具備內(nèi)的輝煌成果。
活動策劃方案的要素及注意事項2
一、年會策劃目的：首先要明確舉辦年會策劃活動的目的是什么？可以是增強內(nèi)部員工凝聚力也可以是鞏固客戶關(guān)系或者是塑造企業(yè)形象等。
二、年會時間按排：提前挑選好時間，并具體到哪一天的幾點鐘。
三、年會地點選擇：時間定好了還得為年會策劃活動定一個地點，根據(jù)公司的實際情況來選擇是戶外還是室內(nèi)。
四、年會人員管理：人數(shù)的統(tǒng)計，人員的邀請，禮儀人員，后勤人員，簽到人員，物料管理人員的組織。
五、年會餐飲管理：參與年會策劃活動的人喜歡吃什么，不喜歡吃什么，喝什么？
六、年會節(jié)目策劃：年會策劃活動準(zhǔn)備了哪些節(jié)目，可以邀請演出團(tuán)隊表演，但是員工自己的表演也是非常有意思的哦。
七、年會重點策劃：年會重點亮點在哪，他是否能引起全場的轟動效應(yīng)，是否能給來賓帶來回味無窮的感覺。
八、年會策劃活動流程按排：時間安排很重要什么該領(lǐng)導(dǎo)上場什么時候是節(jié)目時間，晚會的整體時間控制。
九、年會活動現(xiàn)場控制：年會策劃活動的總負(fù)責(zé)人是誰，現(xiàn)場的總控和現(xiàn)在效果由誰負(fù)責(zé)比較好。
十、年會場地布置：年會現(xiàn)場需要布置成什么效果，熱烈隆重還是文雅大方或表現(xiàn)企業(yè)文化、品牌風(fēng)格等。
十一、年會預(yù)算控制：年會總預(yù)算控制，餐費預(yù)算控制，節(jié)目預(yù)算控制等。
十二、年會物料的管理：演出服裝管理，酒水管理，禮品管理，公司資料管理等。
十三、年會背景板、舞臺設(shè)計搭建：背景、舞臺設(shè)計搭建是否請專業(yè)公司完成。
十四、年會燈光音箱設(shè)備：燈光、視頻、音箱酒店是否有提供，如提供是否能滿足晚會的需要，或到專業(yè)公司租賃設(shè)備等。
活動策劃方案格式
一、策劃書名稱
寫清策劃書名稱，簡單明了，如“xx活動策劃書”，xx為活動內(nèi)容或活動主題，不需要冠以協(xié)會名稱。如果需要冠名協(xié)會，則可考慮以正、副標(biāo)題的形式出現(xiàn)。避免使用諸如“社團(tuán)活動策劃書”等模糊標(biāo)題。
二、活動背景、目的與意義
活動背景、活動目的與活動意義要貫穿一致，突出該活動的核心構(gòu)成或策劃的獨到之處。活動背景要求緊扣時代背景、社會背景與教育背景，鮮明體現(xiàn)在活動主題上;活動目的即活動舉辦要達(dá)到什么樣的一個目標(biāo)，陳述活動目的要簡潔明了，要具體化;活動意義其中包括文化意義、教育意義和社會效益，及預(yù)期在活動中產(chǎn)生怎樣的效果或影響等，書寫應(yīng)明確、具體、到位。
三、活動時間與地點
該項必須詳細(xì)寫出，非一次性舉辦的常規(guī)活動、項目活動必須列出時間安排表(教室申請另行安排)。活動時間與地點要考慮周密，充分顧到各種客觀情況，比如教室申請、場地因素、天氣狀況等等。
四、活動開展形式
協(xié)會須注明所開展活動的形式，比如文藝演出、文體競賽、影視欣賞、知識宣傳、展覽、調(diào)查、講座等。
五、活動內(nèi)容
活動內(nèi)容為活動舉辦的關(guān)鍵部分。活動內(nèi)容要符合時代主旋律和校園文化建設(shè)內(nèi)涵，健康向上，富有教育意義與啟示意義。杜絕涉及非健康文化的消極內(nèi)容。要詳細(xì)介紹出所開展活動的主要內(nèi)容，如影片放映要寫出影片的性質(zhì)、名稱和大致內(nèi)容。
六、活動開展
作為策劃的主體部分，表述方面要力求詳盡，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)加入統(tǒng)計圖表、數(shù)據(jù)等，便于統(tǒng)籌。活動開展應(yīng)包括活動流程安排、獎項設(shè)置、時間設(shè)定等。涉及到獎項評定標(biāo)準(zhǔn)、活動規(guī)則的內(nèi)容可選擇以附錄的形式出現(xiàn)。活動流程安排大致可以分為三個階段：
一活動準(zhǔn)備階段(包括海報宣傳、前期報名、贊助經(jīng)費等);
二活動舉辦階段(包括人員的組織配置、場地安排情況等);
注：須注明開展活動的階段負(fù)責(zé)人、指導(dǎo)單位、參加人數(shù)等信息。
三活動后續(xù)階段(包括結(jié)果公示、活動展開情況總結(jié)等);
注：如有涉及校園衛(wèi)生、環(huán)境等情況，應(yīng)及時清理。
七、活動經(jīng)費預(yù)算
經(jīng)費預(yù)算要要盡量符合實際花費;寫出每一筆經(jīng)費預(yù)算開支，以便于報銷處理(報銷時附正規(guī)發(fā)票)。如果大型活動需資金贊助，聯(lián)系社團(tuán)聯(lián)外聯(lián)部。
八、活動安全
對于大型活動和戶外活動，要成立安全小組，指定第一安全負(fù)責(zé)人，充分考慮安全隱患，把人身安全放在活動開展的首要位置。在策劃書的結(jié)尾，除寫明策劃單位、策劃時間以外，協(xié)會負(fù)責(zé)人須親自簽名，并蓋上協(xié)會印章，以示責(zé)任。
附：注意事項
1、本策劃書格式要求只提供基本參考方面，為必須內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上，社團(tuán)策劃書可以根據(jù)活動大小與類型適當(dāng)添加、靈活書寫，作到內(nèi)容充實、版面安排得當(dāng)。
2、本策劃書格式要求只對策劃內(nèi)容作出規(guī)定，策劃書字體、版面排版等不作統(tǒng)一要求，但各社團(tuán)要保證策劃書樣式規(guī)范、美觀。
3、如有附件(比賽規(guī)則、評分標(biāo)準(zhǔn)、獎項設(shè)置等)可以附于策劃書后面，作為附錄部分。
4、策劃書電子版須妥善保管，以備后用。
一份活動策劃，要有幾個主要內(nèi)容板塊，有所策劃活動的活動目的、活動題目、活動意義、活動準(zhǔn)備、以及具體活動內(nèi)容等，活動后最好有份活動總結(jié)，這樣子為下一次活動做好鋪墊。
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